Six étapes de la gestion des processus d’entreprise

Étape 1 : Planifier votre stratégie

Tout d’abord, collaborez avec la direction pour créer une stratégie de gestion des processus métier qui prend en charge les principaux objectifs métier de l’organisation. Les entreprises souhaitent investir dans des projets à fort impact et à faible risque qui fournissent des résultats mesurables étroitement alignés sur leurs indicateurs de performance clés .

Examinez les domaines d’activité où les progrès vers la réalisation des objectifs de l’entreprise ont ralenti ou stagné. Définissez globalement ce qui doit potentiellement changer (et comment) en catégorisant les activités commerciales associées dans l’un des trois principaux types de gestion des processus d’entreprise :

• BPM centrée sur l’humain. Une automatisation largement défaillante, un processus centré sur l’homme est axé sur les personnes. Certaines décisions, approbations et autres tâches de processus sont conçues de manière unique pour les employés, les clients et d’autres personnes. Dans ce cas, BPM doit offrir aux utilisateurs des interfaces d’application bien conçues, ainsi que des fonctions de notification et de suivi .
  
  Parmi les exemples de BPM centrés sur l'humain, on peut citer les processus d'embauche dans lesquels le personnel des ressources humaines travaille avec les managers pour publier les offres d'emploi, sélectionner les candidats, demander des recommandations et faire passer des entretiens aux candidats. Une autre instance est les processus de réclamation des clients gérés par les représentants du service .
• BPM orienté document. Les processus impliquant des documents papier et électroniques doivent être gérés avec précaution et conformément aux exigences de l’entreprise, du secteur et de la réglementation. BPM orienté document documents utilise fréquemment l’automatisation des flux de travail pour promouvoir l’efficacité et la précision tout en conservant conformité.
  
  Des exemples BPM gourmands en documents sont disponibles dans des services juridiques, financiers, d’achat et autres, qui routent les contrats et les contrats vers plusieurs personnes à des fins de révision et de signature. Les organisations médicales qui gèrent des dossiers de santé électroniques sont un autre exemple.
• BPM centré sur l’intégration. Cette catégorie se concentre sur l’intégration et l’automatisation de systèmes, tels que la gestion des ressources d’entreprise (ERP), customer relationship management (CRM) et les applications de systèmes de gestion des ressources humaines (HRMS). Le BPM centré sur l’intégration permet aux utilisateurs d’accéder rapidement aux applications, aux données et aux services par le biais de connecteurs et d’API, ce qui améliore la productivité des utilisateurs et satisfaction.
  
  Les exemples BPM centrés sur l’intégration incluent des équipes marketing et commerciales qui utilisent des campagnes interconnectées, des analyses de prospects et des outils CRM pour partager des informations détaillées sur les clients potentiels et existants.

Étape 2 : Concevoir et cartographier les processus idéaux

Une fois que vous avez clairement défini des objectifs stratégiques et que vous disposez du support de l’entreprise, analysez et mappez chaque processus ciblé pour l’amélioration. Identifiez les événements de processus clés, les tâches manuelles et automatisées requises pour chacune d’elles, les personnes qui les effectuent, les chronologies et les technologies utilisées. Rechercher les goulots d’étranglement et les retards ; tâches redondantes et inutiles; et les domaines se caractérisent par des coûts excessifs et des erreurs humaines, l’insatisfaction des clients ou non-conformité.

Ensuite, une fois que vous avez entièrement compris l’état « en l’état » , utilisez les insights pour établir de nouvelles exigences métier pour le processus. Ensuite, concevez et mappez un état idéal « à être ». Réfléchissez à différentes façons de résoudre les problèmes. Décrivez également les métriques pour suivre l’amélioration des processus métier. Demandez aux parties prenantes du processus, dont la participation est essentielle à la réussite du projet, de collecter des données d’évaluation et de fournir des commentaires sur conceptions.

Au début de vos initiatives BPM, votre entreprise peut souhaiter adopter une méthodologie d’amélioration des processus métier pour structurer davantage votre approche et favoriser un sens partagé de l’objectif. Bien que les méthodologies d’amélioration des processus métier aient des principes et des techniques différents, elles cherchent toutes à éliminer les déchets, à supprimer les obstacles, à améliorer la collaboration et à stimuler les de culture.

Les méthodes courantes d’amélioration des processus d’entreprise sont notamment :

• Gestion Agile
• Kaizen
• Gestion Lean
• Six Sigma
• Gestion de qualité totale

Tirez également parti de l’exploration de processus, du mappage de processus et d’autres logiciel BPMS (Business Process Management Software) pour analyser et visualiser rapidement les flux de travail. De même, les solutions BPMS intelligentes (iBPMS) peuvent aider à améliorer les flux de travail avec des fonctionnalités d’analytique cloud, IA et Big Data.

Étape 4 : Mettre en œuvre les améliorations

Vous êtes prêt(e) à mettre en ligne votre processus optimisé. Commencez par une solution de preuve de concept dans laquelle un petit groupe teste le processus. Utilisez ensuite leurs commentaires pour faire évoluer le processus en conséquence. Tirez parti des connecteurs et modèles prédéfinis BPMS pour développer des interfaces utilisateur intuitives pour les processus de nouvellement automatisés et intégrés.

Avant de lancer officiellement le processus avec la plus grande organisation, mettez en place des plans et des ressources pour la gestion des projets et des changements. Migrez les équipes de manière appropriée afin que vous puissiez lissage des initialisations, éviter les interruptions opérationnelles et promouvoir l’adoption. En outre, finalisez les métriques et utilisez des outils décisionnels pour créer des tableaux de bord et générer des rapports qui fournissent des insights en temps réel ou en quasi temps réel.

Dans le cadre de votre plan de gestion du changement, mettez à jour les rôles et les responsabilités des postes et organisez des séances de formation avec les collaborateurs. Informez les clients et fournisseurs concernés et proposez-leur de l’aide.

Étape 5 : Surveiller et suivre les mesures de performance

Au cours de cette phase du cycle de vie BPM, identifiez les zones potentielles à modifier en surveillant les données pour générer des métriques de performances. Selon vos objectifs, vous pouvez explorer différents aspects de l’efficacité des nouveaux processus, tels que la façon dont bien :

• Un flux de travail fonctionne au sein d’un processus.
• Un processus fonctionne au sein d’une organisation plus vaste.
• Un processus opère à partir d’une perspective technique.

Parlez également avec les parties prenantes pour en savoir plus sur leurs gains de temps et de coûts (aussi bien effectifs que potentiels), et détectez les goulots d’étranglement.

Utilisez les outils décisionnels pour générer, visualiser et créer des rapports sur les métriques, en comparant les statistiques avec les benchmarks du secteur et en évaluant la façon dont ils mesurent les indicateurs de performance clés de votre organisation. Là encore, tirez parti des solutions BPMS pour faciliter la collecte de données et la modélisation de simulation. Surveillez les performances aussi régulièrement que possible pour vous assurer que l’initiative BPM continue de répondre à ses objectifs et de soutenir les objectifs  d’entreprise de l’organisation.

Étape 6 : Optimiser en fonction des nouvelles informations

Vos efforts de surveillance et de suivi ont généré une multitude d’insights actionnables. C’est maintenant le moment d’utiliser ces informations pour effectuer un double-arrêt sur l’amélioration des processus métier. Grâce à l’itération et à l’innovation continues, continuez à affiner le processus et ses flux de travail pour atteindre de nouvelles efficacités opérationnelles. Souvent, vous découvrirez des opportunités supplémentaires pour l’automatisation, la normalisation et l’intégration .

La quête visant à générer une valeur commerciale supérieure ne se termine jamais, et aucune des deux ne traite la surveillance et l’optimisation des activités. Les stratégies commerciales, les conditions de la Place de marché et les exigences réglementaires continuent de changer. Soyez donc prêt à adapter vos processus dans réponse.

Si des circonstances appellent des mises à jour importantes, recommencez le cycle de vie BPM. À ce stade, votre entreprise a fait ses propres étapes de gestion des processus métier. Les leaders et les parties prenantes du processus peuvent se réunir pour élaborer des stratégies sur de nouvelles initiatives .