Mitä GDPR-vaatimustenmukaisuus on?

Lisääntyvien yhteyksien maailmassa GDPR-vaatimustenmukaisuudesta on tullut prioriteetti yrityksille, jotka käsittelevät henkilökohtaisia tietoja huolimatta siitä, missä ne toimivat. Vuonna 2018 käyttöön otettu GDPR on EU:n lakiasetus, joka keskittyy henkilökohtaisten tietojen suojaukseen ja yksityisyyteen Euroopan unionin sisällä. GDPR:n noudattamatta jättäminen voi johtaa merkittäviin seuraamuksiin, minkä vuoksi kaikenkokoisten yritysten on tärkeä noudattaa sen säädöksiä.

GDPR:n ensisijaisena tavoitteena on suojata henkilökohtaisia tietoja ja antaa ihmisille enemmän hallintaa henkilökohtaisiin tietoihinsa verkossa. GDPR:n laajuus on merkittävä. Se kattaa kaikki yritykset, jotka käsittelevät EU:ssa asuvien ihmisten henkilökohtaisia tietoja, yrityksen fyysisestä sijainnista huolimatta.

GDPR:n noudattaminen ei ole vain juridinen vaatimus, vaan siitä on tullut liiketoiminnan edellytys. GDPR:ää noudattavat organisaatiot osoittavat sitoutumista tietosuojaan, mikä auttaa edistämään luottamusta asiakkaiden, työntekijöiden ja kumppaneiden keskuudessa. Vaatimustenmukaisuuden avulla yritykset voivat myös välttää merkittävät taloudelliset seuraamukset, jotka liittyvät tietomurtoihin ja GDPR-säädösten noudattamatta jättämiseen.

Yleinen tietosuoja-asetus otettiin käyttöön 25. toukokuuta 2018, jolloin se korvasi tietosuojadirektiivin 95/46/EC. Se luotiin vastauksena tiedon nopeaan digitalisoitumiseen sekä tarpeeseen käsitellä tietosuojaan liittyviä ongelmia. GDPR:n kattavan kehyksen tarkoituksena on vahvistaa tietosuojalakeja kaikkialla EU:ssa.

GDPR:n ensisijaisena tavoitteena on suojata henkilökohtaisia tietoja ja antaa henkilöille enemmän hallintaa tietoihinsa. GDPR:n laajuus on merkittävä. Se kattaa kaikki yritykset, jotka käsittelevät EU:ssa asuvien ihmisten henkilökohtaisia tietoja, yrityksen fyysisestä sijainnista huolimatta.

Keskeiset periaatteet
GDPR määritti seitsemän tietosuojaperiaatetta, joita EU:ssa toimivien tai EU:ssa liiketoimintaa harjoittavien organisaatioiden on noudatettava:

1. Laillisuus, oikeudenmukaisuus ja läpinäkyvyys: tietoja on käsiteltävä tavalla, joka on laillinen, oikeudenmukainen ja läpinäkyvä.
2. Käyttötarkoituksen rajoitus: tietoja tulee kerätä ja käyttää vain tiettyihin tarkoituksiin.
3. Tietojen minimointi: kerätyt tiedot on rajoitettava tarvittaviin tietoihin.
4. Tarkkuus: henkilökohtaisten tietojen on oltava tarkkoja ja ne on pidettävä ajan tasalla.
5. Säilytysrajoitus: henkilökohtaisia tietoja ei tule säilyttää pidempään kuin on tarpeen.
6. Eheys ja luottamuksellisuus: henkilökohtaisia tietoja on käsiteltävä turvallisesti, suojaten niitä luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä, tahattomalta menetykseltä tai vahingoilta.
7. Vastuuvelvollisuus: organisaatioiden on pystyttävä osoittamaan, että ne noudattavat kaikkia näitä periaatteita.

GDPR antaa EU:n kansalaisille merkittävän oikeuden hallita henkilökohtaisia tietojaan luomalla selkeät oikeudet yksityisyyden suojaamiseen. GDPR antaa EU:n kansalaisille useita oikeuksia henkilökohtaisiin tietoihinsa, mukaan lukien seuraavat:
 

• Oikeus saada tietoa: henkilöillä on oikeus saada tietoa henkilökohtaisten tietojensa keräämisestä ja käytöstä, mukaan lukien tiedot siitä, miksi tiedot kerätään, kuinka kauan niitä säilytetään ja kenelle ne jaetaan.

• Pääsy omiin tietoihin: henkilöt voivat pyytää pääsyä henkilökohtaisiin tietoihinsa ja saada niistä kopion, jolloin he saavat tietää, miten heidän tietojaan käsitellään ja kenen toimesta.

• Oikeus korjata: Jos henkilökohtaiset tiedot ovat virheellisiä tai puutteellisia, henkilöt voivat pyytää niiden korjausta ja varmistaa siten, että heidän tietonsa ovat tarkkoja ja ajan tasalla.

• Oikeus poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi): tietyissä tilanteissa henkilöillä on oikeus pyytää henkilökohtaisten tietojensa poistamista, jolloin heidän tietonsa poistetaan organisaation järjestelmistä, jos niitä ei enää tarvita tai jos he peruuttavat suostumuksensa.

• Oikeus rajoittaa käsittelyä: henkilöt voivat rajoittaa henkilökohtaisten tietojensa käsittelyä erityisesti silloin, jos he ovat eri mieltä niiden tarkkuudesta tai jos he tarvitsevat tietoja oikeustoimia varten.

• Oikeus tietojen siirrettävyyteen: henkilöt voivat halutessaan hankkia henkilökohtaiset tietonsa jäsennetyssä, yleisesti käytetyssä ja koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.

• Oikeus vastustaa: henkilöillä on oikeus vastustaa henkilökohtaisten tietojensa käsittelyä, erityisesti jos niitä käytetään suoramarkkinointiin tai jos heillä on tietty tietosuojan takaava tilanne.
  
  

Yhdessä nämä oikeudet varmistavat, että henkilöillä on selkeä näkyvyys ja hallinta henkilökohtaisiin tietoihinsa, mikä vahvistaa läpinäkyvyyttä ja vastuuvelvollisuutta organisaatioissa. Näiden oikeuksien lisäksi GDPR määrittää myös tiukat ohjeet siihen, miten organisaatioiden on hankittava henkilöiden suostumus ennen tietojen käsittelyä ja hallittava sitä.

Suostumusvaatimukset
GDPR edellyttää, että organisaatiot hankkivat eksplisiittisen suostumuksen henkilöiltä ennen tietojen keräämistä ja tallentamista. Tämä suostumus on annettava vapaasti ja sen on oltava täsmällinen, tietoon perustuva ja yksiselitteinen, jotta voidaan varmistaa, että henkilöt ymmärtävät täysin, minkä tietojen keräämisen he ovat hyväksyneet.

Suostumusohjeiden lisäksi GDPR korostaa ennakoivia tietosuojatoimia. Suuren riskin käsittelytoiminnassa organisaatioiden on tehtävä tietosuojan vaikutusarviointeja, joiden avulla voidaan arvioida ja lieventää yksilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvia mahdollisia riskejä.

Tietosuojan vaikutusten arviointi (DPIA)
Tietosuojan vaikutusten arviointi on pakollinen kaikessa käsittelytoiminnassa, joka voi vaikuttaa merkittävästi henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin. Arvioinnissa arvioidaan henkilökohtaisten tietojen käsittelyyn liittyviä riskejä ja jäsennellään toimenpiteet näiden riskien lieventämiseksi suojaten henkilöiden yksityisyyttä ja varmistaen vaatimustenmukaisuuden.

Alustava arviointi ja kuiluanalyysi
GDPR-vaatimustenmukaisuuden saavuttaminen alkaa organisaation nykyisten tietokäytäntöjen perusteellisella arvioinnilla. Tähän kuuluu kaikkien tietojen käsittelytoimintojen, kuten tietojen keräämisen, tallentamisen, jakamisen ja poistamisen, tunnistaminen ja kartoittaminen. Tavoitteena on saada kattava käsitys siitä, missä henkilökohtaisia tietoja säilytetään, miten ne liikkuvat organisaatiossa ja kenellä on pääsy niihin.

Kun tiedot nykyisistä tietojen käsittelykäytännöistä on kerätty, seuraava vaihe on kuiluanalyysin suorittaminen. Analyysi vertaa organisaation nykyisiä käytäntöjä GDPR-vaatimuksiin ja selvittää alueet, jotka eivät vastaa toisiaan. Yleisiä kuiluja voivat olla esimerkiksi selkeiden tietojenkäsittelytietueiden puuttuminen, vaillinaiset suostumusmekanismit tai riittämättömät suojaustoimet.

Kuilujen korjaaminen on tärkeää GDPR-vaatimustenmukaisuuden kannalta. Se edellyttää usein yhteistyötä eri osastojen, kuten IT-osaston, lakiasioiden ja henkilöstöhallinnon, välillä yhtenäisen vaatimustenmukaisuusstrategian kehittämiseksi. Kun yritykset ymmärtävät, missä tällä hetkellä mennään, ne voivat luoda jäsennetyn toimintasuunnitelman vaatimustenmukaisuuskuilujen sulkemiseksi ja tietosuojatoimien vahvistamiseksi.

Tietojen yhdistäminen ja dokumentaatio
Tietojen yhdistäminen on olennainen osa GDPR-vaatimustenmukaisuutta, sillä se tarjoaa selkeän visuaalisen esityksen siitä, miten tiedot liikkuvat organisaatiossa. Prosessi sisältää kunkin henkilökohtaisen tiedon kappaleen jäljittämisen sen keräyspisteestä tallentamiseen, käsittelyyn, jakamiseen ja lopulta poistamiseen. Yhdistämällä tietovuot organisaatiot voivat tunnistaa tarpeettomat tietojenkäsittelytoiminnot, löytää tietosiiloja ja varmistaa, että vain olennaiset tiedot kerätään ja säilytetään. Lisäksi tietojen yhdistäminen auttaa yrityksiä paljastamaan mahdollisia tietoturva-aukkoja erityisesti silloin, kun tietoja siirretään järjestelmien tai kolmansien osapuolten välillä.

Tietovoiden yhdistämisen lisäksi GDPR edellyttää, että organisaatiot säilyttävät yksityiskohtaiset tietueet tietojenkäsittelytoimista. Tietueiden tulee sisältää tietojen keräämisen tarkoitus, käsittelyn lailliset perustat, tietojen säilytysajat ja kaikki tietojen käsittelyyn osallistuvat kolmannet osapuolet.

Tietosuojakäytäntöjen toteuttaminen
Tehokkaiden tietosuojakäytäntöjen luominen on tärkeää GDPR-vaatimustenmukaisuuden kannalta. Näissä käytännöissä määritetään, miten henkilökohtaisia tietoja tulee käsitellä organisaatiossa. Ne kattavat esimerkiksi tietojen käytön, säilytyksen ja suojauksen. Hyvin muotoiltu tietosuojakäytäntö antaa ohjeita hyväksyttävästä tietojen käytöstä, auttaa työntekijöitä ymmärtämään roolinsa tietosuojan ylläpidossa ja asettaa tason sille, miten organisaatio täyttää GDPR-velvoitteensa. Tehokkaiden tietosuojakäytäntöjen tulee olla helppokäyttöisiä, selkeitä ja säännöllisesti tarkistettuja, jotta ne pysyvät yhdenmukaisina muuttuvien tietosuojavaatimusten ja teknologioiden kanssa.

Näiden käytäntöjen toteuttaminen koko organisaatiossa edellyttää koulutusta. Kaikentasoisten työntekijöiden tulee ymmärtää GDPR-periaatteet, ja heitä tulee kannustaa noudattamaan tietojen käsittelyn parhaita käytäntöjä. Varmistamalla, että työntekijät tuntevat tietosuojan tärkeyden ja oman roolinsa henkilökohtaisten tietojen suojaamisessa, organisaatiot voivat vähentää tahattomien tietomurtojen riskiä. Tämä jäsennetty lähestymistapa tukee GDPR-vaatimustenmukaisuutta ja vaikuttaa myös yleiseen tietosuojaan.

Yhdysvaltalaisissa yrityksissä GDPR-vaatimustenmukaisuus lisää monimutkaisuuksia. EU:n ulkopuolella toimivat organisaatiot eivät ehkä tunne GDPR-standardeja yhtä hyvin, ja vaatimustenmukaisuus edellyttää tiukkojen velvoitteiden täyttämistä myös ilman fyysistä läsnäoloa Euroopassa. Yhdysvaltalaisten yritysten, jotka käsittelevät EU:n kansalaisten henkilökohtaisia tietoja, on määritettävä EU-edustaja, hallittava transatlanttisia tietosiirtolakeja ja mukautettava prosessinsa GDPR:n korkeiden standardien mukaisiksi.

Saatavilla on useita työkaluja ja resursseja, joiden avulla organisaatiot, kuten yhdysvaltalaiset yritykset, voivat saavuttaa GDPR-vaatimustenmukaisuuden ja ylläpitää sitä. Tällaisia ovat esimerkiksi tietosuojaohjelmistot, vaatimustenmukaisuuden tarkistusluettelot sekä koulutusohjelmat.

Jos haluat varmistaa jatkuvan GDPR-vaatimustenmukaisuuden, harkitse seuraavan tarkistusluettelon käyttöönottoa:


Säännölliset tarkastukset ja valvonta:
Suorita säännöllisiä tietojenkäsittelytoimintojen tarkastuksia tunnistaaksesi poikkeamat GDPR-vaatimuksista. Valvo järjestelmiä ja tietosuojatoimia jatkuvasti.

Koulutus ja tietoisuusohjelmat:
Tarjoa työntekijöille kattavaa koulutusta GDPR-vaatimustenmukaisuudesta. Varmista, että kaikki työntekijät ymmärtävät roolinsa ja vastuunsa henkilötietojen suojaamisessa.

Tietomurtoihin ja sakkoihin vastaaminen:
Luo tehokas tapausten käsittelysuunnitelma, jotta tietomurtoihin voidaan reagoida nopeasti ja minimoida niiden vaikutukset. Valmistaudu käsittelemään mahdollisia sakkoja ja rangaistuksia, jotka aiheutuvat velvoitteiden noudattamatta jättämisestä.

Tietosuojan alati kehittyvässä ympäristössä GDPR-vaatimustenmukaisuuden saavuttaminen ja ylläpitäminen voi olla monimutkainen ja paljon resursseja vaativa tehtävä kaikenkokoisille yrityksille. Tiukat säädökset on suunniteltu suojaamaan yksityishenkilöiden henkilökohtaisia tietoja, ja yritykset tarvitsevat luotettavia ratkaisuja, jotka tukevat niiden vaatimustenmukaisuuteen liittyviä toimiaan kaikilla tasoilla. Vaatimustenmukaisuuden tukemiseksi Microsoft tarjoaa työkaluja ja ratkaisuja, kuten Microsoft Purview -tuotteen ja muita tietoturvaratkaisuja, joiden avulla voit käsitellä tietosuojavelvoitteita tehokkaasti.

Integroimalla nämä työkalut yritykset voivat tehostaa ja nopeuttaa vaatimustenmukaisuusprosesseja, automatisoida tärkeitä raportointitehtäviä ja parantaa yleistä tietosuojaa, mikä vähentää velvoitteiden noudattamatta jättämisestä aiheutuvia riskejä.