Cara memilih bagan alur yang paling efektif
Apa itu bagan alur?
Bagan alur memberi cara untuk menjelaskan proses atau sistem secara visual dengan menggunakan bentuk atau kombinasi bentuk dan kata. Visual tersebut dapat berupa gambar buatan tangan yang cepat hingga diagram canggih yang dihasilkan komputer yang menguraikan ide kompleks menjadi bagian-bagian yang mudah dipahami. Selain itu, orang teknis dan non-teknis di hampir semua bidang dapat menggunakan bagan alur.
Ini sangat berguna dalam berbagai situasi, termasuk:
- Mendokumentasikan dan menganalisis proses
- Mengembangkan perangkat lunak komputer atau jaringan
- Mengomunikasikan atau membuat standarisasi proses
- Mengidentifikasi redundansi, hambatan, dan inefisiensi dalam proses
- Membuat rencana atau struktur untuk proyek, departemen, atau bisnis baru
- Merencanakan tugas proyek dengan beberapa pemangku kepentingan
- Memahami cara pengguna menavigasi situs web atau toko
- Mengilustrasikan proses manufaktur
- Membuat produk atau layanan baru
Manfaat bagan alur
Bersama dengan kemampuan untuk bekerja dalam hampir semua skenario, bagan alur menawarkan berbagai manfaat termasuk:
Visualisasi informasi
Bagan alur dapat berguna karena memberikan visual tentang cara kerja sebuah produk atau layanan, bagaimana proyek harus mengalir, atau bagaimana jaringan dapat berfungsi sebelum dibuat. Dengan memungkinkan Anda mengidentifikasi dependensi, efisiensi, kebutuhan staf, dan variabel lain yang dapat memengaruhi proyek di masa mendatang, bagan alur dapat membantu Anda menghemat waktu dan uang.
Dokumentasi
Dengan pembuat bagan alur, Anda dapat menyimpan semua file secara digital, mendistribusikannya hampir secara instan, dan bahkan membuat pustaka templat bagan alur. Dengan cara ini, file Anda akan selalu mudah diakses, tim Anda dapat terus mendapatkan informasi terbaru, perusahaan Anda dapat terus memenuhi kepatuhan, dan Anda tidak perlu membuat kembali dari nol ketika Anda perlu mendesain bagan yang serupa di lain waktu.
Komunikasi yang disederhanakan
Bagan alur memperjelas setiap detail, termasuk tentang waktu dan orang yang bertanggung jawab sehingga dapat membantu tim memahami tugas yang dikerjakan dengan cepat. Informasi ini dapat mengurangi rapat, mengurangi pertanyaan, dan memberi lebih banyak waktu kepada semua orang untuk bekerja. Bagan alur juga dapat membantu dengan panduan informasi atau bahkan onboarding karyawan. Pada dasarnya, bagan alur menambahkan konteks ke rangkaian instruksi, serta menghadirkan efisiensi yang lebih besar untuk tugas berulang.
Pelaksanaan yang mudah
Templat bagan alur online memudahkan Anda memulai dengan cepat. Dan dengan penyesuaian sederhana, kolaborasi yang disederhanakan, serta kontrol versi bawaan, Anda dapat membuat hal-hal yang dibutuhkan organisasi, mencari input pada setiap tahap, dan akan selalu mengetahui lokasi file terbaru dan terbesar.
Tipe bagan alur
Meskipun bagan alur dapat digunakan untuk menjelaskan hampir tentang semua hal, sebagian besar orang menggunakannya untuk salah satu dari tiga alasan berikut: untuk menginformasikan keputusan, memperlihatkan proses, atau memvisualisasikan data—itulah sebabnya sebagian besar templat bagan alur termasuk dalam salah satu dari tiga kategori tersebut. Jadi, mari kita lihat apa yang diperlukan setiap tipe bagan alur dan kapan serta mengapa Anda perlu menggunakannya.
1. Pohon keputusan
Coba Visio gratis selama 1 bulan
Setelah percobaan gratis satu bulan berakhir, Anda akan dikenakan biaya langganan yang berlaku. Memerlukan kartu kredit. Batalkan kapan saja untuk menghentikan tagihan di masa mendatang.
Anggaplah pohon keputusan seperti bagan alur “jika seperti ini, maka akan menjadi seperti itu”. Dengan memungkinkan Anda membuat peta kemungkinan hasil berdasarkan serangkaian pilihan tertentu, pohon keputusan dapat membantu Anda melihat jalur dengan jelas dan mempertimbangkan pilihan Anda.
Pohon keputusan biasanya dimulai dengan node tunggal (pertanyaan), lalu bercabang menjadi dua pilihan (keputusan), lalu pilihan tersebut mengarah ke node tambahan (kemungkinan hasil). Karena sifatnya, pohon keputusan berfungsi sangat baik dalam menyoroti probabilitas dan manfaat serta bahkan dapat digunakan untuk mendesain algoritma yang membantu memprediksi hasil.
2. Bagan alur proses
Dengan memberi Anda kemampuan untuk membuat diagram dan menganalisis alur aktivitas saat memproduksi produk atau layanan, bagan alur proses dapat membantu Anda menemukan celah dan redundansi dalam proses, mengidentifikasi penempatan sumber daya, perlengkapan, orang sesuai kebutuhan, mengungkapkan potensi hambatan atau area masalah, dan mengungkap kemungkinan effisiensi.
Bersama dengan menguraikan fungsi dari suatu aktivitas atau penyediaan produk atau layanan, bagan alur proses juga dapat melakukan onboarding karyawan baru, melatih tim yang sudah ada, atau membantu vendor atau konsultan eksternal memahami bisnis Anda dan kontribusi apa yang dapat mereka berikan.
3. Bagan alur data
Saat Anda perlu memahami data Anda secara mendalam, diagram alur data dapat membantu. Dengan menggunakan simbol dan label teks pendek untuk menampilkan input, output, titik penyimpanan, dan jalur data, simbl dan label teks pendek tersebut dapat meringkas informasi menjadi representasi grafik dari sesuatu yang mungkin akan sulit dijelaskan secara verbal. Dan karena tim teknologi dan pemangku kepentingan non-teknis dapat menggunakannya, ini menjadi pilihan yang tepat ketika Anda harus melaksanakan presentasi kepada audiens yang luas.
Contoh: Diagram Bagan Alur Data
Tips bagan alur
Membuat bagan alur, terutama ketika menggunakan templat bagan alur sangatlah mudah, tetapi membuat bagan alur yang hebat memerlukan sedikit lebih banyak upaya. Jadi, mari lihat beberapa tips untuk membuat bagan alur yang tidak hanya menginformasikan tetapi terlihat menakjubkan.
- Buat diagram Anda mudah dibaca. Buat bagan alur dengan mempertimbangkan pengguna akhir berarti memastikan tata letak dan komposisinya membantu audiens mengetahui titik yang harus diperhatikan terlebih dahulu dan titik selanjutnya yang dapat diperhatikan. Dengan menyesuaikan perataan sesuai kebutuhan, menggunakan tata bahasa yang tepat, judul yang jelas, dan menghindari jargon, Anda dapat memastikan bahwa diagram mudah digunakan. (Petunjuk: Jika ragu, uji dengan seseorang yang belum memahami proyek Anda.)
- Tetap konsisten. Ketika menggunakan bentuk, font, warna, dan konvensi penamaan secara konsisten di seluruh bagan alur, audiens dapat memahaminya dengan lebih mudah.
- Gunakan kontras. Sangatlah penting untuk menggunakan warna secara konsisten, tetapi Anda tidak ingin menggunakan warna atau kelompok warna yang sama untuk setiap bentuk. Dengan menggunakan warna yang berbeda-beda, Anda dapat membuat langkah atau tindakan menjadi lebih menonjol. Serta dengan menggunakan warna font yang menonjol dari latar belakang, diagram Anda akan lebih mudah dibaca.
- Gunakan pembuat bagan alur online. Dengan templat, kontrol versi bawaan, kolaborasi yang mudah, dan opsi untuk mengeditnya kapan saja, dapat membantu Anda menguji desain serta membuat dan mengelola diagram sesuai jadwal Anda.
Integrasikan bagan alur Anda
Baik ketika Anda perlu membuat keputusan, menjelaskan proses, atau berbagi data dengan CEO, menyematkan bagan alur ke aplikasi bisnis dan alat komunikasi lainnya dapat meningkatkan produktivitas lebih jauh lagi. Dengan menggunakan pembuat bagan alur dan alat produktivitas, Anda dapat mengambil konten untuk diagram dari semua sumber Anda, termasuk dokumen, file, dan situs media sosial.
Selain itu, Anda dapat mempertimbangkan untuk mengintegrasikan bagan alur dengan alat kecerdasan bisnis (BI), memungkinkan Anda dan tim berinteraksi dengan data dan menceritakan kisah yang lebih baik. Dengan bagan alur yang telah disematkan dan alat BI, Anda dapat mengubah data menjadi visual yang menarik, membuat laporan interaktif, menjelajahi data secara mendetail, dan mendapatkan wawasan yang memungkinkan keputusan yang cepat dan tepat.
Ada begitu banyak cara baru untuk membuat bagan alur dan menghadirkan inovasi untuk bisnis Anda. Untuk mempelajari selengkapnya, lihat panduan langkah demi langkah untuk mengotomatiskan bagan alur dari data terstruktur dalam spreadsheet, dan memahami alat bagan alurmodern.
Tim Microsoft 365 berfokus pada berbagi sumber daya untuk membantu Anda memulai, menjalankan, dan mengembangkan bisnis Anda.
Mulai menggunakan Visio
Visualkan dan sampaikan ide, informasi, dan proses hampir dari mana saja, di perangkat apa pun, dengan Visio.
Konten terkait
Produktivitas
Panduan pemula untuk menggunakan BPMN dalam bisnis
Produktivitas
Tips untuk memetakan diagram jaringan Anda
Produktivitas
Cara meningkatkan produktivitas dengan automasi dan pemetaan proses
Ide dan Wawasan Bisnis bukan konsultan pajak atau keuangan profesional. Silakan hubungi profesional pajak atau keuangan Anda untuk mendiskusikan situasi.
Ikuti Microsoft 365