מהי תאימות GDPR?

בעולם המחובר יותר ויותר, תאימות GDPR הפכה להיות בעדיפות קריטית לעסקים המטפלים בנתונים אישיים, ללא קשר למקום שבו הם פועלים. ה- GDPR, שהוצג ב- 2018 הוא תקנה בחוק האיחוד האירופי המתמקדת בהגנה ובפרטיות של נתונים אישיים עבור אנשים בתוך האיחוד האירופי. אי-תאימות ל- GDPR יכולה להוביל לקנסות משמעותיים, מה שהופך אותה לדבר חיוני עבור עסקים בכל הגדלים.

המטרה העיקרית של ה- GDPR היא להגן על נתונים אישיים ולספק לאנשים שליטה רבה יותר על המידע שלהם באינטרנט. היקף ה- GDPR עצום, והוא מכסה כל עסק שמעבד נתונים אישיים של תושבי האיחוד האירופי, ללא קשר למיקום הפיזי של העסק.

תאימות GDPR אינה רק דרישה משפטית—היא הפכה לדרישה עסקית. ארגונים המצייתים ל- GDPR מדגימים מחויבות לפרטיות נתונים שמסייעת לטפח אמון עם לקוחות, עובדים ושותפים. התאימות גם עוזרת לעסקים להימנע מקנסות כספיים משמעותיים המשויכים להפרות נתונים ולאי-תאימות לדרישות GDPR.

התקנה הכללית להגנה על נתונים נוסדה ב- 25 במאי 2018, והחליפה את ההוראה להגנה על נתונים 95/46/EC. היא נוצרה בתגובה לצורך הדיגיטליזציה המהירה של נתונים והצורך לטפל בחששות בנושא פרטיות נתונים. המסגרת המקיפה של GDPR מיועדת לחזק את חוקי הגנת הנתונים ברחבי האיחוד האירופי.

המטרה העיקרית של ה- GDPR היא להגן על נתונים אישיים ולספק לאנשים שליטה רבה יותר על המידע שלהם באינטרנט. היקף ה- GDPR עצום, והוא מכסה כל עסק שמעבד נתונים אישיים של תושבי האיחוד האירופי, ללא קשר למיקום הפיזי של העסק.

נקודות מפתח
ה- GDPR קבע שבעה עקרונות להגנה על נתונים שארגונים באיחוד האירופי או המבצעים עסקים באיחוד האירופי חייבים לפעול על פיהם:

1. חוקיות, הגינות ושקיפות: יש לעבד נתונים באופן חוקי, הוגן ושקוף.
2. מגבלת מטרה: יש לאסוף נתונים ולשמש למטרות ספציפיות בלבד.
3. צמצום נתונים: הנתונים הנאספים צריכים להיות מוגבלים רק למה שנחוץ.
4. דיוק: נתונים אישיים חייבים להיות מדויקים ועדכניים.
5. מגבלות אחסון: אין לשמור נתונים אישיים זמן רב יותר מהצורך.
6. אבטחה וסודיות: יש לעבד נתונים אישיים באופן מאובטח, כדי להגן מפני עיבוד לא מורשה או בלתי חוקי, אובדן בשוגג או נזק.
7. אחריות דיווח: ארגונים חייבים להיות מסוגלים להדגים את התאימות שלהם לכל העקרונות הללו.

ה- GDPR מעניק לאזרחי האיחוד האירופי שליטה משמעותית על הנתונים האישיים שלהם על-ידי יצירת זכויות ברורות המגנות על פרטיותם. ה- GDPR מעניק לאזרחי האיחוד האירופי זכויות מסוימות על הנתונים האישיים שלהם, כולל:
 

• הזכות לקבל דיווח על: לאנשים יש הזכות לקבל מידע על האיסוף והשימוש בנתונים האישיים שלהם, כולל פרטים על הסיבות לאיסוף הנתונים, משך הזמן שבו הם יישמרו ועם מי הם ישותפו.

• הזכות לגישה: אנשים יכולים לבקש גישה לנתונים האישיים שלהם ולהשיג עותק משלהם, כדי להבין כיצד הנתונים שלהם מעובדים ומי מעבד אותם.

• הזכות לתיקון: אם נתונים אישיים כלשהם אינם מדויקים או אינם מלאים, אנשים יכולים לבקש לתקן אותם, כדי לוודא שהמידע שלהם מדויק ומתעדכן.

• זכות זו למחיקה מלאה (הזכות להישכח): בנסיבות מסוימות, לאנשים יש הזכות לבקש את מחיקת הנתונים האישיים שלהם, להסיר את המידע שלהם ממערכות של ארגון אם הוא אינו נחוץ עוד או אם הם מבטלים את הסכמתם.

• הזכות להגביל את העיבוד: אנשים יכולים להגביל את אופן העיבוד של הנתונים האישיים שלהם, בייחוד אם הם מערערים על הדיוק שלהם או זקוקים להם לצורך תביעה משפטית.

• הזכות לניידות נתונים: אנשים יכולים לקבל את הנתונים האישיים שלהם בתבנית קריאה בעלת מבנה הניתנת לקריאת מכונה ולהעביר אותם לבקר נתונים אחר, לבחירתם.

• הזכות לערער: לאנשים יש זכות ללחוץ על עיבוד הנתונים האישיים שלהם, בייחוד אם הם משמשים לשיווק ישיר או אם יש להם מצב ספציפי שדורש פרטיות.
  
  

יחד, זכויות אלה מבטיחות שלפרטים תהיה נראות ברורה ושליטה על הנתונים האישיים שלהם, כדי לחזק את השקיפות ואת האחריות בקרב ארגונים. מעבר לזכויות אלה, ה- GDPR גם מגדיר קווים מנחים מחמירים לגבי האופן שבו ארגונים חייבים להשיג ולנהל הסכמה מאנשים אחרים לפני עיבוד הנתונים שלהם.

דרישות הסכמה
ה- GDPR דורש שארגונים יקבלו הסכמה מפורשת מאנשים מסוימים לפני איסוף ואחסון הנתונים שלהם. יש לתת הסכמה זו באופן חופשי, ספציפית, מושכלת ולא חד-משמעית, ולהבטיח שאנשים מבינים באופן מלא אילו נתונים הם הסכימו שייאספו לגביהם.

בנוסף לקווים המנחים להסכמה, ה- GDPR מדגיש אמצעי הגנה על נתונים פרואקטיביים. עבור פעילויות עיבוד בסיכון גבוה, ארגונים חייבים לבצע הערכות של השפעת הגנה על נתונים כדי להעריך ולצמצם סיכונים פוטנציאליים לזכויות ולחירויות של אנשים.

הערכות השפעה של הגנה על נתונים (DPIA)
עבור כל פעולות עיבוד שעלולות להשפיע באופן משמעותי על הזכויות והחירויות של אנשים מסוימים, הערכת השפעה על הגנה על נתונים הינה הכרחית. הערכה זו בודקת את הסיכונים הכרוכים בעיבוד נתונים אישיים ובחלוקה לרמות של האמצעים לצמצום סיכונים אלה, כדי להגן על הפרטיות של אנשים ולהבטיח תאימות.

הערכה ראשונית וניתוח מרווחים
השגת תאימות GDPR מתחילה בהערכה יסודית של שיטות הנתונים הנוכחיות בתוך הארגון. הדבר כרוך בזיהוי ומיפוי של כל פעילויות עיבוד הנתונים, כולל איסוף נתונים, אחסון, שיתוף ומחיקה. המטרה היא לקבל הבנה מקיפה של מיקום הנתונים האישיים, האופן שבו הם זורמים דרך הארגון ומי מקבל גישה אליהם.

לאחר איסוף מידע על שיטות הטיפול הנוכחיות בנתונים, השלב הבא הוא לבצע ניתוח מרווחים. ניתוח זה משווה בין שיטות העבודה הקיימות של ארגון כנגד דרישות ה- GDPR כדי לחדד אזורים הדורשים שיפור. מרווחים נפוצים עשויים לכלול היעדר רשומות ברורות של עיבוד נתונים, מנגנוני הסכמה לא מספקים או אמצעי אבטחה לא מספקים.

כדי לטפל במרווחים אלה, חיוני לתאימות GDPR ולעתים קרובות דורש שיתוף פעולה בין מחלקות, כגון IT, משפטי ו- HR, כדי לפתח אסטרטגיית תאימות לכידות. על-ידי הבנת המצב הנוכחי של הארגון, עסקים יכולים ליצור תוכנית פעולה מבנים כדי לסגור פערי תאימות ולחזק את אמצעי הפרטיות של הנתונים.

מיפוי נתונים ותיעוד
מיפוי נתונים מהווה חלק חיוני בתאימות GDPR, מכיוון שהוא מספק ייצוג חזותי ברור של האופן שבו הנתונים יתנהלו בתוך הארגון. תהליך זה כרוך במעקב אחר כל פיסת נתונים אישיים מנקודת האיסוף שלה לאחסון, עיבוד, שיתוף ובסופו של דבר, מחיקה. על-ידי מיפוי זרימות נתונים, ארגונים יכולים לזהות פעילויות בלתי נחוצות של עיבוד נתונים, לגלות את המחסומים של הנתונים ולהבטיח שרק נתונים רלוונטיים נאספים ונשמרים. כמו כן, מיפוי נתונים עוזר לעסקים לחשוף פגיעויות אבטחה פוטנציאליות, במיוחד כאשר נתונים מועברים בין מערכות או לספקים חיצוניים.

בנוסף למיפוי זרימות נתונים, תקנות ה- GDPR מחייבות ארגונים לשמור רשומות מפורטות של פעילויות עיבוד נתונים. רשומות אלה צריכות לכלול את המטרה של איסוף נתונים, בסיסים משפטיים לעיבוד, תקופות שמירת נתונים וצדדים שלישיים המעורבים בעיבוד נתונים.

הטמעת פריטי מדיניות של הגנה על נתונים
יצירת מדיניות נתונים מקיפה חיונית לעמידה בתקנות ה- GDPR. פריטי מדיניות אלה מתארים כיצד לטפל בנתונים אישיים בתוך הארגון, ומכסה נושאים כמו גישה לנתונים, שמירה ואבטחה. מדיניות הגנה על נתונים מנוסחת היטב מספקת קווים מנחים לגבי שימוש מקובל בנתונים, עוזרת לעובדים להבין את חשיבת התפקיד שלהם בשמירה על אבטחת נתונים ומגדירה את תקן האופן שבו הארגון עומד במחויבויות שלו לעמידה בתקנות ה- GDPR. פריטי מדיניות יעילים של הגנה על נתונים צריכים להיות נגישים וברורים, ולעבור בדיקה קבועה כדי להבטיח שהם יישארו תואמים לדרישות ולטכנולוגיות מתפתחות של פרטיות נתונים.

יישום פריטי מדיניות אלה ברחבי הארגון דורש הדרכה. עובדים בכל הרמות צריכים להבין את עקרונות ה- GDPR ולעודד אותם לפעול בהתאם לשיטות העבודה המומלצות בטיפול בנתונים. בכך שעובדים יודעים מה החשיבות של הגנה על נתונים ואת תפקידם בהגנה על מידע אישי, ארגונים יכולים להפחית את הסיכון להפרות נתונים בשוגג. גישה מובנית זו תומכת לא רק בתאימות GDPR, אלא גם תורמת לאבטחת נתונים כללית.

עבור חברות בארה"ב, תאימות GDPR מציגה מורכבויות נוספות. ייתכן שארגונים המבוססים מחוץ לאיחוד האירופי לא יכירו את תקני GDPR, ותאימות מחייבת עמידה במחויבויות מחמירות גם ללא נוכחות פיזית באירופה. חברות ארה"ב המטפלות בנתונים האישיים של האזרחים באיחוד האירופי חייבות לייעד נציג באיחוד האירופי, לנווט לחוקי העברת הנתונים הטרנס-אטלנטיים ולתאם את התהליכים שלהן בהתאם לתקנים הגבוהים של ה- GDPR.

כלים ומשאבים רבים זמינים לסייע לארגונים, כולל חברות המבוססות בארה"ב, להשיג ולוודא עמידה בתאימות GDPR, כגון תוכנה להגנה על נתונים, רשימות פעולות לביצוע של תאימות ותוכניות הדרכה.

כדי להבטיח תאימות מתמשכת בתקנות ה- GDPR, כדאי לשקול ליישם את רשימת הפעולות לביצוע הבאה:


ביקורות וניטור רגילים:
בצע ביקורות קבועות של פעילויות עיבוד הנתונים שלך כדי לזהות אם חלו סטיות כלשהן מדרישות ה- GDPR. נטר באופן רציף את המערכות ואת אמצעי אבטחת הנתונים שלך.

תוכניות הדרכה ומודעות:
ספק לעובדים שלך הדרכה מקיפה לגבי תאימות GDPR. ודא שכל העובדים מבינים את התפקידים ואת תחומי האחריות שלהם בהגנה על נתונים אישיים.

מתן מענה להפרות נתונים וקנסות:
צור תוכנית תגובה יציבה לתקריות כדי לטפל בהפרות הנתונים ולמזער את השפעתם. היה מוכן לטפל בקנסות וקנסות פוטנציאליים על אי-תאימות.

בנוף המתפתח של פרטיות נתונים, עמידה מתמשכת בתאימות GDPR יכולה להיות משימה מורכבת הדורשת משאבים עבור עסקים בכל הגדלים. עם תקנות מחמירות שנועדו להגן על הנתונים האישיים של אנשים, חברות זקוקות לפתרונות מהימנים התומכים במאמצי התאימות שלהם בכל רמה. כדי לתמוך במאמצי התאימות שלך, Microsoft מציעה כלים ופתרונות, כגון Microsoft Purview ופתרונות אבטחת נתונים אחרים, כדי לעזור לך לנהל ביעילות התחייבויות להגנה על נתונים.

על-ידי שילוב כלים אלה, עסקים יכולים לייעל את תהליכי התאימות שלהם, להפוך משימות דיווח מרכזיות לאוטומטיות ולשפר את אבטחת הנתונים הכוללת, ובכך למזער את הסיכונים המשויכים לאי-תאימות.