常に動いている組織のストレスの多い環境を通じてプロジェクトを運営することは、気が遠くなるほど難しい仕事になる場合があります。現在、平均的なオフィス ワーカーは、無数の期限、会議、メール、タスクを抱えています。これは、これらのワーカーはまず間違いなく、その能力すべてをあなたとあなたのプロジェクトに割り当てる時間や余裕がない可能性が高いことを意味します。幸いなことに、あなたは、業務をより簡単にできるよう支援できます。業務をより簡単にする対象がクライアントであろうと社内の利害関係者であろうと、プロジェクトを確実に成功させるために、費用、手間を減らす次の 5 つのプロジェクト管理ツールをご確認ください。
時間、費用、手間を減らす 5 つのプロジェクト マネジメント ツール
ガント チャートとスクラム ボード
コンテンツが無限に存在し、言葉の大群が限られた関心の的をめぐって絶えず戦いを繰り広げている時代においては、シンプルなビジュアルを使用すると、見た目がすっきりし、非常に効果的です。ガント チャートでは、基本的な横棒を使用して、プロジェクトのフェーズと進行状況を表示します。チーム メンバーはひと目で、どのような作業が現在行われているか (または少なくともどのような作業を完了する必要があるか)、および自分の貢献がいつ必要になるかを確認できます。また、各フェーズで想定される所要時間も確認できます。スクラム ボードも同様の方法で機能し、プロジェクトがそれほど厳格ではないタイムライン上にあり、複数のチームが関わる場合に非常に適しています。スクラム ボードには、さまざまなプロジェクト フェーズ (計画、実行など) と各チームのマーカーが表示されます。チームは、フェーズが完了し、プロジェクトが進行したら、マーカーをボード全体で移動できます。これにより、関係者全員が全体像とその中の自分の位置を確認できます。
タスク割り当て
何かを行うことには簡単に同意できますが、それを行うのを忘れずにいることは、はるかに難しくなります。迷い込んできたすべてのメッセージに新しい要求が含まれているように見える場合は、特にそうです。これが、タスク割り当てのためのオンライン ツールの価値が非常に高い理由です。ロゴのデザインであろうと、数値データの処理や分析であろうと、プロジェクトの一部を完了する責任を負う担当者は、ログインして、正確に必要な作業を簡単に確認できます。また、アカウントの設定によっては、近づきつつある期限に関するメール通知も受信します。その一方で、プロジェクト マネージャーはチームを常に注視し、長いメール チェーンをスクロールする必要なく、すべてのタスクが時間どおりに完了していることを確認できます。これにより、コストのかかる遅延や不要なフラストレーションを回避できます。
リソース割り当て
行政機関環境では、リソース割り当てが重要です。プロジェクト マネージャーには、オーバーブッキング、期限超過、クライアントの不満を防ぐために、チームのすべてのメンバーの時間をスケジュールおよび追跡するための効果的なツールが必要です。しかし、この組織の方法は、“クリエイティブな” 世界に限定する必要はありません。会社のオフィスでも、チーム メンバーの空き時間を明確に把握しておけば役に立つと思いませんか? プロジェクト全体を通じて (いかなる範囲でも可能な限り) 自分の空き時間を見積もるようにチームに事前に依頼してください。休暇を取る日、会議のために仕事に没頭できない日、その他の期限がある日をチームに書き留めさせてください。時間単位の空き時間に関する判断力に優れていれば、現実的なタイムラインを作成できます。オンラインのリソース割り当てツールを使用すると、あなたとチームメイトが見積もりを基準にして実際の時間を追跡し、それに応じて調整することが容易になるため、将来のワークフローがよりスムーズになります。
フィードバック ツール
フィードバックを提供することは、人によって提供される内容が異なることを意味します。厳格で規範的な編集要求を提供する人もいれば、曖昧な感情や反応を提供する人もいます。場合によっては、異なる利害関係者が競合する意見を提示することもあります。これらすべてが原因で、フィードバックを受け取った人がどのように対処すればよいのか判断するのが難しくなります。受け取った人は誰の話を聞く必要があるのでしょうか?
フィードバック ツールを使用すると、利害関係者は、さまざまなバージョンの成果物に投票してランク付けできるため、利害関係者のグループが公平な方法でまとまりのある方向を示しやすくなります。特定の個人の意見により重みを持たせる必要がある場合 (おそらくこれらの人々は意義深い適切な専門知識を誇っています)、これらの投票を調整して 2 カウント分にすることができます。
すぐに利用できるレポート
進行状況レポートと事後分析は、あらゆるプロジェクトの重要な一部ですが、時間の浪費を招く要因とならないようにする必要があります。カスタム レポートの作成に貴重な時間を費やすのではなく、すぐに使用できるオプションを選択してください。関連する数値と図形を入力し、プログラムに適切な書式設定とデータの視覚化を生成させることができます。
つまり、次のプロジェクトの計画をはるかに早く開始できます。
自分の時間を確保する
仕事以外で人やものごとに費やす自由な時間を確保することは、精神健康上、極めて重要です。最終的には、この精神的な休憩が、仕事に集中して情熱を持ち続けるうえで役に立ちます。結局のところ、重要なのは、ものごとのバランスを保つことです。
また、このバランスには、一晩ぐっすり眠って一夜で回復することや、定期的に運動することも含まれます。これらはすべて、その上向きの成長経路を維持するために不可欠です。実際、Harvard の調査では、不眠症によって平均的な作業者が毎年最大 11.3 日分の生産性を失う可能性があると結論付けています。また、別の調査では、一定の運動習慣がストレス レベルを下げ、集中力を高め、認知能力を向上させ、記憶を研ぎ澄ませるに役立つという結論に達しました。
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