Apa itu kepatuhan GDPR?

Di dunia yang semakin saling terhubung, kepatuhan GDPR telah menjadi prioritas penting bagi bisnis yang menangani data pribadi, terlepas dari tempat bisnis tersebut beroperasi. Diperkenalkan di tahun 2018, GDPR adalah peraturan dalam undang-undang UE yang berfokus pada perlindungan dan privasi data pribadi bagi individu di Uni Eropa. Ketidakpatuhan terhadap GDPR dapat menimbulkan sanksi yang signifikan, sehingga penting bagi bisnis dalam berbagai ukuran untuk mematuhi peraturannya.

Tujuan utama GDPR adalah untuk melindungi data pribadi dan memberi kontrol yang lebih besar kepada orang-orang atas informasi pribadi mereka secara online. Cakupan GDPR sangat luas, mencakup bisnis apa pun yang memproses data pribadi penduduk UE, terlepas dari lokasi fisik bisnis tersebut.

Kepatuhan GDPR bukan hanya persyaratan hukum—ini telah menjadi hal yang sangat penting bagi bisnis. Organisasi yang mematuhi GDPR menunjukkan komitmen terhadap privasi data yang membantu menumbuhkan kepercayaan dengan pelanggan, karyawan, dan mitra. Kepatuhan juga membantu bisnis menghindari sanksi finansial signifikan yang terkait dengan pelanggaran data dan ketidakpatuhan terhadap mandat GDPR.

Peraturan Perlindungan Data Umum diterapkan pada 25 Mei 2018, menggantikan Arahan Perlindungan Data 95/46/EC. Peraturan ini dibuat sebagai respons terhadap digitalisasi data yang cepat dan kebutuhan untuk mengatasi masalah privasi data. Kerangka kerja komprehensif GDPR dimaksudkan untuk memperkuat undang-undang perlindungan data di UE.

Tujuan utama GDPR adalah untuk melindungi data pribadi dan memberi kontrol yang lebih besar kepada individu atas informasi mereka. Cakupan GDPR sangat luas, mencakup bisnis apa pun yang memproses data pribadi penduduk UE, terlepas dari lokasi fisik bisnis tersebut.

Prinsip utama
GDPR menetapkan tujuh prinsip perlindungan data yang harus dipatuhi organisasi-organisasi di UE atau yang menjalankan bisnis di UE:

1. Keabsahan, keadilan, dan transparansi: Data harus diproses dengan cara yang sah, adil, dan transparan.
2. Batasan tujuan: Data hanya boleh dikumpulkan dan digunakan untuk tujuan tertentu.
3. Minimalisasi data: Data yang dikumpulkan harus dibatasi untuk hal yang diperlukan.
4. Akurasi: Data pribadi harus akurat dan terbaru.
5. Batas penyimpanan: Data pribadi tidak boleh disimpan lebih lama dari yang diperlukan.
6. Integritas dan kerahasiaan: Data pribadi harus diproses secara aman, melindungi dari pemrosesan yang tidak sah atau melanggar hukum, kehilangan yang tidak disengaja, atau kerusakan.
7. Akuntabilitas: Organisasi harus dapat menunjukkan kepatuhannya dengan semua prinsip ini.

GDPR memberikan kontrol yang signifikan kepada penduduk UE atas data pribadi mereka dengan membuat hak-hak yang jelas untuk melindungi privasi mereka. GDPR memberikan beberapa hak kepada penduduk UE atas data pribadi mereka, termasuk:
 

• Hak untuk diberi tahu: Individu memiliki hak untuk diberi tahu tentang pengumpulan dan penggunaan data pribadi mereka, termasuk detail tentang alasan pengumpulannya, berapa lama data akan disimpan, dan dengan siapa data tersebut akan dibagikan.

• Hak mengakses: Individu dapat meminta akses ke data pribadi mereka dan mendapatkan salinannya, memungkinkan mereka memahami cara data mereka diproses dan oleh siapa.

• Hak untuk melakukan rektifikasi: Jika data pribadi tidak akurat atau tidak lengkap, individu dapat meminta koreksinya, memastikan informasi mereka akurat dan terbaru.

• Hak untuk menghapus (hak untuk dilupakan): Dalam situasi tertentu, individu memiliki hak untuk meminta penghapusan data pribadi mereka, menghapus informasi mereka dari sistem organisasi jika informasi tersebut tidak lagi diperlukan, atau jika mereka menarik persetujuan mereka.

• Hak membatasi pemrosesan: Individu dapat membatasi cara data pribadi mereka diproses, terutama jika mereka menggugat akurasinya atau jika memerlukan data untuk klaim hukum.

• Hak atas portabilitas data: Individu dapat memperoleh data pribadi mereka dalam format terstruktur, umum digunakan, dan dapat dibaca oleh komputer dan mentransfernya ke pengontrol data lain jika mereka memilihnya.

• Hak untuk menolak: Individu berhak menolak pemrosesan data pribadi mereka, terutama jika data pribadi mereka digunakan untuk pemasaran langsung atau jika memiliki situasi tertentu yang menjamin privasi.
  
  

Bersama-sama, hak-hak ini memastikan bahwa individu memiliki visibilitas dan kontrol yang jelas atas data pribadi mereka, memperkuat transparansi dan akuntabilitas antar organisasi. Di luar hak-hak ini, GDPR juga menetapkan panduan ketat tentang cara-cara organisasi mendapatkan dan mengelola persetujuan dari individu sebelum memproses data mereka.

Persyaratan persetujuan
GDPR mengharuskan organisasi mendapatkan persetujuan eksplisit dari individu sebelum mengumpulkan dan menyimpan data mereka. Persetujuan ini harus diberikan secara bebas, spesifik, terinformasi, dan tidak ambigu, memastikan individu memahami sepenuhnya tentang informasi apa yang disetujui untuk dikumpulkan.

Selain panduan persetujuan, GDPR menekankan pendekatan perlindungan data proaktif. Untuk aktivitas pemrosesan berisiko tinggi, organisasi harus melaksanakan Penilaian Dampak Perlindungan Data untuk menilai dan memitigasi potensi risiko terhadap hak dan kebebasan individu.

Penilaian Dampak Perlindungan Data (DPIA)
Untuk setiap operasi pemrosesan yang dapat berdampak signifikan terhadap hak dan kebebasan individu, Penilaian Dampak Perlindungan Data wajib dilakukan. Penilaian ini mengevaluasi risiko yang terlibat dalam pemrosesan data pribadi dan menguraikan langkah-langkah untuk mengurangi risiko ini, melindungi privasi individu, serta memastikan kepatuhan.

Penilaian awal dan analisis celah
Pencapaian kepatuhan GDPR dimulai dengan penilaian menyeluruh pada praktik data di dalam organisasi saat ini. Hal ini melibatkan mengidentifikasi dan memetakan semua aktivitas pemrosesan data, termasuk pengumpulan, penyimpanan, berbagi, dan penghapusan data. Tujuannya adalah untuk mendapatkan pemahaman yang komprehensif tentang lokasi data pribadi, bagaimana data tersebut mengalir melalui organisasi, dan siapa yang memiliki akses ke data tersebut.

Setelah mengumpulkan informasi tentang praktik penanganan data saat ini, langkah berikutnya adalah melakukan analisis celah. Analisis ini membandingkan praktik organisasi yang sudah ada terhadap persyaratan GDPR untuk menentukan area yang perlu diperbaiki. Celah umum mungkin mencakup kurangnya catatan pemrosesan data yang jelas, mekanisme persetujuan yang tidak memadai, atau langkah-langkah keamanan yang tidak memadai.

Mengatasi celah ini sangat penting untuk kepatuhan GDPR dan sering kali memerlukan kolaborasi di berbagai departemen, seperti TI, hukum, dan SDM untuk mengembangkan strategi kepatuhan yang kohesif. Dengan memahami posisi organisasi saat ini, bisnis dapat membuat rencana tindakan terstruktur untuk menutup celah kepatuhan dan memperkuat pendekatan privasi data.

Pemetaan dan dokumentasi data
Pemetaan data adalah bagian penting dari kepatuhan GDPR, karena memberikan representasi visual yang jelas terhadap cara data bergerak di dalam organisasi. Proses ini melibatkan pelacakan setiap bagian data pribadi dari titik pengumpulannya ke penyimpanan, pemrosesan, berbagi, dan pada akhirnya penghapusan. Dengan memetakan aliran data, organisasi dapat mengidentifikasi aktivitas pemrosesan data yang tidak diperlukan, menemukan silo data, serta memastikan hanya mengumpulkan dan menyimpan data yang relevan. Selain itu, pemetaan data membantu bisnis mengungkap potensi kerentanan keamanan, khususnya ketika data ditransfer antar sistem atau ke pihak ketiga.

Selain memetakan aliran data, GDPR mengharuskan organisasi menyimpan catatan mendetail tentang aktivitas pemrosesan data. Catatan ini harus menyertakan tujuan pengumpulan data, dasar hukum untuk pemrosesan, periode penyimpanan data, dan pihak ketiga yang terlibat dalam pemrosesan data.

Menerapkan kebijakan perlindungan data
Membuat kebijakan perlindungan data yang kuat sangat penting bagi kepatuhan GDPR. Kebijakan ini menguraikan cara data pribadi harus ditangani di dalam organisasi, mencakup area seperti akses, penyimpanan, dan keamanan data. Kebijakan perlindungan data yang disusun dengan baik akan menyediakan panduan tentang penggunaan data yang dapat diterima, membantu karyawan memahami peran mereka dalam menjaga keamanan data, serta menetapkan standar untuk organisasi dalam memenuhi kewajiban GDPR. Kebijakan perlindungan data yang efektif harus mudah diakses, jelas, dan ditinjau secara rutin untuk memastikan kebijakan tersebut tetap selaras dengan persyaratan dan teknologi privasi data yang terus berkembang.

Menerapkan kebijakan ini di seluruh organisasi memerlukan pelatihan. Karyawan di semua tingkatan harus memahami prinsip-prinsip GDPR dan sangat disarankan untuk mengikuti praktik terbaik dalam penanganan data. Dengan memastikan karyawan mengetahui pentingnya perlindungan data dan peran mereka dalam melindungi informasi pribadi, organisasi dapat mengurangi risiko pelanggaran data yang tidak disengaja. Pendekatan terstruktur ini tidak hanya mendukung kepatuhan GDPR tetapi juga berkontribusi terhadap keamanan data secara keseluruhan.

Untuk perusahaan A.S., kepatuhan GDPR menimbulkan kompleksitas tambahan. Organisasi yang berbasis di luar UE mungkin tidak terbiasa dengan standar GDPR, dan kepatuhan mengharuskan memenuhi kewajiban ketat meskipun tanpa keberadaan fisik di Eropa. Perusahaan AS yang menangani data pribadi warga negara Uni Eropa harus mengangkat perwakilan UE, menavigasi undang-undang transfer data lintas-atlantik, dan menyesuaikan proses agar selaras dengan standar tinggi GDPR.

Berbagai alat dan sumber daya tersedia untuk membantu organisasi—termasuk perusahaan yang berbasis di A.S.—mencapai dan mempertahankan kepatuhan GDPR, seperti perangkat lunak, daftar periksa kepatuhan, dan program pelatihan perlindungan data.

Untuk memastikan kepatuhan GDPR yang berkelanjutan, pertimbangkan untuk menerapkan daftar periksa berikut:


Audit dan pemantauan rutin:
Laksanakan audit aktivitas pemrosesan data rutin untuk mengidentifikasi penyimpangan apa pun dalam persyaratan GDPR. Pantau sistem dan pendekatan keamanan data Anda secara berkelanjutan.

Pelatihan dan program kesadaran:
Sediakan pelatihan komprehensif tentang kepatuhan GDPR untuk karyawan Anda. Pastikan semua karyawan memahami peran dan tanggung jawab mereka dalam melindungi data pribadi.

Merespons pelanggaran data dan denda:
Buat rencana respons terhadap insiden yang kuat untuk segera mengatasi pelanggaran data dan meminimalkan dampaknya. Bersiaplah untuk menangani potensi denda dan sanksi karena ketidakpatuhan.

Dalam lanskap privasi data yang terus berkembang, mencapai dan mempertahankan kepatuhan GDPR dapat menjadi tugas yang rumit dan memakan banyak sumber daya bagi semua ukuran bisnis. Dengan peraturan ketat yang dirancang untuk melindungi data pribadi individu, perusahaan memerlukan solusi tepercaya yang mendukung upaya kepatuhan mereka pada setiap tingkat. Untuk mendukung upaya kepatuhan Anda, Microsoft menawarkan alat dan solusi seperti Microsoft Purview dan solusi keamanan data lainnya untuk membantu Anda menavigasi kewajiban perlindungan data secara efektif.

Dengan mengintegrasikan alat ini, bisnis dapat menyederhanakan proses kepatuhan mereka, mengotomatiskan tugas pelaporan utama, serta meningkatkan keamanan data secara keseluruhan, mengurangi risiko yang terkait dengan ketidakpatuhan.