Mi az a GDPR-megfelelőség?

Egy egyre inkább összekapcsolt világban a GDPR-megfelelőség kritikus fontosságú prioritássá vált a személyes adatokat kezelő vállalkozások számára, függetlenül attól, hogy hol működnek. A 2018-ban bevezetett GDPR egy EU-jogszabály, amely az Európai Unión belüli személyek személyes adatainak és privát szférájának védelmére összpontosít. A GDPR-nak való meg nem felelés jelentős büntetéseket vonhat maga után, ezért elengedhetetlen, hogy a különböző méretű vállalkozások betartsák az előírásait.

A GDPR elsődleges célja a személyes adatok védelme, valamint hogy nagyobb ellenőrzést biztosítson a személyeknek a saját személyes adataik felett az online térben. A GDPR hatóköre hatalmas, és minden olyan vállalkozásra kiterjed, amely az EU-polgárok személyes adatait dolgozza fel, függetlenül az üzlet fizikai helyétől.

A GDPR-megfelelőség nem csupán jogi követelmény, hanem üzleti szempontból is elengedhetetlen. A GDPR-nak megfelelő szervezetek tanúsítják elkötelezettségüket az adatvédelem iránti, ami elősegíti az ügyfelek, alkalmazottak és partnerek bizalmát. A megfelelőség abban is segít a vállalatoknak, hogy elkerüljék az adatbiztonsági incidensekkel és a GDPR-előírásoknak való meg nem feleléssel kapcsolatos jelentős pénzügyi büntetéseket.

Az Általános adatvédelmi rendelet 2018. május 25-én került bevezetésre, a 95/46/EC adatvédelmi irányelvet felváltva. Létrehozását az adatok gyors digitalizálása és az adatvédelemmel kapcsolatos problémák kezelésének szükségessége váltotta ki. A GDPR átfogó keretrendszerének célja, hogy megerősítse az EU-n belüli adatvédelmi jogszabályokat.

A GDPR elsődleges célja a személyes adatok védelme, valamint hogy nagyobb ellenőrzést biztosítson a személyeknek a saját adataik felett. A GDPR hatóköre hatalmas, és minden olyan vállalkozásra kiterjed, amely az EU-polgárok személyes adatait dolgozza fel, függetlenül az üzlet fizikai helyétől.

Fő alapelvek
A GDPR hét adatvédelmi alapelvet határoz meg, amelyeket az EU-beli vagy az EU-ban működő szervezeteknek követniük kell:

1. Törvényesség, méltányosság és átláthatóság: Az adatokat törvényes, méltányos és átlátható módon kell feldolgozni.
2. Korlátozott célok: Az adatokat kizárólag meghatározott célokra lehet összegyűjteni és felhasználni.
3. Adatok minimalizálása: A gyűjtött adatokat a szükséges adatokra kell korlátozni.
4. Pontosság: A személyes adatoknak pontosnak és naprakésznek kell lenniük.
5. Korlátozott tárolás: A személyes adatok a szükségesnél hosszabb ideig nem őrizhetők meg.
6. Integritás és titkosítás: A személyes adatokat biztonságosan kell feldolgozni, védve a jogosulatlan vagy jogsértő feldolgozással, a véletlen elvesztéssel vagy károsítással szemben.
7. Elszámoltathatóság: A szervezeteknek be kell tudniuk mutatni, hogy megfelelnek ezeknek az alapelveknek.

A GDPR jelentős mértékű szabályozást biztosít az EU-polgárok számára a személyes adataik felett azáltal, hogy egyértelmű jogokat biztosít a személyes adataik védelmére. A GDPR számos jogot biztosít az EU-polgárok számára a személyes adataik felett, például:
 

• Tájékoztatáshoz való jog: Az egyéneknek joguk van arra, hogy értesüljenek személyes adataik gyűjtéséről és felhasználásáról, beleértve az adatgyűjtés okát, a megőrzés időtartamát, valamint hogy azok kivel lesznek megosztva.

• Hozzáférési jog: Az egyének hozzáférést kérhetnek a személyes adataikhoz és másolatot kérhetnek azokról, így megérthetik, hogyan és kik dolgozzák fel az adataikat.

• Helyesbítési jog: Ha a személyes adatok pontatlanok vagy hiányosak, az egyének kérhetik azok javítását, ezáltal biztosítva adataik pontosságát és naprakészségét.

• Törléshez való jog (elfelejtéshez való jog): Bizonyos körülmények között az egyének kérhetik személyes adataik törlését, ezáltal eltávolíthatva az adataikat a szervezet rendszereiből, ha arra már nincs szükség, vagy visszavonják a hozzájárulásukat.

• A feldolgozás korlátozásának joga: A magánszemélyek korlátozhatják a személyes adataik feldolgozásának módját, különösen akkor, ha vitatják azok pontosságát, vagy ha jogi igényekhez kérik az adatokat.

• Az adathordozhatósághoz való jog: Az egyének strukturált, gyakran használt és gépi olvasásra alkalmas formátumban szerezhetik be személyes adataikat, és választásuk szerint átvihetik azokat egy másik adatkezelőhöz.

• Tiltakozáshoz való jog: Az egyéneknek joga tiltakozni a személyes adataik feldolgozása ellen, különösen akkor, ha azokat közvetlen marketing célra használják, vagy ha olyan speciális helyzetben vannak, ami a privát szféra védelmét igényli.
  
  

Ezek a jogok együttesen egyértelmű átláthatóságot és szabályozást biztosítsanak az egyéneknek a személyes adataik felett, ezáltal megerősítve a szervezetek átláthatóságát és elszámoltathatóságát. Ezeken a jogokon túl a GDPR szigorú irányelveket is előír arra vonatkozóan, hogy a szervezeteknek hogyan kell beszerezniük és kezelniük az egyének hozzájárulását az adataik feldolgozása előtt.

Hozzájárulási követelmények
A GDPR megköveteli, hogy a szervezetek kifejezett hozzájárulást szerezzenek a magánszemélyektől az adataik gyűjtése és tárolása előtt. Ezt a hozzájárulást önkéntesen, konkrétan, tájékoztatás után és egyértelmű módon kell megadni annak biztosításával, hogy az egyének teljes mértékben tisztában legyenek azzal, hogy minek a gyűjtéséhez járultak hozzá.

A hozzájárulási irányelvek mellett a GDPR hangsúlyozza a proaktív adatvédelmi intézkedéseket is. Magas kockázatú feldolgozási tevékenységek esetén a szervezeteknek adatvédelmi hatásfelméréseket kell végezniük az egyének jogait és szabadságait érintő lehetséges kockázatok felmérése és mérséklése érdekében.

Adatvédelmi hatásvizsgálatok (DPIA)
Minden olyan feldolgozási művelet esetében, amely jelentős hatással lehet az egyének jogaira és szabadságaira, kötelező adatvédelmi hatásfelmérést végezni. Ez a felmérés kiértékeli a személyes adatok feldolgozásának kockázatait, és olyan intézkedéseket vázol fel, amelyek mérsékelik ezeket a kockázatokat, védik az egyének magánszféráját, valamint biztosítják a megfelelőséget.

Kezdeti értékelés és réselemzés
A GDPR-megfelelőség elérése a szervezeten belüli aktuális adatkezelési gyakorlatok alapos felmérésével kezdődik. Ez magában foglalja az összes adatfeldolgozási tevékenység azonosítását és leképezését, beleértve az adatgyűjtést, a tárolást, a megosztást és a törlést. A cél átfogó képet szerezni arról, hogy hol találhatók a személyes adatok, hogyan haladnak át a szervezeten, és ki férhet hozzá azokhoz.

Az aktuális adatkezelési eljárásokról való adatgyűjtés utáni következő lépés egy réselemzés végrehajtása. Ez az elemzés összehasonlítja a szervezet meglévő gyakorlatait a GDPR-követelményekkel, és azonosítja azokat a hiányossági területeket. A gyakori hiányosságok közé tartoznak az egyértelmű adatfeldolgozási rekordok hiánya, a nem megfelelő hozzájárulási mechanizmusok vagy a nem megfelelő biztonsági intézkedések.

Ezeknek a hiányosságoknak a megoldása elengedhetetlen a GDPR-megfelelőség szempontjából, és gyakran a különböző részlegek, például informatikai, jogi és HR-osztályok együttműködését igényli egy egységes megfelelőségi stratégia kialakításához. A szervezet aktuális állapotának megértése révén a vállalatok strukturált műveleti tervet alakíthatnak ki a megfelelőségi hiányosságok megszüntetésére és az adatvédelmi intézkedések megerősítésére.

Adatleképezés és dokumentáció
Az adatleképezés a GDPR-megfelelőség alapvető része, mivel egyértelmű vizuális ábrázolást nyújt az adatok szervezeten belüli mozgásáról. Ez a folyamat magában foglalja az egyes személyes adatok nyomon követését a gyűjtés pontjától a tárolásig, valamint a feldolgozás, a megosztás és végül a törlés során. Az adatfolyamok leképezésével a szervezetek azonosíthatják a szükségtelen adatfeldolgozási tevékenységeket, felderíthetik az adatsilókat, és gondoskodhatnak arról, hogy csak a releváns adatok legyenek gyűjtve és megőrizve. Az adatleképezés emellett segít a vállalatoknak felfedni a potenciális biztonsági réseket, különösen amikor az adatokat rendszerek között vagy harmadik felek felé továbbítják.

Az adatfolyamok leképezése mellett a GDPR megköveteli a szervezetektől az adatfeldolgozási tevékenységekre vonatkozó részletes nyilvántartás fenntartását. Ezeknek a rekordoknak tartalmazniuk kell az adatgyűjtés célját, a feldolgozás jogi alapjait, az adatmegőrzési időtartamokat és az adatfeldolgozásban részt vevő harmadik feleket.

Adatvédelmi szabályzatok megvalósítása
A GDPR-megfelelőség szempontjából alapvető fontosságú a robusztus adatvédelmi szabályzatok kialakítása. Ezek a szabályzatok körvonalazzák, hogyan kell kezelni a személyes adatokat a szervezeten belül, és kitérnek az olyan területekre, mint az adathozzáférés, az adatmegőrzés és a biztonság. A jól kialakított adatvédelmi szabályzat útmutatást nyújt az elfogadható adathasználathoz, segít az alkalmazottaknak megérteni az adatbiztonság fenntartásában betöltött szerepüket, és megszabja a normát a szervezet GDPR által előírt kötelezettségeinek teljesítéséhez. A hatályos adatvédelmi szabályzatoknak elérhetőnek és egyértelműnek kell lenniük, továbbá rendszeresen felül kell vizsgálni azokat, hogy továbbra is összhangban legyenek a folyamatosan változó adatvédelmi követelményekkel és technológiákkal.

Az ilyen házirendek szervezeten belüli megvalósítása képzést igényel. Az alkalmazottaknak minden szinten tisztában kell lenniük a GDPR alapelveivel, és követniük kell az ajánlott eljárásokat az adatkezelésben. Annak biztosításával, hogy az alkalmazottak tisztában legyenek az adatvédelem fontosságával és a személyes adatok védelmében betöltött szerepükkel, a szervezetek csökkenthetik a véletlen adatbiztonsági incidensek kockázatát. Ez a strukturált megközelítés nem csupán a GDPR-megfelelőséget támogatja, de hozzájárul az általános adatbiztonsághoz is.

Az USA-beli vállalatok számára a GDPR-megfelelőség fokozott komplexitást jelent. Előfordulhat, hogy az EU-n kívüli szervezetek nem ismerik pontosan a GDPR-szabványokat, és a megfelelőséghez szigorú kötelezettségeknek kell megfelelniük még akkor is, ha fizikailag nincsenek jelen Európában. Az EU állampolgárok személyes adatait kezelő USA-beli vállalatoknak ki kell jelölniük egy EU képviselőt, ki kell ismerniük magukat a transzatlanti adatátviteli törvényekben, és a folyamataikat a GDPR magas normáihoz kell igazítaniuk.

Számos eszköz és forrás áll rendelkezésre a szervezetek, köztük az USA-beli vállalatok számára a GDPR-megfelelőség eléréséhezés fenntartásához, úgymint adatvédelmi szoftverek, megfelelőségi ellenőrzőlisták és képzési programok.

A GDPR-megfelelőség folyamatos biztosítása érdekében fontolja meg a következő ellenőrzőlista megvalósítását:


Rendszeres ellenőrzések és figyelés:
Az adatfeldolgozási tevékenységek rendszeres ellenőrzésével azonosíthatja a GDPR-követelményektől való eltéréseket. Figyelje folyamatosan a rendszereket és az adatbiztonsági intézkedéseket.

Képzési és tájékoztatási programok:
Biztosítson átfogó képzést alkalmazottainak a GDPR-megfelelőségről. Gondoskodjon arról, hogy minden alkalmazott tisztában legyen a személyes adatok védelmében betöltött szerepével és felelősségével.

Az adatbiztonsági incidensekre való reagálás és pénzbírságok:
Hozzon létre egy robusztus incidenskezelési tervet, amely azonnal kezeli az adatbiztonsági incidenseket és minimalizálja azok hatását. Készüljön fel a meg nem felelés esetén felmerülő esetleges pénzbírságok és büntetések kezelésére.

Az adatvédelem folyamatosan változó világában a GDPR-megfelelőség elérése és fenntartása bármilyen méretű vállalkozás számára összetett és erőforrás-igényes feladat lehet. Az egyének személyes adatainak védelmét célzó szigorú szabályozásoknak megfelelően a vállalatoknak megbízható megoldásokra van szükségük, amelyek minden szinten támogatják a megfelelőségi törekvéseiket. A megfelelőségi erőfeszítések támogatása érdekében a Microsoft olyan eszközöket és megoldásokat kínál, mint a Microsoft Purview és egyéb adatbiztonsági megoldások, hogy hatékonyan navigáljon az adatvédelmi kötelezettségei között.

Ezeknek az eszközöknek az integrálása révén a vállalatok leegyszerűsíthetik a megfelelőségi folyamataikat, automatizálhatják a kulcsfontosságú jelentéskészítési feladatokat, valamint javíthatják az általános adatbiztonságot, ezáltal csökkentve a meg nem felelés kockázatait.