Aumenta l'efficienza operativa del personale in prima linea

Informazioni su come migliorare la produttività, l'efficienza e l'efficacia delle operazioni in prima linea.

Tre persone in un ufficio: una prende appunti e un'altra digita sulla tastiera

Introduzione all'efficienza operativa

Per crescere in mercati competitivi, le organizzazioni devono ottenere l'efficienza operativa o ottimizzare i processi e le risorse aziendali per ridurre i costi, ottimizzando al tempo stesso la produttività. In diversi settori, operare in maniera efficiente è fondamentale per il successo.

Che cos'è l'efficienza operativa sul campo?

L'efficienza operativa in prima linea consente alle organizzazioni di aumentare la produttività e ridurre al minimo le risorse aziendali sprecate in prima linea. Operatori e operazioni in prima linea efficienti sono essenziali perché aiutano le aziende a offrire esperienze eccezionali ai clienti, mantenendo o migliorando la redditività complessiva. Le aziende aumentano l'efficienza delle operazioni in prima linea per ottenere vantaggi competitivi significativi.

L'efficienza in prima linea è particolarmente importante perché questi team hanno un impatto significativo sulla soddisfazione e sulla conservazione dei clienti. A differenza dei knowledge worker, i dipendenti in prima linea spesso interagiscono direttamente con i clienti per offrire prodotti e fornire servizi. Quando le aziende favoriscono l'efficienza in prima linea, sono in grado di ridurre i costi, ridurre al minimo i tempi di inattività e gli errori operativi e infine servire più clienti.

La trasformazione dell'efficienza operativa può essere complessa a causa della variabilità nelle attività e nelle impostazioni in prima linea. Il lavoro in prima linea è spesso dinamico e richiede flessibilità che rende difficile l'implementazione di standard di efficienza per molte aziende. Inoltre, per migliorare l'efficienza è necessaria una conoscenza approfondita dei processi aziendali esistenti. Per evidenziare dove l'azienda ha successo e dove può migliorare, prendere in considerazione la possibilità di tenere traccia di questi indicatori di prestazioni chiave:

Tempo di ciclo, tempo necessario per completare un'attività o un processo specifico.
Velocità effettiva, quantità di lavoro svolto o unità prodotte in un determinato periodo.
Tasso di utilizzo, percentuale del tempo disponibile in cui dipendenti e sistemi sono attivamente coinvolti in attività produttive.
Tempo di inattività, quantità di tempo in cui i sistemi e i processi non sono operativi.
Frequenza degli errori, frequenza di difetti o errori operativi.
Costo per unità, il costo totale della produzione di una singola unità di un prodotto o servizio.

Vantaggi

Vantaggi di operazioni in prima linea efficienti

Il raggiungimento di una maggiore efficienza operativa in prima linea genera molti vantaggi aziendali, tra cui:

Ridurre i costi operativi

Le operazioni semplificate consentono di ridurre l'utilizzo delle risorse e gli sprechi non necessari, consentendo alle aziende di ridurre significativamente le spese.

Competitività avanzata

I team e i processi in prima linea efficienti limitano gli errori e i ritardi, mantenendo elevati standard di qualità e riducendo al tempo stesso il tempo necessario per introdurre prodotti o servizi sul mercato.

Miglioramento della soddisfazione dei clienti

Una maggiore efficienza spesso comporta una migliore qualità del servizio, tempi di risposta più rapidi ed esperienze migliori per i clienti, che possono portare direttamente a una maggiore fidelizzazione e fidelizzazione dei clienti.

Maggiore redditività

I flussi di lavoro semplificati riducono i costi operativi mantenendo o aumentando la produttività, migliorando i profitti senza sacrificare la qualità.

Qualità dell'output migliorata

I processi semplificati e standardizzati riducono la probabilità di errori e incoerenze all'interno di prodotti o servizi.

Flessibilità migliorata

Le operazioni in prima linea efficienti consentono alle aziende di ridimensionare più facilmente il proprio output in risposta ai cambiamenti del mercato e alle esigenze in continua evoluzione dei clienti.

Maggiore produttività

Le attività e i flussi di lavoro automatizzati consentono ai ruoli di lavoro in prima linea di lavorare con la stessa quantità di tempo e impegno. Inoltre, le soluzioni operative abilitate per l'intelligenza artificiale possono usare l'analisi predittiva per prevedere le esigenze aziendali e i problemi operativi prima che possano influire sulla produttività.

Aumento della produttività dei dipendenti

Le operazioni ottimizzate consentono ai team in prima linea di concentrarsi più tempo sulle iniziative strategiche, anziché su attività noiose e ripetitive. Ciò può ridurre i tassi di avvicendamento facendo in modo che i dipendenti si ritiengano più soddisfatti e coinvolti nei loro ruoli.

Processo decisionale migliore

Le operazioni abilitate per l'intelligenza artificiale possono fornire rapidamente ai dipendenti in prima linea informazioni dettagliate sui dati che li aiutano a prendere decisioni più accurate e tempestive.

Esempi di efficienza operativa in prima linea

Le organizzazioni di qualsiasi dimensione all'interno di qualsiasi settore aziendale possono ottenere un vantaggio competitivo operando in modo più efficiente. L'efficienza operativa in prima linea consente alle aziende di ridurre i costi e aumentare la redditività in tutti i settori, tra cui:

Assistenza sanitaria. Gli infermieri e i medici implementano strumenti tecnologici all'interno delle operazioni per automatizzare la pianificazione dei pazienti, ottimizzare i flussi di pazienti e ridurre i tempi di attesa. Ad esempio, molti ospedali usano le cartelle cliniche elettroniche per trasformare l'accesso alle informazioni dei pazienti e ridurre la documentazione.
Produzione. Le aziende, ad esempio Just-In-Time, riducono al minimo i costi di inventario adottando sistemi di produzione JIT, ovvero ricevono e producono solo ciò che è necessario, quando necessario. Inoltre, molti impianti di produzione usano l'automazione e la robotica per migliorare la precisione e ridurre gli errori.
Ospitalità. Gli hotel adottano la tecnologia, ad esempio gli strumenti di check-in e check-out per dispositivi mobili, per ridurre i tempi di attesa e migliorare la soddisfazione. Spesso usano anche software di pianificazione per ottimizzare il personale in base all'occupazione e alla domanda.
Logistica. Le società di spedizione automatizzano l'imballaggio degli articoli per velocizzare i processi di consegna. Inoltre, usano il software di ottimizzazione del percorso per velocizzare le consegne e ridurre il consumo di carburante.
Vendita al dettaglio. I negozi usano soluzioni avanzate di gestione dell'inventario per evitare l'overstocking e la carenza di scorte. In questo modo si aumenta anche la soddisfazione dei clienti assicurandosi che i prodotti siano immediatamente disponibili per l'acquisto.

Efficienza operativa ed efficacia

Comprendere le differenze e la correlazione tra efficienza operativa ed efficacia è importante per le organizzazioni che cercano un successo a lungo termine. Anche se entrambi i concetti sono fondamentali per l'integrità complessiva dell'azienda, l'efficacia operativa è incentrata sui risultati dei processi aziendali e sull'efficacia del lavoro per raggiungere gli obiettivi e gli obiettivi previsti. Ad esempio, quando le operazioni in prima linea non soddisfano le aspettative aziendali e le esigenze dei clienti, possono essere considerate inefficienti.

L'efficienza operativa è correlata all'ottimizzazione dei processi di un'organizzazione. L'implementazione di operazioni efficienti garantisce che il business venga eseguito nei modi più vantaggiosi possibili. Senza efficienza, le operazioni efficaci non sono durevoli e senza efficacia, le operazioni efficienti sono senza significato.

Efficienza operativa e produttività

Anche se l'efficienza operativa misura il livello di utilizzo delle risorse aziendali per completare il lavoro, la produttività è semplicemente una misura del lavoro totale svolto. Entrambe le idee hanno lo scopo di migliorare le prestazioni aziendali, ma in modi diversi. Migliorando la produttività, le organizzazioni possono creare più prodotti e fornire più servizi senza richiedere risorse aggiuntive. Le aziende possono concentrarsi sul miglioramento della produttività anziché sull'efficienza per generare più vendite e ottenere ricavi più elevati.

D'altra parte, l'efficienza operativa aiuta le aziende a ridurre i costi e a migliorare i margini di profitto. Ottimizzando i processi, le organizzazioni possono usare meglio le risorse disponibili. Una maggiore efficienza operativa può anche influire indirettamente sulla produttività riducendo lo spreco di tempo e lavoro, consentendo ai lavoratori di produrre di più senza usare più risorse.

Prendere in considerazione l'adozione di un approccio bilanciato per migliorare l'efficienza e la produttività in prima linea per garantire che l'azienda aumenti la produzione e i ricavi in modo sostenibile e conveniente.

Efficienza operativa basata sull'intelligenza artificiale

Usando strumenti di intelligenza artificiale come Microsoft Power Apps e Microsoft Power Automate, le aziende possono lavorare di più e usare meno risorse. Le soluzioni intelligenti offrono funzionalità di automazione e analisi dei dati che consentono alle organizzazioni di aumentare la produttività e prendere decisioni più consapevoli. Gli operatori in prima linea possono favorire l'efficienza dell'intelligenza artificiale automatizzando le attività e i processi di routine, ad esempio l'immissione di dati, la pianificazione e la gestione dell'inventario, per allocare più tempo e impegno verso iniziative aziendali di impatto. Inoltre, i lavoratori possono usare gli strumenti di intelligenza artificiale per analizzare rapidamente grandi quantità di dati per semplificare i processi decisionali aziendali e prevedere i problemi operativi prima di interrompere i flussi di lavoro.

Come aumentare l'efficienza operativa sul campo

Le strategie e le tecniche per migliorare l'efficienza operativa in prima linea includono:

Ottimizzazione del processo. Controlla i flussi di lavoro esistenti per identificare colli di bottiglia e inefficienze da semplificare. Implementare inoltre procedure operative standardizzate per garantire la coerenza e ridurre gli errori.
Adozione tecnologica. Automatizza le attività ripetitive e i processi che richiedono molto tempo per risparmiare tempo. Inoltre, usa strumenti come Microsoft Teams per migliorare la collaborazione e la comunicazione tra i ruoli di lavoro in prima linea.
Formazione e sviluppo dei dipendenti. Offri continuamente ai lavoratori in prima linea le informazioni, le tecnologie e le procedure consigliate aggiornate necessarie per ottenere il successo. Inoltre, incoraggia i programmi di sviluppo di competenze per contribuire a migliorare l'engagement e l'efficienza dei dipendenti.
Monitoraggio delle prestazioni. Stabilisci metriche e indicatori di prestazioni chiave per tenere traccia dell'efficienza e della produttività in prima linea e identificare le aree da migliorare.
Gestione delle risorse. Allocare risorse aziendali, ad esempio personale e inventario dei prodotti, in modo ottimale per ridurre gli sprechi e migliorare la redditività.

Riuscire ad aumentare l'efficienza operativa del personale in prima linea

Ottieni un vantaggio competitivo offrendo al tuo business una soluzione operativa in prima linea completa, ad esempio Microsoft 365. L'uso di strumenti come Microsoft Teams durante le operazioni può aiutare i lavoratori a semplificare la collaborazione e a superare le difficoltà di comunicazione. Ad esempio, Coop Norge, un importante supermercato norvegese, non ha un modo coerente per i dipendenti in prima linea di contattarsi a vicenda e condividere informazioni. Grazie all'adozione di Teams, Teams ha semplificato le comunicazioni tra più di 23.000 lavoratori, consentendo a tutti di accedere rapidamente a informazioni importanti e collaborare in modo efficiente.

Le soluzioni operative avanzate consentono anche all'azienda di risparmiare tempo e fatica automatizzando le attività quotidiane. Sostituendo i processi a elevato utilizzo di risorse con alternative basate su intelligenza artificiale, l'azienda può migliorare notevolmente l'efficienza delle operazioni in prima linea. Ad esempio, la società giapponese Shiseido ha implementato Power Apps per creare automaticamente proposte di vendita usando la tecnologia digitale. In questo modo si riduce il lavoro manuale necessario per completare un processo, garantendo al tempo stesso una maggiore coerenza. Inoltre, le soluzioni di analisi dei dati intelligenti possono aiutare i team in prima linea a favorire l'efficienza operativa e la sostenibilità migliorando i processi decisionali.

L'efficienza operativa fa riferimento all'efficacia con cui un'organizzazione usa le risorse aziendali, come il tempo e il lavoro, per ottimizzare la produttività riducendo al minimo i costi e gli sprechi. Le aziende con elevata efficienza operativa possono offrire prodotti o servizi di alta qualità a costi bassi, migliorando la redditività complessiva e la redditività.
Le aziende di diversi settori possono favorire l'efficienza operativa per ottenere un vantaggio competitivo. Alcuni esempi sono:

Ottimizzazione delle scorte di vendita al dettaglio con sistemi avanzati di gestione dell'inventario.
Accelerazione delle consegne e riduzione del consumo di carburante con il software di ottimizzazione del percorso.
Semplificazione del settore sanitario con pianificazione automatizzata dei pazienti e cartelle cliniche elettroniche.
Velocizzare il servizio di ristorazione e aumentare l'accuratezza degli ordini con un sistema di ordinazione digitale.
Tre fattori principali che contribuiscono all'efficienza operativa includono:

Ottimizzazione dei processi, assicurando che i flussi di lavoro siano semplificati per favorire la produttività e ridurre i ritardi.
Utilizzo delle risorse, sfruttando al meglio le risorse aziendali disponibili, ad esempio la tecnologia, per ottimizzare l'output e limitare gli sprechi.
Valutazione e miglioramento continui, valutazione e miglioramento periodici delle operazioni per adattarsi alle condizioni mutevoli e migliorare la redditività.
Per misurare l'efficienza operativa dell'azienda, è consigliabile tenere traccia degli indicatori di prestazioni chiave seguenti:

Tempo di ciclo, tempo necessario per completare un processo specifico.
Velocità effettiva, la quantità di lavoro svolto in un determinato periodo.
Tasso di utilizzo, quantità di tempo impiegato dai sistemi per la produttività.
Tempo di inattività, la quantità di tempo per cui i sistemi non sono operativi.
Frequenza degli errori, frequenza degli errori.
Costo per unità, il costo totale della produzione di un'unità di un prodotto o servizio.
L'efficacia operativa si riferisce ai risultati del processo e al modo in cui il lavoro svolto raggiunge gli obiettivi e gli obiettivi aziendali previsti. Ad esempio, quando le operazioni in prima linea non soddisfano le esigenze dei clienti, possono essere considerate inefficienti.