מה הם לוחות מחוונים של KPI?

מהו KPI?

מחוון ביצועי מפתח הוא ערך מדיד שמראה עד כמה אתה עומד ביעדים שלך ביעילות. חשוב על מחווני ביצועי מפתח כעל טבלת ניקוד של החברה שלך – זו דרך למדוד האם אתה עומד, או לא עומד, ביעדים שלך.

מדוע מחווני ביצועי מפתח הם חשובים

זיהוי ומעקב אחר מחווני ביצועי מפתח מאפשר לך לדעת אם העסק שלך בדרך הנכונה - או שעליך לשנות מסלול כדי לא לאבד זמן וכסף יקרים. כאשר נעשה בהם שימוש נכון, מחווני ביצועי מפתח הם כלים רבי עוצמה שעוזרים לך:

אז איך מתחילים לזהות את מחווני ה- KPI החשובים לעסק שלך? התחל בבירור היעדים האסטרטגיים שלך – ברמה הארגונית או לפי מחלקות.

יעדים אלה יעזרו לך לזהות אילו מחווני ביצועי מפתח חשובים לחברה שלך. בחירת מחווני ה- KPI הרלוונטיים תלויה לחלוטין ביעדים אלה וביכולתך למדוד את הביצועים ביחס אליהם.

לאחר מכן, הגדר את יעדי ה- KPI שאתה חותר להשיג וכיצד למדוד אותם. זכור שיעדים יכולים להיות גם קטנים וקצרי טווח וגם גדולים לטווח הארוך.

דבר עם הצוות שלך ושיח פתוח על מחווניי KPI ועל היעדים שהוצבו להם. האם הם תובעניים מדי? קלים מדי להשגה? יעדים צריכים להיות מאתגרים, אך אם הם שאפתניים מדי או מתבססים לחלוטין על מדדים שאינם בשליטת הצוות, בחינה מחודשת תהיה מעשה חכם. רצוי גם לבחון את הפעולות והטקטיקות שמשמשות את החברה כדי להשיג יעדים אלה. לבסוף, הקדש זמן כדי להעריך את מצבך היום —זה יהיה המקום שממנו תתחיל למדוד את ה- KPI.

הכר את סוגי ה- KPI השונים

זיהוי אלו מחווני ביצועי מפתח הם אלה שכדאי לעקוב אחריהם נעשה קל יותר כאשר מבינים טוב יותר את סוגי ה- KPI המשמשים ברוב המקרים למדידת התקדמות.

מחווני ביצועי מפתח מובילים ומחווני מבט לאחור משלימים זה את זה, ומשמשים במקביל. לצד מחווני ביצועי מפתח כמותיים ואיכותיים, הם נקודת התחלה טובה.

עבור כל KPI שתבחר,הקצה אחראי וקבע תדירות מעקב מוסכמת. יהיו המחוונים שתחליט לעקוב אחריהם אשר יהיו, השימוש בפלטפורמה או בכלי KPI הוא המפתח לעבודה משותפת עם הצוות על הגדרת המחוונים. הגדרה של כל KPI במשותף, ואז איסוף נתוני הקשר ואיחודם לתצוגה יחידה, מאפשרים לכם לפעול באופן מדויק ובזמן אמת.

דוגמאות ללוחות מחוונים של KPI

לוחות מחוונים יעילים של KPI מרכזים את כל מחווני ביצועי המפתח הדרושים למעקב אחר יעדיכם האסטרטגיים, ויוצרים תצוגה חזותית של כל המדדים הרלוונטיים, זה לצד זה, במקום אחד. הבט בדוגמאות ללוחות מחוונים של KPI אלה וחשוב מהם המדדים העיקריים שחשוב לך לעקוב אחריהם:

יעילות השיווק

• ביצועי מילות מפתח

• זמן ממוצע בעמוד

• שיעור המרה

• ציון ממוצע של הפניה

• יחס הפניה לתנועת אתר אינטרנט

שירות לקוחות

• דירוג שביעות רצון של הלקוחות

• עלות לשיחה

• זמן לתגובה ראשונה

• שיעור שימור לקוחות

• זמן פתרון ממוצע

תקינות פיננסית

• רווח והפסד

• יחס שוטף

• תזרים מזומנים תפעולי

• שיעור השחיקה

• הוצאות ספק

ביצועי IT

• זמן ממוצע לתיקון

• השבתה של השרת

• החזר על השקעה ב- IT

• כרטיסים לא פתורים לעובד

• פרויקטים שבוצעו במסגרת התקציב

דיווח KPI

דוחות KPI מעלים את המידע המוצג בלוח המחוונים של KPI לרמה חדשה. הם מעמיקים יותר בנתונים ומחלצים תובנות וניתוחים מפורטים יותר.

דוח KPI מסייע לבעלי עניין וחברי צוות לזהות מגמות או צווארי בקבוק במהלך פרק זמן מסוים, כך שהם יוכלו לקבל החלטות טובות יותר. נושאי הדיווח עשויים לכלול:

כדי ליצור את דוח ה- KPI שלך, הגדר תחילה את קהל היעד ואת מטרת הדוח. לדוגמה, ייתכן שתרצה להציג לבעלי העניין של החברה את ההתקדמות ברבעון השלישי לקראת יעד ההכנסות שלך. ודא שכל מחווני ביצועי המפתח המוצגים בדוח שלך מתייחסים לאותו נושא מרכזי.

בבואך ליצור דוחות מדדי KPI, חשוב על הנקודות הבאות:

שיטות עבודה מומלצות בנושא KPI

כדי לעזור לך לנצל בהצלחה את העוצמה של מחווני ביצועי מפתח, ריכזנו כמה טיפים שיעזרו לך להתחיל.

זיהוי מחווני ביצועי מפתח:

ניטור מחווני ביצועי מפתח:

טעויות נפוצות ביחס ל- KPI

הימנע מטעויות נפוצות אלה ביחס ל- KPI:

1. בחירת מחווני ביצועי מפתח שאינם חיוניים להשגת המטרות האסטרטגיות שלך. אף על פי שמעקב אחר המדדים העסקיים הרלוונטיים הוא מעשה חכם, לא כל המדדים ראויים לקביעת מצב ה- KPI.
2. אימוץ מחווני ביצועי מפתח לא מוגדרים כראוי או מעורפלים. עבוד בשיתוף פעולה עם הצוות שלך כדי להגדיר את מחווני ביצועי המפתח, עם פירוט אופן מדידתם. ולא, תתקשה לעמוד ביעדים שלך.
3. הגדרת יעדי KPI מנותקים מהמציאות או לא ברי השגה. עדיף להגדיר יעדים מציאותיים יותר כאלה המתבססים על נתונים היסטוריים, משאבים וטקטיקות נוכחיות. רצוי להתמקד במסגרת זמן מסוימת או להגדיר יעדים לטווח הקצר והארוך.
4. מעקב אחר מחווני ביצועי מפתח ללא בעלים. אחריות הדיווח היא חשובה, לא רק לתוצאות, אלא גם לתהליך. לכל KPI דרוש בעלים שיהיה אחראי על מעקב, דיווח, ניתוח ופעולה.
5. אי נקיטת פעולה בהתאם לממצאי מחווני ה- KPI. בין אם אתה עומד ביעדים שלך ובין אם אינך מצליח לעמוד בהם, מחווני KPI הם כלים שיסייעו לך לקבל החלטות טובות יותר. לכן, אל תעקוב רק לשם המעקב - נקוט פעולה.