Quel que soit votre lieu de travail, le fait de savoir qui fait quoi et quelle est sa place peut aider chacun à mieux faire son travail. Un organigramme donne à tout le monde un aperçu rapide de la structure de l’entreprise, qu’il s’agisse d’un bureau établi, d’une start-up, d’une usine de fabrication ou d’autre chose.
Concevoir l’organigramme idéal pour votre entreprise
Qu’est-ce qu’un organigramme ?
Il est probable que vous en ayez déjà vu un. Les organigrammes, également appelés diagrammes organisationnels ou organogrammes, comportent des cases, des formes ou des photos qui représentent les personnes et les postes. Ils peuvent également inclure des informations de contact, des liens vers des pages, des icônes et des illustrations.
Reliées par des lignes, ces cases forment un graphique qui décrit la structure interne d'une organisation. Il indique qui rend compte à qui, où se situent les divisions et comment les départements sont reliés entre eux.
Quel est l’objectif d’un organigramme ?
Les organigrammes aident les nouvelles recrues ou les bénévoles à se familiariser rapidement avec l’entreprise en leur permettant d’associer des noms et des visages aux rôles et responsabilités. Même les employés de longue date, les services RH et les propriétaires d’entreprise peuvent tirer parti d’un organigramme à portée de main.
Voici ce qu’ils font :
- Afficher la structure et les hiérarchies internes
- Aider les employés à savoir à qui rendre compte et qui contacter en cas de problème
- Aider à clarifier les rôles et les responsabilités
- Faciliter la conservation des coordonnées des employés en un seul endroit pratique
- Aider la direction à déterminer le nombre d’employés dans chaque service et comment allouer le personnel et d’autres ressources de manière optimale
- Donner au personnel des informations sur les canaux de promotion
Un organigramme ne peut pas tout faire. Examinons les types d’organigrammes que les entreprises utilisent le plus souvent.
Quels sont les quatre types de structures organisationnelles ?
Le type d'organigramme que vous utiliserez dépendra de votre public, de votre organisation et de ce que vous souhaitez transmettre. Vous pourriez avoir besoin d'un seul échantillon d'organigramme pour toute votre entreprise ou de plusieurs pour différents publics ou divisions.
Bien que chaque type d'organigramme puisse être modifié et édité, la plupart des entreprises utilisent des organigrammes qui entrent dans l'une de ces quatre catégories :
1. Hiérarchie de haut en bas fonctionnelle
Parfait pour illustrer une structure d’entreprise traditionnelle, le diagramme hiérarchique commence par la direction au sommet, puis est divisé en départements ou divisions. Au sein de chaque division, vous répertoriez la direction générale, les cadres intermédiaires, les cadres supérieurs, le personnel de niveau intermédiaire et les membres du personnel junior. Au final, le diagramme hiérarchique ressemble à une pyramide, chaque département remontant jusqu’au PDG.
REMARQUE : Les organigrammes hiérarchiques sont généralement faciles à comprendre. Mais lorsqu'il y a plusieurs niveaux dans la chaîne de commandement, savoir qui contacter et à quel moment peut sembler difficile, surtout en cas de problème ou si quelqu'un a une nouvelle idée.
2. Organigramme divisionnel
Cette forme est un choix sûr si votre entreprise est organisée par lignes de produits ou régions géographiques. Si elles sont indépendantes les unes des autres, un organigramme de division est également un excellent moyen de le refléter clairement. Comme un organigramme hiérarchique, l’organigramme de division commence avec un président ou un PDG, mais au lieu d’une division en départements avec des ressources partagées, il est divisé en lignes de métier (LOB). Le graphique couvre les départements de chaque métier, tels que les RH, la comptabilité, les services juridiques et marketing, ainsi que les personnes ou les postes au sein de ces services.
REMARQUE : Parce que les organisations de ce type ont souvent des départements redondants au sein de chaque division, une structure divisionnelle peut entraîner un gonflement des effectifs et des frais généraux inutiles.
3. Organigramme de matrice
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Ce type d’organigramme s’applique généralement aux entreprises ayant des équipes ou des membres d’équipe qui ont plus d'un responsable. Par exemple, dans un journal, un journaliste peut couvrir à la fois l’actualité locale et l’actualité financière, ce qui signifie qu’il a deux responsables. Ou un designer graphique chez un fournisseur d’énergie peut rendre compte au responsable de la conception graphique. Mais comme il travaille sur des projets pour la division des énergies renouvelables, il peut également communiquer avec un membre de cette équipe.
REMARQUE : Lorsque les membres de l’équipe travaillent dans différents services, les organisations peuvent généralement trouver des moyens plus créatifs de résoudre les problèmes. Cela crée un environnement plus collaboratif. Toutefois, lorsque les équipes ou les membres de l’équipe ont plusieurs superviseurs, cela peut accroître la confusion et les conflits.
4. Organigramme plat
Utilisés presque exclusivement par les petites entreprises, les organigrammes plats ou « horizontaux » ont généralement deux niveaux : les responsables administratifs et les employés. Dans le graphique, les lignes solides indiquent la chaîne de commandement principale, tandis que les lignes pointillées montrent les lignes secondaires d’autorité. Sur le papier, les entreprises avec une structure organisationnelle plate peuvent ressembler à un petit service d'incendie, avec un chef, trois capitaines et plusieurs pompiers qui travaillent sous les capitaines. Il peut également s’agir d’un superviseur ou d’un responsable de service avec quelques employés qui sont ses collaborateurs directs.
REMARQUE : Dans une structure plate, les superviseurs et leurs équipes ont souvent des relations étroites et prennent les décisions ensemble. Les employés ont généralement plus de responsabilités et d’autonomie que dans d’autres structures organisationnelles. Cela signifie que l'instauration de la confiance est essentielle, tout comme le travail d'équipe. Toutefois, étant donné que la matrice est si compacte, s’il existe des conflits entre les employés, ils peuvent être plus prononcés en raison du simple fait que l’équipe est si petite.
Créer des organigrammes avec un logiciel
Le logiciel d’organigramme simplifie la création de nouveaux organigrammes et la révision des anciens. Voyons comment créer un organigramme en ligne en utilisant certains des logiciels les plus populaires disponibles.
Organigrammes dans PowerPoint
PowerPoint a peut-être été conçu comme outil de présentation, mais vous pouvez également l’utiliser pour développer des organigrammes. Pour commencer :
- Ouvrez un nouveau document PowerPoint
- Accédez à l’onglet Insertion, puis cliquez sur SmartArt
- Naviguez vers le groupe Hiérarchie et sélectionnez le modèle d'organigramme dont vous avez besoin
- Cliquez dans les formes pour ajouter du texte
- Ajoutez d’autres formes (ou personnes) en fonction des besoins
Une fois que tout le monde est pris en compte, vous pouvez commencer à réorganiser votre organigramme dans PowerPoint. Revenez simplement à l’onglet Création des outils SmartArt et utilisez les boutons Promouvoir/Abaisser pour déplacer les formes verticalement. Utilisez les boutons Déplacer vers le haut/Déplacer vers le bas pour déplacer vos formes horizontalement.
Organigrammes dans Word
Ce n’est peut-être pas une méthode traditionnelle pour créer des organigrammes, mais Microsoft Word peut aider à concevoir des diagrammes de base montrant comment fonctionne votre organisation. Pour créer un organigramme dans Word, il vous suffit faire ceci :
- Accédez à l’onglet Insertion, puis cliquez sur SmartArt.
- Allez dans le groupe Hiérarchie et choisissez le modèle d’organigramme que vous souhaitez utiliser.
- Ensuite, vous verrez un menu avec des formes qui représentent des personnes. Entrez simplement du texte pour représenter chaque personne dans votre graphique.
- Si vous devez ajouter des formes à votre modèle d’organigramme, cliquez sur l’onglet Conception des outils SmartArt, puis sur Ajouter une forme.
- Pour placer quelqu'un dans votre organigramme, cliquez sur son nom dans la boîte de dialogue Texte. Appuyez sur Tabulation pour les déplacer vers le haut ou sur Maj + Tabulation pour les déplacer vers le bas. Ou bien, vous pouvez gérer vos hiérarchies dans l’onglet Conception SmartArt.
Vous pouvez ajuster vos couleurs, polices et tailles via les onglets Création et Mise en forme des outils SmartArt.
Organigrammes dans Visio à partir d’Excel
Visio est un outil visuel de type glisser-déposer qui permet de créer des organigrammes. Il offre également la possibilité de se connecter à des données dans des fichiers Excel ou des Active Directories existants pour vous aider à créer automatiquement des organigrammes. Toutefois, lorsque vous combinez les deux, vous pouvez créer des organigrammes attrayants pour les entreprises de n’importe quelle taille. Pour commencer, ouvrez Visio et cliquez sur l’Assistant Organigramme hiérarchique, puis :
- Cliquez sur « Informations déjà stockées dans un fichier ou une base de données »
- Répondez aux questions lorsque vous y êtes invité
- Importez des photos ou des images si vous le souhaitez
- Cliquez sur Terminer
En plus d’importer des informations dans votre organigramme à partir d’Excel, vous pouvez également ajouter des informations directement dans l’Assistant Organigramme hiérarchique.
Autres conseils sur les organigrammes
Même avec un logiciel d’organigramme, les organogrammes peuvent rapidement se transformer en un amas confus de formes et de mots. Mais avec un peu de travail sur le design, ils peuvent capter l’attention de manière efficace. Ainsi, lorsque vous peaufinez votre graphique, essayez de :
- Le dimensionner correctement. Si votre diagramme est trop grand, il sera écrasant. Si vous devez créer trois graphiques au lieu d'un, faites-le. Ainsi, votre public peut avoir une vue d'ensemble de la structure organisationnelle, puis se plonger plus profondément dans les départements ou les divisions lorsqu'il est prêt. Veillez simplement à ce que tout remonte au niveau le plus élevé de votre organisation.
- Utilisez les formes et les couleurs de manière cohérente. En utilisant la même forme pour les superviseurs, une autre forme pour le personnel de niveau intermédiaire et une autre pour les employés de niveau supérieur, vous pouvez aider les utilisateurs à mieux comprendre votre graphique. Utilisez également une couleur pour chaque division de votre entreprise.
- Ajoutez des informations pertinentes. N’oubliez pas d’ajouter des détails sur votre personnel, tels que les coordonnées, la localisation, les clients ou les spécialités. Ainsi, si quelqu’un cherche de l’aide, il peut savoir qui fait quoi et où.
- Afficher les assistants avec une barre latérale sous le responsable. Ce style de mise en forme permet de mettre en évidence le rôle de l’assistant tout en montrant clairement les subordonnés directs du responsable. Il peut également aider les gens à savoir qui contacter s’ils ont besoin de joindre le responsable.
- Faites attention à l’espacement. Maintenez un espacement uniforme entre les cases. Votre graphique sera plus facile à lire et aura une apparence plus professionnelle.
Une fois votre organigramme terminé, faites-le examiner par une personne qui connaît bien l’organisation et par une autre qui ne la connaît pas. De cette façon, vous pouvez vous assurer qu’il est non seulement correct, mais clair et informatif à tous les niveaux. Vous pouvez en savoir plus sur la création d’organigrammes avec des logiciels et modèles grâce à ce guideétape par étape.
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