Vođenje projekta kroz stresne i situacije u organizaciji koja se uvijek kreće može predstavljati naporno iskustvo. Ovih je dana prosječni uredski zaposlenik opterećen neopisivim brojem rokova, sastanaka, e-poruka i zadataka – a to znači da vjerojatno nemaju vremena ni prostora posvetiti sve svoje sposobnosti vama i vašem projektu. Srećom, možete olakšati stvari. Kako biste bolje osigurali uspjeh projekta – bilo da je ono što radite za klijenta ili internog dionika – pogledajte ovih pet alata za upravljanje projektima koji štede vrijeme, novac i energiju.
Pet alata za vođenje projekata koji štede vrijeme, novac i energiju
Gantt grafikoni i ploče sa zadacima
U eri beskonačnog sadržaja i ogromnog broja riječi koje se neprestano bore za našu ograničenu pažnju, jednostavan vizual može biti osvježavajući i vrlo učinkovit. Ganttovi grafikoni koriste osnovne vodoravne trake za prikaz faza i tijeka projekta. Vaši će suradnici moći brzo vidjeti koji se posao trenutno obavlja (ili barem koji bi se posao trebao obavljati) i kada će biti potreban njihov doprinos. Moći će vidjeti i koliko će vremena svaka faza trajati. Ploče sa zadacima funkcioniraju slično i sjajne su za projekte koji imaju manje striktne rokove i koji uključuju više timova. Ploča prikazuje različite faze projekta – planiranje, izvođenje itd. – i oznake za svaki tim. Kada dovrše određene faze i ostvare napredak, timovi mogu premještati svoje oznake po ploči. To svim uključenim suradnicima omogućuje da vide širu sliku i svoje mjesto u njoj.
Dodjele zadataka
Lako je pristati na nešto, puno je teže sjetiti se to učiniti. Pogotovo kada se čini da svaka zalutala poruka dolazi s novim zahtjevom. Zato je mrežni alat za dodjelu zadataka toliko vrijedan. Oni koji su odgovorni za dovršetak dijela projekta – bilo da se radi o dizajnu logotipa ili izračunu konačnih brojki – mogu se prijaviti i jednostavno vidjeti što točno trebaju učiniti. Ovisno o postavkama računa, primat će i obavijesti putem e-pošte o predstojećim rokovima. S druge strane, voditelji projekata mogu pratiti svoj tim i pobrinuti se da se svi zadaci dovrše na vrijeme bez potrebe za listanjem dugih popisa e-pošte. To pomaže u izbjegavanju skupih kašnjenja i nepotrebnih frustracija.
Dodjela resursa
U agencijskom okruženju raspodjela resursa je ključna. Voditelji projekata trebaju učinkovit alat za planiranje i praćenje radnih sati za svakog člana tima kako bi spriječili prekomjernu zauzetost, propuštene rokove i nezadovoljne klijente. Ali ovaj način organizacije ne mora biti ograničen na „kreativni” svijet. Zar ne bi bilo korisno, čak i u poslovnom uredu, imati jasnu sliku o dostupnosti članova tima? Koliko god je to moguće, unaprijed zamolite svoj tim da procijeni svoju dostupnost tijekom trajanja projekta. Neka zabilježe sve dane kada će biti na odmoru, dane kada se neće moći posvetiti poslu zbog sastanaka i dane kada imaju druge rokove. Ako imate predstavu dostupnosti po satu, moći ćete izgraditi realne vremenske okvire. Alat za mrežnu raspodjelu resursa olakšat će vama i vašim suradnicima praćenje stvarnog broja sati u odnosu na procjene i prilagođavanje u skladu s tim, olakšavajući rad u budućnosti.
Jednostavno upravljanje projektima.
Svi upravljaju projektima. Microsoft Project nudi vam snagu i lakoću potrebne da uspješno dovršite svaki projekt.
Alati za povratne informacije
Davanje povratnih informacija ima različito značenje za različite osobe – neki nude krute i određene zahtjeve za uređivanje, drugi nejasna osjećanja i reakcije. Ponekad će različite zainteresirane strane iznijeti sukobljena mišljenja. Sve to osobi koja prima povratne informacije otežava dalje korake. Koga bi trebali slušati?
Alati za povratne informacije omogućuju dionicima da glasaju i rangiraju različite verzije isporučenih rezultata, što grupi olakšava pružanje kohezivnih smjernica na pravedan način. Ako bi mišljenje određene osobe trebalo imati veću težinu – jer se možda mogu pohvaliti značajnom relevantnom stručnošću – možete podesiti njihov glas da se računa kao dva.
Gotova izvješća
Izvješća o napretku i analize po završetku ključni su dijelovi svakog projekta i ne moraju predstavljati gubitak vremena. Umjesto da trošite dragocjene sate na izradu prilagođenog izvješća, odaberite gotovu opciju. Moći ćete unijeti relevantne brojeve i izračune i prepustiti programu da generira odgovarajuće oblikovanje i vizualizaciju podataka.
To znači da ćete mnogo ranije moći početi planirati sljedeći projekt.
Odvojite vrijeme za sebe
Osigurati malo slobodnog vremena koje možete posvetiti ljudima i stvarima kojima se bavite izvan posla ključno je za vaše mentalno blagostanje. U konačnici, ovaj mentalni odmor može vam pomoći da ostanete puni energije i strastveni u svom poslu. U konačnici, važno je održati ravnotežu.
Ta ravnoteža također uključuje potpuni noćni odmor kako biste se preko noći napunili energijom te redovitu tjelesnu vježbu – sve to je sastavni dio održavanja uzlaznog puta rasta. Doista, studija sveučilišta Harvard zaključila je da nesanica može uzrokovati gubitak produktivnosti prosječnog radnika do 11,3 dana svake godine, dok je druga studija došla do zaključka da stalna rutina vježbanja pomaže u smanjenju razine stresa, poboljšava koncentraciju, ubrzava kognitivne sposobnosti i izoštrava pamćenje.
Otkrijte još trikova za produktivnost i iskoristite prednosti besplatnih poslovnih predložaka koji će vam pomoći da radite pametnije, brže i učinkovitije.
Početak rada s okruženjem Microsoft 365
Poznati Office dopunjen alatima koji vam omogućuju bolju suradnju, pa možete obaviti više posla u svakom trenutku i s bilo kojeg mjesta.
Povezani sadržaj
Upravljanje poslovanjem
Kako pripremiti vaše malo poduzeće za uspjeh s umjetnom inteligencijom
Upravljanje poslovanjem
AI za zaposlenike za izravnu komunikaciju s klijentom: Primjene u raznim djelatnostima
Upravljanje poslovanjem
Upravljanje zaposlenicima za izravnu komunikaciju s klijentom: Vodič za voditelje zaposlenika za izravnu komunikaciju s klijentom
Unaprijedite svoje poslovanje
Kako poboljšati zadržavanje i angažman zaposlenika za izravnu komunikaciju s klijentom
Poslovni uvidi i ideje ne mogu se smatrati izvorom profesionalnih poreznih ili financijskih savjeta. Savjete o svojem slučaju zatražite od vlastitog poreznog ili financijskog savjetnika.
Pratite Microsoft 365