Di mana pun Anda bekerja, mengetahui siapa yang melakukan apa dan di mana mereka berada dapat membantu semua orang melakukan pekerjaan mereka dengan lebih baik. Bagan organisasi memberi semua orang pandangan sekilas tentang struktur bisnis, baik berupa kantor korporat, startup, pabrik, atau hal lain.
Cara membuat bagan organisasi terbaik untuk bisnis Anda
Apa itu bagan organisasi?
Anda mungkin pernah melihatnya sebelumnya. Bagan organisasi, juga disebut bagan organisasi atau organogram, menampilkan kotak, bentuk, atau foto yang mewakili orang dan posisi. Mereka juga dapat menyertakan informasi kontak, tautan halaman, ikon, dan ilustrasi.
Ketika tersambung dengan garis, kotak tersebut membentuk bagan yang menggambarkan struktur internal organisasi. Bagan ini menunjukkan siapa yang melaporkan kepada siapa, lokasi divisi, dan hubungan antardepartemen.
Apa tujuan bagan organisasi?
Bagan organisasi dapat membantu karyawan baru atau relawan mengenal perusahaan dengan cepat dengan membantu mereka dalam mengasosiasikan nama dan wajah pada peran dan tanggung jawab. Bahkan staf lama, departemen SDM, dan pemilik bisnis dapat memanfaatkan bagan organisasi yang dapat diakses dengan cepat.
Berikut adalah manfaatnya:
- Menampilkan struktur dan hierarki internal
- Membantu karyawan mencari tahu kepada siapa mereka harus melapor dan siapa yang harus dihubungi jika terjadi masalah
- Membantu menjelaskan peran dan tanggung jawab
- Mempermudah untuk menyimpan info kontak karyawan di satu tempat yang nyaman
- Membantu manajemen melihat jumlah karyawan di setiap departemen dan cara terbaik mengalokasikan staf dan sumber daya lainnya
- Memberikan wawasan kepada staf tentang jalur promosi
Satu grafik organisasi tidak dapat melakukan semuanya. Mari kita lihat tipe bagan organisasi yang paling sering digunakan perusahaan.
Apa saja empat tipe struktur organisasi?
Tipe bagan organisasi yang Anda gunakan akan bergantung pada audiens, organisasi, dan hal yang ingin Anda sampaikan. Anda mungkin hanya memerlukan satu sampel bagan untuk seluruh perusahaan atau beberapa bagan untuk audiens atau divisi yang berbeda.
Meskipun setiap tipe bagan organisasi dapat diubah dan diedit, sebagian besar perusahaan menggunakan bagan organisasi yang digolongkan ke dalam salah satu dari empat kategori ini:
1. Hierarki atas bawah fungsional
Cocok untuk menampilkan struktur bisnis konvensional, bagan hierarki dimulai dengan C-Suite di bagian atas, lalu diuraikan ke dalam departemen atau divisi. Dalam setiap divisi, Anda akan mencantumkan manajemen senior, manajer madya, staf senior, personel tingkat menengah, dan anggota staf junior. Pada akhirnya, bagan hierarki terlihat seperti piramida dengan setiap departemen yang mengerucut ke CEO.
CATATAN: Bagan organisasi hierarkis umumnya mudah dipahami. Namun, ketika ada beberapa lapisan dalam rantai komando, sulit untuk mengetahui siapa dan kapan seseorang harus dihubungi, terutama jika ada masalah atau jika seseorang memiliki ide baru.
2. Bagan organisasi divisi
Bentuk ini merupakan pilihan yang aman jika perusahaan Anda tertata di sepanjang lini produk atau kawasan geografis. Jika divisi terpisah satu sama lain, bagan organisasi divisi juga merupakan cara yang sangat baik untuk menampilkan organisasi secara jelas. Seperti bagan hierarki organisasi, bagan divisi dimulai dengan seorang presiden atau CEO, tetapi tidak diuraikan ke dalam departemen dengan sumber daya bersama, melainkan lini bisnis (LOB). Bagan ini mencakup setiap LOB departemen, seperti SDM, akuntansi, hukum, dan pemasaran serta personel atau jabatan dalam departemen tersebut.
CATATAN: Karena organisasi seperti ini sering memiliki departemen berlebih dalam setiap divisi, struktur pembagian dapat mengakibatkan pembengkakan staf dan pengeluaran tidak langsung yang tidak diperlukan.
3. Bagan organisasi matriks
Coba Visio gratis selama 1 bulan
Setelah percobaan gratis satu bulan berakhir, Anda akan dikenakan biaya langganan yang berlaku. Memerlukan kartu kredit. Batalkan kapan saja untuk menghentikan tagihan di masa mendatang.
Tipe organogram ini biasanya berlaku untuk perusahaan dengan tim atau anggota tim yang memiliki lebih dari satu manajer. Misalnya, di koran, seorang reporter dapat membahas berita lokal serta topik keuangan, sehingga ia memiliki dua manajer. Contoh lain adalah desainer grafis di penyedia energi dapat melapor ke kepala desain grafis. Namun, karena ia mengerjakan proyek untuk pembagian energi terbarukan, desainer tersebut juga berkomunikasi dengan seseorang di tim tersebut.
CATATAN: Ketika anggota tim bekerja di seluruh departemen, organisasi biasanya dapat menemukan cara yang lebih kreatif untuk menyelesaikan masalah. Hal ini menciptakan lingkungan yang lebih kooperatif. Namun, ketika tim atau anggota tim memiliki lebih dari satu pengawas, hal ini dapat meningkatkan kebingungan dan konflik.
4. Bagan organisasi datar
Digunakan hampir secara eksklusif oleh bisnis kecil, bagan organisasi datar atau “horizontal” biasanya memiliki dua tingkat: pejabat administratif dan karyawan. Dalam bagan, garis penuh memperlihatkan rantai perintah utama, dan garis putus-putus memperlihatkan garis kewenangan sekunder. Di atas kertas, perusahaan dengan struktur organisasi datar mungkin terlihat mirip dengan tim pemadam kebakaran kecil, dengan satu komandan, tiga kapten, dan beberapa petugas pemadam kebakaran yang bekerja di bawah kapten. Perusahaan juga mungkin terdiri dari atasan atau kepala departemen dengan beberapa karyawan sebagai bawahan langsung.
CATATAN: Dalam struktur datar, pengawas dan tim mereka sering memiliki hubungan yang erat dan mengambil keputusan bersama. Karyawan biasanya memiliki lebih banyak tanggung jawab dan lebih otonom daripada struktur organisasi lainnya. Hal ini berarti bahwa membangun kepercayaan sangatlah penting, demikian pula untuk kerja sama tim. Namun, karena matriks ini sangat ringkas, jika terdapat konflik antar karyawan, konflik dapat lebih kentara karena tim sangat kecil.
Membuat bagan organisasi dengan perangkat lunak
Perangkat lunak bagan organisasi memudahkan pembuatan organogram baru dan merevisi yang lama. Mari kita lihat cara membuat bagan organisasi secara online menggunakan beberapa opsi perangkat lunak paling populer yang tersedia.
Bagan organisasi di PowerPoint
PowerPoint mungkin dirancang sebagai alat presentasi, tetapi Anda juga dapat menggunakannya untuk mengembangkan bagan organisasi. Untuk mulai menggunakannya:
- Buka dokumen PowerPoint baru
- Masuk ke tab Sisipkan dan klik SmartArt
- Navigasikan ke grup Hierarki dan pilih templat bagan organisasi yang Anda perlukan
- Klik pada bentuk untuk menambahkan teks
- Tambahkan lebih banyak bentuk (atau orang) sesuai kebutuhan
Setelah semua orang dicantumkan, Anda dapat mulai menyusun ulang bagan organisasi di PowerPoint. Cukup kembali ke tab Desain Alat SmartArt dan gunakan tombol Promosikan/Demosi untuk memindahkan bentuk secara vertikal. Gunakan tombol Pindahkan ke Atas/Pindahkan ke Bawah untuk memindahkan bentuk Anda secara horizontal.
Bagan organisasi di Word
Ini mungkin bukan cara tradisional untuk membuat bagan organisasi, tetapi Microsoft Word dapat membantu mendesain diagram dasar yang memperlihatkan fungsi organisasi Anda. Untuk membuat bagan organisasi di Word, yang perlu Anda lakukan hanyalah:
- Masuk ke tab Sisipkan dan klik SmartArt.
- Masuk ke grup Hierarki dan pilih templat bagan organisasi yang ingin Anda gunakan.
- Selanjutnya, Anda akan melihat menu dengan bentuk yang mewakili orang. Cukup masukkan teks untuk mewakili setiap orang dalam bagan Anda.
- Jika Anda perlu menambahkan bentuk ke templat bagan organisasi, klik tab Desain Alat SmartArt, lalu klik Tambahkan Bentuk.
- Untuk mengurutkan seseorang dalam bagan organisasi Anda, klik nama mereka dalam kotak Dialog Teks. Tekan Tab untuk memindahkannya ke atas atau Shift + Tab untuk memindahkannya ke bawah. Anda juga dapat mengelola hierarki di tab Desain SmartArt.
Anda dapat menyesuaikan warna, font, dan ukuran, melalui tab Desain Alat SmartArt dan Format.
Bagan organisasi di Visio dari Excel
Visio adalah alat kanvas visual yang bersifat seret-dan-jatuhkan yang mendukung pembuatan bagan organisasi dan memiliki kemampuan untuk terhubung dengan data dalam file Excel yang sudah ada atau Direktori Aktif untuk membantu Anda membuat bagan organisasi secara otomatis. Namun, jika keduanya digabungkan, Anda dapat membuat bagan organisasi yang menarik bagi perusahaan dengan berbagai ukuran. Untuk memulai, buka Visio dan klik Panduan Bagan Organisasi, lalu:
- Klik “Informasi yang sudah disimpan dalam file atau database”
- Jawab pertanyaan saat diminta
- Impor foto atau gambar jika Anda ingin
- Klik selesai
Selain mengimpor informasi ke bagan organisasi dari Excel, Anda juga dapat menambahkan informasi secara langsung ke dalam Panduan Bagan Organisasi.
Tips bagan organisasi lainnya
Bahkan dengan perangkat lunak bagan organisasi, organogram dapat dipenuhi bentuk dan teks dengan cepat. Namun, dengan sedikit pekerjaan desain, bagan dapat menarik perhatian orang lain dengan cara yang tepat. Jadi, ketika Anda memoles bagan, coba:
- Sesuaikan ukurannya. Jika bagan Anda terlalu besar, bagan menjadi berlebihan. Jika Anda perlu membuat tiga bagan alih-alih satu, lakukan saja. Dengan cara ini, audiens Anda dapat memperoleh gambaran umum tentang struktur organisasi, lalu mendalami departemen atau divisi ketika sudah siap. Pastikan bahwa semuanya mengarah kembali ke tingkat tertinggi organisasi Anda.
- Gunakan bentuk dan warna secara konsisten. Dengan menggunakan bentuk yang sama untuk pengawas, bentuk lain untuk staf tingkat menengah dan bentuk lain untuk karyawan junior, Anda dapat membantu orang-orang memahami bagan Anda dengan lebih baik. Gunakan satu warna untuk setiap divisi di perusahaan Anda.
- Tambahkan informasi terkait. Pastikan untuk menambahkan detail tentang staf Anda, seperti informasi kontak, lokasi, klien, atau spesialisasi. Dengan cara ini jika seseorang mencari bantuan, mereka dapat memberi tahu siapa yang melakukan apa dan di mana.
- Tampilkan asisten dengan bilah sisi di bawah manajer. Gaya pemformatan ini dapat membantu menandakan peran asisten sekaligus menampilkan bawahan langsung manajer dengan jelas. Hal ini juga dapat membantu orang lain mengetahui siapa yang harus dihubungi jika Anda perlu menghubungi manajer.
- Perhatikan jarak. Pastikan kotak berjarak sama satu sama lain. Bagan Anda akan lebih mudah dibaca dan memiliki tampilan yang lebih profesional.
Setelah bagan Anda selesai, minta seseorang yang mengenal organisasi dengan baik (dan seseorang yang tidak) untuk melihatnya. Dengan cara ini, Anda dapat memastikan bahwa hal tersebut tidak hanya benar, tetapi juga jelas dan informatif di setiap tingkatan. Anda dapat mempelajari selengkapnya tentang membuat bagan organisasi dengan perangkat lunak dan templat dengan panduanlangkah demi langkah ini.
Tim Microsoft 365 berfokus pada berbagi sumber daya untuk membantu Anda memulai, menjalankan, dan mengembangkan bisnis Anda.
Mulai menggunakan Visio
Visualkan dan sampaikan ide, informasi, dan proses hampir dari mana saja, di perangkat apa pun, dengan Visio.
Konten terkait
Teknologi Bisnis
Enam Manfaat AI Generatif untuk Bisnis Kecil
Produktivitas Bisnis
Cara Memanfaatkan AI agar Lebih Produktif dan Efisien di Tempat Kerja
Teknologi Bisnis
AI dan produktivitas: Cara memanfaatkan alat AI untuk meningkatkan pengalaman karyawan
Produktivitas Bisnis
Panduan DevOps Agile untuk UKM
Ide dan Wawasan Bisnis bukan konsultan pajak atau keuangan profesional. Silakan hubungi profesional pajak atau keuangan Anda untuk mendiskusikan situasi.
Ikuti Microsoft 365