Memimpin proyek melalui perairan yang penuh tekanan dari organisasi yang selalu bergerak dapat menjadi proposisi yang menakutkan. Pada era ini, rata-rata pekerja kantor dibebani oleh sejumlah tenggat waktu, rapat, email, dan tugas yang tak terduga—dan hal ini mengakibatkan pekerja mungkin tidak memiliki waktu atau ruang untuk mendedikasikan bakat penuh mereka untuk Anda dan proyek Anda. Untungnya, Anda dapat membantu mempermudah segalanya. Untuk memastikan keberhasilan proyek—baik ketika hal yang Anda buat untuk klien maupun pemangku kepentingan internal—lihat lima alat manajemen proyek ini yang menghemat waktu, uang, dan energi.
5 alat manajemen proyek yang menghemat waktu, uang, dan energi
Bagan gantt dan papan scrum
Di era konten tak terbatas ini—armada kata-kata yang terus-menerus bertempur untuk mendapatkan perhatian terbatas kita—visual sederhana dapat terasa menyegarkan dan sangat efektif. Bagan Gantt menggunakan bilah horizontal dasar untuk menampilkan fase dan kemajuan proyek. Dengan tampilan cepat, rekan tim Anda akan dapat melihat pekerjaan yang sedang diselesaikan (atau setidaknya pekerjaan apa yang harus diselesaikan) dan kapan kontribusi mereka akan diperlukan. Mereka juga akan dapat melihat berapa banyak waktu yang diperlukan oleh setiap fase. Papan scrum berfungsi dengan cara yang sama dan berfungsi dengan baik untuk proyek yang memiliki garis waktu yang tidak terlalu kaku dan melibatkan beberapa tim. Papan ini menampilkan berbagai fase proyek—perencanaan, eksekusi, dll.—dan penanda untuk setiap tim. Saat mereka menyelesaikan fase dan membuat kemajuan, tim dapat memindahkan penanda di dalam papan. Hal ini memungkinkan semua pihak yang terlibat untuk melihat gambaran yang lebih besar dan kewajiban mereka di dalamnya.
Penetapan tugas
Sangat mudah untuk setuju untuk melakukan sesuatu, jauh lebih sulit untuk mengingat melakukannya. Terutama ketika setiap pesan tampaknya disertai dengan permintaan baru. Oleh karena itu, alat online untuk penetapan tugas sangatlah berharga. Mereka yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan sebagian proyek—baik mendesain logo atau mengolah angka akhir—dapat masuk dan melihat apa yang perlu mereka lakukan dengan mudah. Tergantung pada pengaturan akun, mereka juga akan menerima pemberitahuan email tentang tenggat waktu yang menunggu. Di sisi sebaliknya, manajer proyek dapat memantau tim dan memastikan semua tugas diselesaikan tepat waktu tanpa harus menggulir melalui utas email yang panjang. Hal ini membantu menghindari penundaan yang berbiaya besar dan frustrasi yang tidak diperlukan.
Alokasi sumber daya
Di lingkungan agensi, alokasi sumber daya sangatlah penting. Manajer proyek memerlukan alat yang efektif untuk menjadwalkan dan melacak jam kerja bagi setiap anggota tim untuk mencegah penetapan pekerjaan berlebih, tenggat waktu yang terlewat, dan klien yang tidak bahagia. Namun, cara organisasi ini tidak perlu dibatasi untuk dunia “kreatif”. Apakah akan membantu, bahkan di kantor perusahaan, untuk memiliki gambaran yang jelas tentang ketersediaan anggota tim? Minta tim Anda di awal untuk memperkirakan—sejauh apa pun yang dimungkinkan—membuat ketersediaan sepanjang proyek. Minta mereka menandai hari apa pun mereka akan cuti untuk berlibur, hari mereka tidak akan dapat fokus dan bekerja karena rapat, dan hari mereka memiliki tenggat waktu lain. Jika mengetahui ketersediaan per jam, Anda akan dapat membangun garis waktu yang realistis. Alat alokasi sumber daya online akan memudahkan Anda dan rekan satu tim untuk melacak jam aktual terhadap perkiraan dan menyesuaikannya, memungkinkan alur kerja yang lebih lancar di masa mendatang.
Manajemen proyek sederhana.
Semua orang mengelola proyek. Microsoft Project memberikan kemampuan dan kemudahan untuk menyelesaikan setiap proyek.
Alat umpan balik
Memberikan umpan balik dapat memiliki arti yang berbeda-beda bagi setiap orang—beberapa menawarkan permintaan pengeditan yang kaku dan preskriptif, yang lainnya berupa reaksi dan perasaan yang tidak terlalu jelas. Terkadang masing-masing pemangku kepentingan akan menyajikan pendapat yang bertentangan. Semua hal ini menyulitkan bagi seseorang yang menerima umpan balik untuk mengetahui cara melanjutkan. Siapa yang harus mereka dengarkan?
Alat umpan balik memungkinkan pemangku kepentingan untuk memilih dan memberi peringkat berbagai versi hasil akhir, memudahkan grup memberikan arahan yang kohesif dengan cara yang adil. Jika pendapat individu tertentu harus membawa lebih banyak bobot—mungkin mereka membawa keahlian yang relevan dan signifikan—Anda dapat menyesuaikan suara mereka agar dihitung sebagai dua suara.
Laporan siap pakai
Laporan kemajuan dan post-mortem merupakan bagian penting dari suatu proyek—dan tidak perlu memusingkan. Daripada menghabiskan waktu yang berharga untuk membuat laporan kustom, pilih opsi siap pakai. Anda akan dapat memasukkan angka yang relevan dan memungkinkan program membuat pemformatan dan visualisasi data yang sesuai.
Artinya, Anda akan dapat memulai perencanaan proyek berikutnya dengan lebih cepat.
Sisihkan waktu untuk diri Anda sendiri
Memastikan Anda memiliki waktu luang guna didedikasikan untuk orang-orang dan hal-hal di luar pekerjaan sangatlah penting untuk kesehatan mental Anda. Pada akhirnya, waktu istirahat mental ini dapat membantu Anda tetap berenergi dan bersemangat untuk melakukan pekerjaan Anda. Bagaimanapun, penting untuk menjaga keseimbangan.
Keseimbangan tersebut juga termasuk mendapatkan istirahat malam yang cukup untuk mengisi tenaga dalam semalam dan berolahraga secara rutin—semua penting bagi mempertahankan kemajuan perkembangan. Faktanya, studi Harvard menyimpulkan bahwa insomnia dapat menyebabkan rata-rata pekerja kehilangan produktivitas hingga 11,3 hari per tahun, sementara studi terpisah menyimpulkan bahwa berolahraga rutin membantu menurunkan tingkat stres, meningkatkan konsentrasi, mempercepat kemampuan kognitif, dan mempertajam ingatan.
Temukan lebih banyak hack produktivitas dan manfaatkan tempat bisnis gratis untuk membantu Anda bekerja dengan lebih cerdas, lebih cepat, dan lebih efisien.
Mulai gunakan Microsoft 365
Office ini sama seperti yang Anda kenal, dengan alat yang mengoptimalkan kerja sama sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan kapan pun, di mana pun.
Konten terkait
Kelola bisnis saya
Cara Mempersiapkan Bisnis Kecil Anda untuk Meraih Kesuksesan AI
Kelola bisnis saya
AI garis depan: Aplikasi di Berbagai Industri
Kelola bisnis saya
Manajemen garis depan: Panduan untuk kepemimpinan manajer garis depan
Membangun bisnis Anda
Cara meningkatkan retensi dan keterlibatan karyawan garis depan
Ide dan Wawasan Bisnis bukan konsultan pajak atau keuangan profesional. Silakan hubungi profesional pajak atau keuangan Anda untuk mendiskusikan situasi.
Ikuti Microsoft 365