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Que sont les outils d’automatisation des flux de travail ?

Les outils et logiciels d’automatisation des flux de travail automatisent les processus manuels et les tâches répétitives avec une logique basée sur des règles, améliorant ainsi la productivité, l’efficacité et la précision organisationnelle.
une personne debout et vérifiant sa tablette avec un visage souriant

Définition d'un logiciel d'automatisation des flux de travail

 

Les logiciels d’automatisation des flux de travail rationalisent les tâches traditionnellement manuelles et fastidieuses pour aider les entreprises à gagner du temps, à réduire le risque d’erreur humaine et à augmenter la productivité sur le lieu de travail. En automatisant les processus, les équipes peuvent se concentrer sur des projets à plus fort impact plutôt que sur des tâches répétitives, et bénéficient d'une visibilité sur les flux de travail pour aider à identifier les domaines d'opportunité.

 

L'automatisation des flux de travail aide les entreprises à affiner leurs processus de plusieurs manières en :

 

  • Automatisation et déclenchement de tâches.

  • Améliorer l'efficacité et la productivité.

  • Identifier les domaines d’amélioration des processus.

  • Gestion des flux de travail et suivi des performances.

  • Configuration de rappels.

  • Préservation de la synchronisation des équipes.

  • Collecte d’informations exploitables.

  • Optimisation de l’utilisation des ressources.
     

Les logiciels d’automatisation des flux de travail fonctionnent sur des sources de données et un ensemble de règles pour manipuler ces données, imitant l’intelligence humaine. Ces outils de workflow suivent généralement des « instructions si/alors », fonctionnant selon une règle de « si A se produit, alors faites B ». Ce système logique basé sur des règles décrit les actions qui doivent suivre un événement, ce qui permet d’économiser du temps et de l’argent et de réduire le risque d’erreurs humaines.

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Types d'outils d'automatisation des flux de travail

 

De la saisie de données à la gestion des prospects et à la comptabilité, les outils d'automatisation des flux de travail sont conçus pour réduire le travail fastidieux et optimiser les processus. Cela permet de maximiser le temps et les ressources de l’entreprise, permettant aux employés de se concentrer sur des projets à plus fort impact qui nécessitent souvent davantage de résolution de problèmes et de réflexion créative, quelque chose que même le meilleur logiciel d’automatisation des flux de travail ne pourra pas remplacer.

 

Les logiciels d’automatisation des flux de travail sont un élément clé de la gestion des processus métier (BPM), et il existe plusieurs outils pour optimiser les fonctions principales de votre organisation et rationaliser les tâches manuelles. Certains types d’outils d’automatisation du flux de travail incluent :

 

Gestion de projet

 

Peut-être le type d’outil d’automatisation des flux de travail le plus reconnu, les applications de gestion de projet aident à relier les personnes, les données et d’autres actifs pour optimiser les processus. Ces types d’outils améliorent la collaboration et aident à définir, gérer et améliorer la prestation de travail au sein de plusieurs équipes. En maintenant une visibilité élevée sur le projet et une communication ouverte, les processus se déroulent finalement de manière plus fluide et plus efficace.

 

Ventes et marketing

Les outils de workflow de vente et de marketing facilitent la gestion des données des prospects et des clients. Les meilleures applications utilisent des analyses intégrées pour aider à trouver les inefficacités et accélérer les processus sur plusieurs canaux, des e-mails et SMS aux médias sociaux. Ces outils d’automatisation ne se contentent pas de répéter la même tâche à chaque fois ; en fait, beaucoup créent des flux de travail pour envoyer du contenu marketing personnalisé en fonction du comportement des clients.

 

Service clientèle
 

Les outils de flux de travail du service client permettent d'attribuer automatiquement des tickets aux agents, d'envoyer des réponses automatiques aux questions courantes et d'étiqueter automatiquement les tickets en fonction de la question soumise. Grâce à l'automatisation du flux de travail du service client, les entreprises peuvent résoudre plus rapidement les problèmes des clients, libérant ainsi les agents en direct pour les problèmes plus complexes.

 

Finance
 

Les outils d’automatisation des flux de travail financiers aident les entreprises à maintenir les processus financiers organisés, conformes et cohérents. Ces types de flux de travail peuvent aider aux opérations quotidiennes telles que les approbations budgétaires, la facturation, les requêtes d'achat et de dépenses et les écritures comptables.

 

Ressources humaines
 

Les outils de flux de travail dans les ressources humaines aident à automatiser la documentation et à réduire la surveillance administrative, réduisant ainsi le risque d’erreur et offrant un meilleur soutien aux employés. Ces types d’outils peuvent aider à la gestion des nouvelles recrues, aux feuilles de temps, aux offres d’emploi et aux requêtes de congés, donnant ainsi aux professionnels des RH plus de temps pour se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.

Comment l’automatisation des flux de travail profite-t-elle à votre organisation ?

 

Que vous cherchiez à automatiser des processus financiers, marketing ou informatiques, les logiciels d’automatisation des flux de travail allègent le fardeau des tâches manuelles et permettent aux entreprises d’économiser beaucoup de temps, de ressources et d’argent. Ces outils de flux de travail accélèrent non seulement les processus de votre équipe, mais ils aident également à libérer du temps pour le travail le plus important et à guider la prise de décision future, en travaillant dans le cadre d'une solution logicielle de gestion des processus métier plus vaste.

 

Avantages des outils d'automatisation des flux de travail

 

  1. Moins d’erreurs

     

    La saisie manuelle des données est fastidieuse et ouvre la voie à de petites erreurs humaines qui peuvent avoir un impact important sur votre organisation, des inexactitudes comptables aux factures incorrectes. Les logiciels de workflow, quant à eux, utilisent des données centralisées en temps réel pour exécuter des tâches administratives, réduisant ainsi le risque d’erreurs coûteuses.

     

  2. Des processus rationalisés

     

    Les outils d’automatisation des flux de travail augmentent la visibilité des processus, réduisent les goulots d’étranglement et permettent aux projets d’avancer dans la bonne direction. Étant donné que les tâches assignées et de suivi peuvent être attribuées automatiquement, les performances sont plus faciles à suivre et à gérer, ce qui minimise les retards dans le processus.

     

  3. Amélioration de la productivité

     

    Lorsque les tâches fastidieuses et manuelles sont automatisées, les équipes disposent de plus de temps et de ressources pour se concentrer sur des projets à plus fort impact. De nombreuses applications d’automatisation des flux de travail améliorent également la collaboration globale : moins de temps est ainsi perdu à rechercher des informations, à obtenir des approbations ou à assurer le suivi des communications.

     

  4. Amélioration de la communication

     

    Des flux de travail clairement conçus et des notifications automatisées aident les employés à rester sur la même longueur d'onde et à comprendre leurs rôles dans un projet. Cela facilite également la collaboration interfonctionnelle et améliore la responsabilisation des tâches, garantissant que tout le monde travaille vers le même objectif.

     

  5. Informations plus approfondies

     

    Les rapports en temps réel avec une meilleure visualisation constituent un avantage clé de l’automatisation des flux de travail. L’utilisation de l’analyse des données sur les processus permet aux organisations de capturer des indicateurs de performance, d’identifier les domaines d’opportunités et de prendre des décisions plus éclairées concernant leurs opérations.

Comment choisir les meilleurs outils d'automatisation des flux de travail pour les besoins de votre entreprise

 

Lorsque vous choisissez le meilleur outil d’automatisation des flux de travail pour votre organisation, il est important d’analyser d’abord vos processus actuels, d’identifier les goulots d’étranglement et de comprendre quelles équipes utiliseront les outils. Une fois que vous avez une meilleure compréhension des besoins de votre entreprise, recherchez les fonctionnalités suivantes lorsque vous comparez différentes solutions :

 

  • Une interface conviviale et une navigation simple.

  • IA et apprentissage automatique pour le traitement intelligent des documents (IDP).

  • Intégrations transparentes avec des outils tiers et les applications que vous utilisez au quotidien.

  • Flux de travail personnalisables.

  • Opérabilité basée sur le cloud.

  • Analyse de données et rapports en temps réel.

  • Sécurité et protection des données renforcées.

  • Évolutivité pour répondre aux besoins évolutifs de l’entreprise.

Exemples d'outils d'automatisation des flux de travail utilisés

 

Le temps consacré à des processus simples comme répondre à des e-mails, créer des tâches ou copier des données d’une source à une autre peut rapidement s’accumuler. Mais en mettant en place des flux de travail automatisés, les entreprises peuvent considérablement augmenter leur efficacité et ajouter de la valeur à leurs opérations principales, du marketing et des finances aux ressources humaines.

 

Voici quelques exemples d’automatisation des flux de travail en action :

 

  • Envoi de suivis et de réponses automatisés après qu'un client a rempli un formulaire de contact.

  • Envoi de séquences d'e-mails de développement de prospects après un événement déclenché.

  • Facturation automatique des clients pour les paiements mensuels.

  • Création de SLA pour garantir des réponses rapides aux problèmes urgents.

  • Remboursement des frais des employés.

  • Envoi de rappels pour les délais et les approbations.

  • Attribution automatique de tâches et de projets aux membres de l'équipe.

  • Intégration des nouveaux employés.

  • Approuver les requêtes de vacances.

 

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Questions fréquemment posées

  • Les outils et logiciels d'automatisation des flux de travail rationalisent les tâches traditionnellement manuelles et fastidieuses à l'aide d'une logique basée sur des règles, aidant les entreprises à gagner du temps, à réduire le risque d'erreur humaine et à augmenter la productivité sur le lieu de travail.
  • Il existe plusieurs types d’outils d’automatisation pour optimiser les fonctions principales de votre organisation et rationaliser les tâches manuelles. Il s’agit notamment d’outils de flux de travail pour la gestion de projet, le marketing et les ventes, le service client, les finances et les ressources humaines.
  • L’automatisation des flux de travail aide les entreprises à économiser du temps, des ressources et de l’argent. Les avantages de l’automatisation des flux de travail incluent moins d’erreurs de saisie de données, des processus rationalisés, une productivité améliorée, une meilleure communication et collaboration, ainsi qu’une vision commerciale plus approfondie.
  • Le traitement intelligent des documents utilise l’IA et l’apprentissage automatique pour traiter les documents, extraire des informations pertinentes à partir de données non structurées ou semi-structurées et les transformer en formats utilisables pour d’autres applications commerciales ou analyses. Le traitement automatisé des documents en est une version simplifiée. Il capture, extrait et stocke les données en les convertissant dans un système d’entreprise interne ou une feuille de calcul ; cependant, il n’implique généralement pas de classification, de validation ou d’analyse de documents pour un apprentissage plus approfondi.
  • Les outils d’automatisation des flux de travail augmentent considérablement l’efficacité et ajoutent de la valeur aux opérations de base. Certains exemples d’automatisation des flux de travail utilisés incluent l’automatisation des suivis et des réponses, la création et l’attribution de tâches, l’envoi de factures mensuelles ou même l’approbation des requêtes de vacances.

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