This is the Trace Id: 201748e3a1143b4780f3e9e148e71677

Pet vrsta alata za suradnju koja poboljšavaju produktivnost

Grupa ljudi plješće rukama.

Kako alati za suradnju poboljšavaju produktivnost

Svaki posao ima koristi od odličnog timskog rada. Suradnja među članovima tima ključna je, bilo da prodajete cvjetne dizajne ili gradite sljedeću aplikaciju za pametni telefon. No izvrsna suradnja zahtijeva izvrsnu komunikaciju. A kvaliteta te komunikacije, pokazuju studije, daleko je vrjednija od kvantitete.

U ovom članku saznajte kako alati pomažu daljinskim timovima da surađuju i poboljšaju produktivnost. Osim toga, otkrijte kako najnoviji alati umjetne inteligencije pomažu timovima da ubrzaju komunikaciju, pojednostave zadatke, poboljšaju kreativnost i još mnogo toga.

Suradnja na radnom mjestu uvijek se razvija

Suradnja je zajednički rad prema zajedničkom projektu ili cilju i sada je kritičnija nego ikada. No stvaranje radnog mjesta na kojem suradnja napreduje ne funkcionira besprijekorno kao što je planirano. Ponekad timovima nedostaje zajednička vizija ili članovi tima ne razumiju svoje odgovornosti, što dovodi do zbunjenosti i neučinkovitosti.  

Stoga je važno odabrati odgovarajuće alate za suradnju. Srećom, suradnja na radnom mjestu razvila se iz dana beskrajnih nizova e-pošte i ponavljajućih ciklusa sastanaka. Današnji alati iskorištavaju prednost uvijek povezane mreže s pristupom datotekama u stvarnom vremenu i suradnjom prikladnom za distribuirane timove i hibridni rad. 

Alati za suradnju, kao što su video konferencije, softver za računalstvo u oblaku, a sada i umjetna inteligencija, pojavili su se za poboljšanje učinkovitosti, produktivnosti i timske suradnje. 

Važnost i nužnost alata za suradnju došla je u prvi plan tijekom vrhunca COVID-19 s mnogim zaposlenicima koji su bili prisiljeni raditi na daljinu dulja vremena. Zapravo, prema tvrtki Gartner Inc. anketa, gotovo 80 posto radnika koristilo je alate za suradnju za rad u 2021., što je porast u odnosu na nešto više od polovice radnika u 2019. 

Iako postoji mnogo vrstaalata za suradnju na mrežikoji pomažu timovima da učinkovito komuniciraju i ostanu koordinirani, pravi alati u pravo vrijeme mogu omogućiti timovima da rade učinkovitije.

Odabir pravih alata za suradnju

Suradnja na radnom mjestu izgleda drugačije za svaku tvrtku i svaki tim. Ovisno o veličini, strukturi i lokaciji, sve se tvrtke ili ustanove suočavaju s jedinstvenim izazovima kada je u pitanju zajednički rad. Prilikom implementacije novih alata za suradnju razmotrite sljedeća pitanja:

Imate li uspostavljen proces upravljanja promjenama? Implementacija novog alata zahtijeva planiranje i pripremu. Razmislite imate li podršku tvrtke ili ustanove za promjenu, zajedničku viziju ishoda, logističke podrške i podrške zaposlenika te način nadzora utjecaja promjene.

Postoji li krivulja brzog učenja? Jedna od najvažnijih stvari za svaki novi servis je jednostavnost korištenja. Zatražite demonstraciju alata koji vas zanimaju i potražite stvari poput intuitivnih sučelja i jednostavne navigacije.

Kako timovi najbolje komuniciraju? Da li radije koriste isključivo alate za čavrljanje i višekanalne poruke ili komuniciraju i putem e-pošte i alata za upravljanje projektima?

Na kakvim projektima vaši timovi surađuju? Različite industrije trebaju različite alate za suradnju. Marketinškoj tvrtki, primjerice, potrebni su različiti alati nego proizvodnoj tvrtki. Morate razumjeti raspon projekata specifičnih za djelatnost na kojima će vaši timovi raditi.

Koliko ljudi treba surađivati? Manji timovi komuniciraju, dijele informacije i daju ažuriranja napretka drugačije od većih timova. Odaberite odgovarajuće alate za suradnju na temelju veličine tima i tvrtke ili ustanove.

Želite li koristiti više alata ili univerzalnu platformu? Izvršite reviziju trenutnih alata. Nakon što identificirate svu tehnologiju suradnje koju već imate, odlučite želite li dodati nove alate ili zamijeniti stare kako biste maksimalno iskoristili prednosti suradnje cijele tvrtke.

Jesu li integracija i kompatibilnost važni? Ako pronađete alat koji je savršen za jednu stvar, razmislite može li se neprimjetno integrirati s drugim aplikacijama i softverom. Provjerite je li alat kompatibilan sa svim vrstama datoteka koje vaš tim koristi.

Da li je sigurnost glavni prioritet? Alati za suradnju znatno se razlikuju kada je riječ o sigurnosnim mogućnostima. Razmotrite one s pravilnicima koji kontroliraju autorizaciju pristupa sastanku, dijeljenje datoteka, čavrljanje i vanjski pristup. Uz to, neki alati nude sveobuhvatna šifriranja, dok drugi nude ključeve koje drže korisnici.

Koliko želite potrošiti? Prilikom odabira alata za suradnju, cijena je ključni faktor. Neki su besplatni dok drugi imaju planove cijena po mjesecu, godini ili broju korisnika. Osim toga, ako je prilagodba alata nužna, to može biti dodatni trošak.

Imate li vremena i budžeta za obuku? Obuka tima za alate za suradnju je ključna. Zapamtite, da bi alati za suradnju funkcionirali, moraju ih jednostavno usvojiti svi članovi tima. Nakon što se odlučite za rješenje, odvojite vrijeme za obuku timova i počnite polako prelaziti na novi softver ili alat. 

Neke druge ključne značajke koje treba uzeti u obzir prilikom odabira alata za suradnju: 

  • Čavrljanje i razmjena poruka u više kanala 
  • Fleksibilnost (asinkrona, aktivna i suradnja na zaslonskoj ploči)  
  • Skalabilnost
  • Integracija umjetne inteligencije

Šest vrsta alata za suradnju za poboljšanje produktivnosti 

  1. Alati za upravljanje projektima drže stvari na pravom putu
Ruke koje tipkaju na tipkovnici s ikonom lokota.

Microsoft 365 Copilot

Uštedite vrijeme i usredotočite se na stvari koje su najvažnije uz umjetnu inteligenciju u sustavu Microsoft 365 za tvrtke.

Bilo da planirate vjenčanja ili izrađujete web stranice, velike su šanse da ste radili na velikim projektima koji zahtijevaju da puno ljudi odradi svoj dio posla. Srećom, postoje alati za upravljanje projektima koji pomažu u učinkovitom upravljanju svim pokretnim dijelovima.

  

2. Videokonferencije grade odnose

 

Zamislite da morate imati važan sastanak, no polovica vašeg tima putuje ili radi na daljinu. Videokonferencijaje način da dobijete sve prednosti sastanka licem u lice temeljene na istraživanju bez troškova i izazova osobnog planiranja. 

 

3. Čavrljanje brže obavlja stvari

 

Ponekad je aktivacija brzog pitanja i dobivanje odgovora na upit najučinkovitija. S alatima za izravnu razmjenu poruka izrađenim za vaš ured, članovi tima mogu se prijaviti i brzo riješiti problem. 

 

4. Revizija dokumenta u stvarnom vremenu smanjuje kašnjenja

 

Zaboravite lance e-pošte ispunjene privicima i zbunjujućim izmjenama koje ne ulaze u dokument ili prezentaciju. Uz suradnju na dokumentima u stvarnom vremenu, timovi mogu raditi zajedno na istom projektu istovremeno, bilo da se radi o tekstualnom dokumentu, proračunskoj tablici ili PowerPoint prezentaciji. 

 

5. Kontrola verzije oblaka održava stvari organiziranima

 

Pohranjivanje projekata u oblak omogućuje jednostavnu kontrolu verzije, koja omogućuje svakome s pristupom da se u bilo kojem trenutku poveže s mrežom, pronađe određenu verziju i spremi kopiju, ako je potrebno, prije dodavanja povratnih informacija. Osim toga, korištenje aplikacija za suradnju kao što je Microsoft Teams olakšava pronalaženje i sigurno dijeljenje datoteka s drugima. 

 

6. Povećajte povezanost, produktivnost i kreativnost pomoću umjetne inteligencije

 

Biti ispred svojih konkurenata uvijek je izazovno, ali svojim timovima možete dati prednost pomoću AI alata. Ubrzajte komunikaciju, pojednostavite zadatke zaposlenika i ubrzajte pružanje usluga s AI rješenjima kao što je Microsoft 365 Copilot. Predviđajte potrebe svog tima i izbjegavajte prekide u dostupnosti uz prediktivne mogućnosti i ubrzajte operacije pomoću automatizacije.

Neki zadaci s alatima umjetne inteligencije mogu pomoći u sljedećim zadacima:

  • Prođite kroz arhive e-pošte i čavrljanja
  • Rezimiranje sastanka
  • Skice prezentacija
  • Generiranje novih proizvoda i usluga
  • Personalizacija iskustava
  • Poboljšanje donošenja odluka

Pametniji rad s umjetnom inteligencijom: Osnaživanje zaposlenika s novim partnerom u produktivnosti

U ovoj e-knjizi otkrijte kako se alati kao što su Microsoft 365 Copilot mogu koristiti za stvaranje okruženja u kojem se razvija kreativnost i produktivnost.

Prednosti i izazovi alata za suradnju

  Prednost alata za suradnju znači veću učinkovitost i produktivnost. Većina alata osmišljena je kako bi preuzela dio tereta upravljanja projektom s voditelja i članova tima.

Jedan od glavnih izazova korištenja alata za suradnju je prevladavanje krivulje učenja usvajanja novih alata, kao što je AI. Kada se pridruže novi članovi tima, njihovo upoznavanje s korištenjem alata može potrajati. Vodiče za brzi početak i YouTube kanali pomažu ubrzati obuku zaposlenika. 

Rad na mreži obično nudi učinkovitost i mogućnosti upravljanja projektima kako bi svi bili organizirani i na zadatku. Osim toga, računalstvo u oblaku smanjuje vrijeme kašnjenja, pa su svi ažurni. 

Također imajte na umu kada je riječ o umjetnoj inteligenciji, svaki izlaz iz ovih moćnih alata za automatizaciju prije upotrebe trebaju pregledati i potvrditi ljudi.

Omogućite timovima pametniji rad i besprijekornu suradnju

Pravi alati za suradnju mogu pomoći vašim timovima da postignu više zajedno i omogućiti im da rade s bilo kojeg mjesta i u bilo koje vrijeme. Da biste saznali više o Microsoftovim alatima za suradnju, posjetite ove resurse:

Alati za suradnju

 

Upravljanje projektima

 

Alati umjetne inteligencije

 

O autoru

Tim za Microsoft 365 usredotočen je na zajedničko korištenje resursa koji će vam pomoći da pokrenete, vodite i širite poslovanje.

Tim za Microsoft 365 usredotočen je na zajedničko korištenje resursa koji će vam pomoći da pokrenete, vodite i širite poslovanje.

Početak rada s okruženjem Microsoft 365

Poznati Office dopunjen alatima koji vam omogućuju bolju suradnju, pa možete obaviti više posla u svakom trenutku i s bilo kojeg mjesta.
Poslovni uvidi i ideje ne mogu se smatrati izvorom profesionalnih poreznih ili financijskih savjeta. Savjete o svojem slučaju zatražite od vlastitog poreznog ili financijskog savjetnika.

Pratite Microsoft 365