Poboljšanje radne učinkovitosti zaposlenika za komunikaciju s klijentima

Saznajte kako poboljšati produktivnost, učinkovitost i djelotvornost vaših operacija u komunikaciji s klijentima.

Tri osobe u uredskom okruženju: jedna piše bilješke, druga tipka po tipkovnici

Uvod u radnu učinkovitost

Da bi napredovale na konkurentnim tržištima, tvrtke ili ustanove moraju postići radnu učinkovitost – ili optimizirati poslovne procese i resurse kako bi smanjile troškove uz istovremeno povećanje produktivnosti. U raznim djelatnostima, učinkovite operacije su ključne za uspjeh.

Što je radna učinkovitost zaposlenika za komunikaciju s klijentima?

Radna učinkovitost radnika za komunikaciju s klijentima osnažuje tvrtke ili ustanove da povećaju produktivnost i smanje rasipanje poslovnih resursa u komunikaciji s klijentima. Učinkoviti zaposlenici za komunikaciju s klijentima i operacije ključni su jer pomažu tvrtkama da klijentima pruže izuzetno iskustvo uz istovremeno održavanje ili poboljšanje cjelokupne profitabilnosti. Poduzeća povećavaju učinkovitost svojih operacija komunikacije s klijentima kako bi postigla značajne konkurentne prednosti.

Učinkovitost zaposlenika za komunikaciju s klijentima jedinstveno je važna jer ovi timovi imaju značajan utjecaj na zadovoljstvo klijenata i njihovo zadržavanje. Za razliku od informacijskih stručnjaka, zaposlenici za komunikaciju s klije3ntima često izravno angažiraju klijente kako bi ponudili proizvode i osigurali usluge. Kad tvrtke pokreću učinkovitost u izravnoj komunikaciji s klijentima, u mogućnosti su smanjiti troškove, minimizirati operativne zastoje i pogreške i na kraju opsluživati više kupaca.

Transformiranje radne učinkovitosti može biti izazovno zbog varijabilnosti u zadacima i postavkama kod izravne komunikacije s klijentima. Izravna komunikacija s klijentima često je dinamična i zahtijeva fleksibilnost što mnogim tvrtkama otežava implementiranje standarda učinkovitosti. Dodatno, poboljšanje učinkovitosti zahtijeva duboko razumijevanje vaših postojećih poslovnih procesa. Da biste istaknuli mjesta gdje vaše poslovanje postiže uspjeh i gdje se može poboljšati, razmislite o praćenju ovih ključnih pokazatelja uspješnosti:

Vrijeme ciklusa, vrijeme koje je potrebno za dovršavanje specifičnog zadatka ili procesa.
Propusnost, količina odrađenog posla ili jedinica proizvedenih u danom razdoblju.
Stopa iskorištenja, postotak dostupnog vremena aktivne uključenosti zaposlenika i sustava u produktivne zadatke.
Vrijeme zastoja, količina vremena u kojem sustavi i procesi nisu u funkciji.
Stope pogrešaka, učestalost kvarova ili operativnih pogrešaka.
Trošak po jedinici, ukupni trošak proizvodnje jedne jedinice proizvoda ili usluge.

Pogodnosti

Prednosti učinkovitih operacija izravne komunikacije s klijentima

Postizanje bolje radne učinkovitosti u izravnoj komunikaciji s klijentima generira mnoge poslovne prednosti, uključujući:

Niži operativni troškovi

Pojednostavljene operacije pomažu smanjiti korištenje resursa i nepotrebnog otpada, omogućujući tvrtkama da značajno smanje troškove.

Unaprijeđena konkurentnost

Učinkoviti timovi i procesi za izravnu komunikaciju s klijentima ograničavaju pogreške i zastoje, održavajući visoke standarde kvalitete uz istovremeno skraćivanje vremena koje je potrebno za stavljanje proizvoda ili usluga na tržište.

Povećano zadovoljstvo klijenata

Poboljšana učinkovitost često vodi ka boljoj kvaliteti usluge, bržem vremenu odgovora i boljem korisničkom iskustvu – što može izravno voditi do povećanog zadržavanja klijenata i njihove lojalnosti.

Veća profitabilnost

Pojednostavnjeni tijekovi rada smanjuju operativne troškove uz istovremeno održavanje ili povećanje produktivnosti, poboljšavajući rezultat bez žrtvovanja kvalitete.

Poboljšana kvaliteta rezultata

Pojednostavljeni i standardizirani procesi smanjuju vjerojatnost pogrešaka i nedosljednosti unutar proizvoda ili usluga.

Poboljšana agilnost

Učinkovite operacije izravne komunikacije s klijentima omogućuju tvrtkama da lakše razmještaju svoj kapacitet kao odgovor na tržišne promjene i razvijajuće potrebe kupaca.

Veća produktivnost

Automatizirani zadaci i tijekovi rada osnažuju radnike na prvom mjestu da naprave više posla koristeći istu količinu vremena i truda. Plus, operativna rješenja koje je omogućila umjetna inteligencija mogu koristiti prediktivnu analitiku za predviđanje poslovnih potreba i operativnih problema prije nego što oni mogu utjecati na produktivnost.

Povećan moral zaposlenika

Optimizirane operacije pomažu timovima za izravnu komunikaciju s klijentima da više vremena posvete strateškim inicijativama nego dosadnim, ponavljajućim zadacima. Ovo može smanjiti stope prometa tako što će se zaposlenici osjećati zadovoljnije i uključenije u svoje uloge.

Bolje donošenje odluka

Operacije koje omogućuje umjetna inteligencija zaposlenicima za izravnu komunikaciju s klijentima mogu brzo pružiti uvide u podatke koji im pomažu u donošenju točnijih i pravovremenih odluka.

Primjeri radne učinkovitosti zaposlenika za komunikaciju s klijentima

Tvrtka ili ustanova bilo koje veličine unutar bilo kojeg poslovnog sektora može postići konkurentnu prednost učinkovitijim poslovanjem. Radna učinkovitost izravne komunikacije s klijentima pomaže tvrtkama smanjiti troškove i povećati profitabilnost diljem industrija, uključujući:

Zdravstvena skrb. Medicinske sestre i liječnici implementiraju tehnološke alate unutar svojih operacija kako bi automatizirali naručivanje pacijenata, optimizirali protok pacijenata i skratili vrijeme čekanja. Na primjer, mnoge bolnice koriste elektroničke zdravstvene kartone za transformaciju pristupa informacija o pacijentima i smanjenje papirologije.
Proizvodnju. Tvrtke, kao što je Toyota, minimiziraju troškove zaliha usvajanjem proizvodnih sustava „točno na vrijeme” – što znači da primaju i proizvode samo ono što im je potrebno, kada im je to potrebno. Plus, mnoga proizvodna postrojenja koriste automatizaciju i robotiku za pomoć u poboljšanju preciznosti i smanjenju grešaka.
Ugostiteljstvo. Hoteli usvajaju tehnologiju, kao što su alati za mobilni alati za prijavu i odjavu, kako bi smanjili vrijeme čekanja i poboljšali zadovoljstvo. Oni često također nude softver za zakazivanje kako bi se optimiziralo upravljanje osobljem na temelju popunjenosti i potražnje.
Logistika. Brodarska društva automatiziraju pakiranje robe kako bi ubrzala procese ispunjavanja. Plus, ona koriste i softver za optimizaciju smjera radi ubrzanja isporuka i smanjenja potrošnje goriva.
Maloprodaja. Trgovine koriste rješenja za upravljanje inventarom kako bi spriječile gomilanje robe na skladištu i nedostatak robe. Ovo također povećava zadovoljstvo klijenata osiguravajući da proizvodi budu lako dostupni za kupnju.

Radna učinkovitost u odnosu na djelotvornost

Razumijevanje načina na koji se radna učinkovitost i efektivnost razlikuju i odnose jedna prema drugoj važno je za tvrtke ili ustanove koje traže dugoročni uspjeh. Mada su oba koncepta ključna za ukupno zdravlje poslovanja, radna učinkovitost fokusira se na rezultate poslovnih procesa i na to koliko dobro taj rad postiže željene ciljeve. Na primjer, kad operacije izravne komunikacije s klijentima ne ispunjavaju poslovna očekivanja i potrebe klijenata, mogu se smatrati neučinkovitima.

Radna učinkovitost odnosi se na optimizaciju procesa organizacije. Implementiranje učinkovitih operacija pomaže osigurati provođenje poslovanja na najprofitabilniji mogući način. Bez učinkovitosti, efektivne operacije nisu održive – i bez djelotvornosti, učinkovite operacije su besmislene.

Radna učinkovitost u odnosu na produktivnost

Dok radna učinkovitost mjeri koliko se dobro koriste poslovni resursi za dovršetak posla, produktivnost je samo mjerilo obavljenog ukupnog rada. Obje ideje teže tome da poboljšaju poslovne performanse, ali to rade na različite načine. Poboljšanjem produktivnosti, tvrtke ili ustanove mogu stvoriti više proizvoda i pružiti više usluga bez potrebe za dodatnim resursima. Tvrtke se mogu fokusirati na poboljšanje produktivnosti, a ne na učinkovitost, kako bi ostvarile veću prodaju i postigle bolji prihod.

S druge strane, radna učinkovitost pomaže tvrtkama smanjiti troškove i poboljšati profitne marže. Optimizacijom procesa, tvrtke ili ustanove mogu poboljšati korištenje svojih dostupnih resursa. Poboljšana radna učinkovitost također može indirektno utjecati na produktivnost smanjenjem izgubljenog vremena i rada, omogućujući radnicima da proizvode više bez korištenja više resursa.

Razmislite o usvajanju uravnoteženog pristupa poboljšanju učinkovitosti i produktivnosti izravnog kontakta s klijentima kako biste osigurali da vaša tvrtka povećava proizvodnju i prihod na održiv, ekonomičan način.

Radna učinkovitost potaknuta umjetnom inteligencijom

Korištenje AI alata kao što su Microsoft Power Apps i Microsoft Power Automate, tvrtke mogu obaviti više posla i koristiti manje resursa. Inteligentna rješenja pružaju mogućnosti automatizacije i analize podataka koji pomažu tvrtkama ili ustanovama povećati produktivnost i donositi informiranije odluke. Zaposlenici za komunikaciju s klijentima mogu potaknuti AI učinkovitost automatizacijom rutinskih zadataka i procesa – kao što su unos podataka, zakazivanje raspored i upravljanje inventarom – kako bi se više vremena usmjerilo na djelotvorne poslovne inicijative. Plus, radnici mogu koristiti AI alate za brzo analiziranje ogromnih količina podataka kako bi pojednostavili procese donošenja poslovnih odluka i predvidjeli operativne probleme prije nego oni poremete tijekove rada.

Kako povećati operativnu učinkovitost zaposlenika za komunikaciju s klijentima

Strategije i tehnike za poboljšanje radne učinkovitosti komunikacije s klijentima uključuju:

Optimizacija procesa. Nadzirite svoje postojeće tijekove rada kako biste identificirali uska grla i neučinkovitosti koje treba pojednostaviti. Plus, implementirajte standardizirane radne procedure kako biste osigurali dosljednost i smanjili pogreške.
Tehnološko uvođenje. Automatizirajte ponavljajuće zadatke i procese u kojima se troši vrijeme kako biste to isto vrijeme uštedjeli. Plus, koristite alate kao što je Microsoft Teams za poboljšanje suradnje i komunikacije između zaposlenika za komunikaciju s klijentima.
Obuka zaposlenika i razvoj. Kontinuirano pružaju zaposlenicima za komunikaciju s klijentima ažurirane informacije, tehnologije i najbolje prakse koje su im potrebne za postizanje uspjeha. Plus, potaknite programe za razvoj vještina za pomoć u pojačanju angažmana i učinkovitosti zaposlenika.
Nadzor za performanse. Uspostavite metriku i pokazatelje ključnih performansi za praćenje učinkovitosti i produktivnosti komunikacije s klijentima – i identificirajte područja za poboljšanje.
Upravljanje resursima. Dodijelite poslovne resurse, kao što su osoblje i zalihe proizvoda na optimalan način kako bi se smanjio otpad i povećala profitabilnost.

Postizanje radne učinkovitosti zaposlenika za komunikaciju s klijentima

Steknite konkurentnu prednost osnaživanjem vašeg poslovanja sveobuhvatnim rješenjem operacija komunikacije s klijentima, kao što je Microsoft 365. Korištenje alata poput servisa Microsoft Teams diljem vaših operacija može pomoći radnicima da lakše surađuju i nadiđu komunikacijske izazove. Na primjer, Coop Norge, glavno norveško tržište namirnica nije imalo dosljedan način da zaposlenici za komunikaciju s klijentima međusobno kontaktiraju i dijele informacije. Uvođenjem servisa Teams, Coop je pojednostavio komunikaciju između 23 000 radnika, omogućujući svakome brz pristup važnim informacijama i učinkovitu suradnju.

Napredna operativna rješenja također omogućuju vašoj tvrtki uštedu vremena i truda automatizacijom svakodnevnih zadataka. Zamjenom procesa koji su intenzivni u korištenju resursa alternativama pogonjenim umjetnom inteligencijom, vaša tvrtka može dramatično poboljšati učinkovitost operacija komunikacije s klijentima. Na primjer, japanska kozmetička tvrtka Shiseido implementirala je Power Apps za automatsku izradu prodajnih prijedloga pomoću digitalne tehnologije. Ovo smanjuje ručni rad potreban za dovršetak postupka uz istovremeno osiguravanje veće dosljednosti. Plus, rješenja analize inteligentnih podataka može pomoći vašim timovima za komunikaciju s klijentima potiče radnu učinkovitost i održivost poboljšanjem postupaka donošenja odluka.

Operativna učinkovitost, ili radna učinkovitost, označava koliko dobro tvrtka ili ustanova koristi poslovne resurse – kao što su vrijeme i rad – kako bi maksimizirala produktivnost uz istovremeno minimiziranje troškova i otpada. Tvrtke s visokom operativnom učinkovitosti mogu isporučiti visokokvalitetne proizvode ili usluge uz male troškove, poboljšavajući svoju cjelokupnu profitabilnost i konkurentnost.
Tvrtke diljem djelatnosti mogu potaknuti radnu učinkovitost kako bi postigle konkurentsku prednost. Primjeri obuhvaćaju sljedeće:

Optimiziranje maloprodajnih zaliha pomoću naprednih sustava upravljanja inventarom.
Ubrzavanje isporuka i smanjenje potrošnje goriva s pomoću softvera za optimizaciju rute.
Racionalizacija zdravstvene zaštite s pomoću automatiziranog rasporeda pacijenata i elektroničkih zdravstvenih kartona.
Ubrzavanje restoranske usluge i povećanje točnosti narudžbi pomoću sustava digitalnog naručivanja.
Tri glavna faktora koji doprinose radnoj učinkovitosti uključuju:

Optimizacija procesa, osiguravajući pojednostavljenje tijekova rada kako bi se potaknula produktivnost i smanjili zastoji.
Iskorištenje resursa, iskorištavanje dostupnih poslovnih resursa – poput tehnologije – na najbolji način – za maksimiziranje rezultata i ograničenje otpada.
Kontinuirana procjena i poboljšanje, redovito ocjenjivanje i poboljšanje poslovanja kako bi se prilagodili promjenjivim uvjetima i povećali profitabilnost.
Da biste izmjerili radnu učinkovitost vašeg poslovanja, razmislite o praćenju sljedećih ključnih pokazatelja uspješnosti:

Vrijeme ciklusa, vrijeme koje je potrebno za dovršavanje specifičnog procesa.
Propusnost, količina odrađenog posla u danom razdoblju.
Stopa iskorištenosti, količina vremena u kojem su sustavi uključeni u produktivnost.
Vrijeme zastoja, količina vremena u kojem sustavi nisu u funkciji.
Stope pogrešaka, učestalost pogrešaka.
Trošak po jedinici, ukupni trošak proizvodnje jedne jedinice proizvoda ili usluge.
Operativna učinkovitost ili radna učinkovitost, odnosi se na ishode postupaka i na to koliko uspješno obavljen posao postiže namijenjene poslovne ciljeve. Na primjer, kad operacije izravne komunikacije s klijentima ne ispunjavaju potrebe klijenata, mogu se smatrati neučinkovitima.