This is the Trace Id: fef60609dddc1df64d1d7d3b6a11855f

Mitä työnkulkujen automaatiotyökalut ovat?

Työnkulkujen automaatiotyökalut ja -ohjelmistot automatisoivat manuaalisia prosesseja ja toistuvia tehtäviä sääntöpohjaisen logiikan avulla, mikä parantaa tuottavuutta, tehokkuutta ja organisaation tarkkuutta.
yksi hymyilevä henkilö seisoo ja käyttää tablettia

Työnkulkujen automaatio-ohjelmiston määritelmä

 

Työnkulkujen automaatio-ohjelmisto sujuvoittaa perinteisesti manuaalisia ja työläitä tehtäviä ja auttaa yrityksiä säästämään aikaa, vähentämään inhimillisiä erehdyksiä ja tehostamaan työpaikan toimintaa. Automatisoimalla prosesseja tiimit voivat keskittyä toistuvien tehtävien sijaan projekteihin, joilla on suurempi vaikutus. Ohjelmisto antaa näkyvyyden työnkulkuihin, jotta voidaan tunnistaa mahdollisuusalueita.

 

Työnkulkujen automaation avulla yritykset voivat tarkentaa prosessejaan monin eri tavoin :

 

  • automatisoimalla ja käynnistämällä tehtäviä

  • parantamalla tehokkuutta ja tuottavuutta

  • tunnistamalla prosessin parannusalueet

  • hallitsemalla työnkulkuja ja seuraamalla suorituskykyä

  • määrittämällä muistutuksia

  • pitämällä tiimit synkronoituina

  • keräämällä toimintaa ohjaavia tietoja

  • optimoimalla resurssien käyttö.
     

Työnkulkujen automaatio-ohjelmisto suoritetaan tietolähteille ja sääntöjoukolle, joiden avulla tietoja voidaan käsitellä jäljittelemällä ihmisälyä. Nämä työnkulkujen työkalut noudattavat jos/sitten-lausekkeita ja toimivat säännön "jos A tapahtuu, tee sitten B" mukaan. Tämä sääntöpohjainen logiikkajärjestelmä hahmottelee toimet, joiden pitäisi seurata tapahtumaa. Tämä säästää aikaa ja rahaa sekä vähentää inhimillisten virheiden riskiä.

Power Automaten avulla käytät työpäiväsi tehokkaasti

Voit automatisoida työnkulkuja, yksinkertaistaa prosesseja ja tehostaa toimintaa Power Automaten avulla. Se on työnkulkujen automaatioratkaisu, jonka avulla työntekijät pääsevät irti toistuvista tehtävistä ja voivat keskittyä kaikista tärkeimpään työhön.
Kokeile maksutta

Työnkulkujen automaatiotyökalujen tyypit

 

Työnkulkujen automaatiotyökalut on suunniteltu vähentämään rutiinitöitä ja optimoimaan prosesseja aina tietojen syöttämisestä liidien hallintaan ja kirjanpitoon. Tällä tavoin ajan ja resurssien käyttö voidaan maksimoida yrityksessä, joten työntekijät voivat keskittyä projekteihin, joissa tarvitaan ongelmanratkaisukykyä ja luovaa ajattelua – niitä paraskaan työnkulkujen automaatio-ohjelmisto ei voi korvata.

 

Työnkulkujen automaatio-ohjelmisto on keskeinen osa liiketoimintaprosessien hallintaa (BPM), ja monilla työkaluilla voidaankin optimoida organisaation perustoiminnot ja sujuvoittaa manuaalisia tehtäviä. Työnkulkujen automaatiotyökalujen tyyppejä ovat esimerkiksi seuraavat:

 

Projektinhallinta

 

Ehkä tunnistetuin työnkulkujen automaatiotyökalujen tyyppi, eli projektinhallintasovellukset, auttavat yhdistämään ihmisiä, tietoja ja muita resursseja prosessien optimoimiseksi. Tämäntyyppiset työkalut parantavat yhteistyötä ja auttavat määrittämään, hallitsemaan ja parantamaan työn toimitusta useissa tiimeissä. Pitämällä projektin näkyvyyden suurena ja viestinnän avoimena prosessit toimivat lopulta sujuvasti ja tehokkaasti.

 

Myynti ja markkinointi

Myynnin ja markkinoinnin työnkulkutyökalut helpottavat mahdollisuuksien ja asiakkaiden tietojen hallintaa. Parhaat sovellukset käyttävät sisäistä analytiikkaa, joka auttaa löytämään tehottomuuksia ja nopeuttamaan prosesseja useilla kanavilla, aina sähköpostista ja tekstiviesteistä sosiaaliseen mediaan. Nämä automaatiotyökalut eivät vain toista samaa tehtävää joka kerta. Itse asiassa monet yritykset luovat työnkulkuja, joiden avulla voidaan lähettää mukautettua markkinointisisältöä asiakkaan toiminnan perusteella.

 

Asiakaspalvelu
 

Asiakaspalvelun työnkulkutyökalut helpottavat palvelupyyntöjen automaattista määrittämistä edustajille, automaattisten vastausten lähettämistä yleisiin kysymyksiin ja palvelupyyntöjen automaattista merkitsemistä lähetetyn kysymyksen perusteella. Asiakaspalvelun työnkulkujen automaation avulla yritykset voivat ratkaista enemmän asiakkaiden ongelmia nopeammin, ja näin live-edustajat voivat käsitellä monimutkaisempia tehtäviä.

 

Taloushallinto
 

Taloushallinnon työnkulkujen automaatiotyökalujen avulla yritykset voivat pitää taloushallintoprosessit järjestyksessä, vaatimustenmukaisina ja yhdenmukaisina. Tämäntyyppiset työnkulut voivat auttaa päivittäisissä toiminnoissa, kuten budjettien hyväksynnöissä, laskutuksessa, osto- ja kulupyynnöissä sekä kirjanpidon merkinnöissä.

 

Henkilöstöhallinto
 

Henkilöstöhallinnon työnkulkujen työkalut auttavat automatisoimaan dokumentaatiota ja vähentämään järjestelmänvalvontaa, pienentämään virheiden riskiä ja tarjoamaan työntekijöille entistä parempaa tukea. Tämäntyyppiset työkalut voivat auttaa uusien työntekijöiden hallinnassa, työaikaraporteissa, työpaikkailmoituksissa ja lomapyynnöissä, mikä antaa henkilöstöhallinnon ammattilaisille enemmän aikaa keskittyä arvokkaisiin tehtäviin.

Mitä hyötyä työnkulkujen automaatiosta on organisaatiolle?

 

Halusitpa automatisoida prosesseja taloushallinto-, markkinointi- tai IT-osastolle, työnkulkujen automaatio-ohjelmisto keventää manuaalisten tehtävien taakkaa ja säästää merkittävästi aikaa, resursseja ja rahaa. Nämä työnkulkujen työkalut nopeuttavat paitsi tiimin prosesseja, myös vapauttavat aikaa kaikista tärkeimmälle työlle ja ohjaavat tulevaa päätöksentekoa. Ne toimivat osana laajempaa liiketoiminnan prosessien hallintaohjelmiston ratkaisua.

 

Työnkulkujen automaatiotyökalujen etuja

 

  1. Vähemmän virheitä

     

    Manuaalinen tietojen syöttäminen on työlästä, ja se jättää tilaa pienille inhimillisille virheille, joilla voi olla suuri vaikutus organisaatioosi aina kirjanpidon epätarkkuuksista virheellisiin laskuihin. Työnkulkuohjelmisto puolestaan käyttää keskitettyjä reaaliaikaisia tietoja hallintatehtävien suorittamiseen, mikä pienentää kalliiden virheiden riskiä.

     

  2. Sujuvoitetut prosessit

     

    Työnkulkujen automaatiotyökalut parantavat prosessien näkyvyyttä, vähentävät pullonkauloja ja pitävät projektit liikkeessä oikeaan suuntaan. Koska määritykset ja seurantatehtävät voidaan määrittää automaattisesti, suorituskykyä on helppo seurata ja hallita, mikä vähentää viiveitä prosessissa.

     

  3. Parempi tuottavuus

     

    Kun työläät ja manuaaliset tehtävät automatisoidaan, tiimeillä on enemmän aikaa ja resursseja keskittyä merkityksellisiin projekteihin. Monet työnkulkujen automaatiosovellukset parantavat yhteistyötä myös yleisesti – siten aikaa ei hukata tietojen hakemiseen, hyväksyntöjen pyytämiseen tai seurantaan lähettämällä viestejä edestakaisin.

     

  4. Entistä parempi viestintä

     

    Selkeästi suunniteltujen työnkulkujen ja automaattisten ilmoitusten avulla työntekijät pysyvät ajan tasalla ja ymmärtävät roolinsa projektissa. Ne myös helpottavat toimintojen välistä yhteistyötä ja parantavat tehtävien vastuullisuutta, mikä varmistaa, että kaikki työskentelevät saman tavoitteen saavuttamiseksi.

     

  5. Entistä parempia merkityksellisiä tietoja

     

    Reaaliaikainen raportointi entistä paremmalla visualisoinnilla on työnkulkujen automaation keskeinen etu. Tietoanalytiikan käyttäminen prosesseissa antaa organisaatiolle mahdollisuuden siepata suorituskykymittareita, tunnistaa mahdollisuuksia sisältäviä alueita ja tehdä tietopohjaisia toimintoihin liittyviä päätöksiä.

Parhaiden liiketoiminnan tarvitsemien työnkulun automaatiotyökalujen valinta

 

Organisaatiolle parhaiten sopivaa työnkulkujen automaatiotyökalua valittaessa on tärkeää analysoida ensin nykyiset prosessit, selvittää pullonkaulat ja hahmottaa, miten tiimit käyttävät työkaluja. Kun liiketoimintatarpeista on saatu hyvä käsitys, ratkaisuja vertailtaessa kannattaa tarkastella seuraavia ominaisuuksia:

 

  • helppokäyttöinen käyttöliittymä ja yksinkertainen siirtyminen

  • tekoälyä ja koneoppimista hyödyntävä älykäs asiakirjojen käsittely (IDP)

  • sujuvat integroinnit päivittäin käytettyihin kolmannen osapuolen työkaluihin ja sovelluksiin

  • mukautettavat työnkulut

  • pilvipohjainen käytettävyys

  • tietoanalytiikka ja reaaliaikainen raportointi

  • parannettu suojaus ja tietoturva

  • skaalattavuus liiketoimintatarpeiden kehittyessä.

Esimerkkejä käytössä olevista työnkulkujen automaatiotyökaluista

 

Yksinkertaisiin prosesseihin, kuten sähköpostiviesteihin vastaamiseen, tehtävien luomiseen tai tietojen kopioimiseen lähteestä toiseen, käytetyn ajan voi laskea yhteen nopeasti. Automaattisten työnkulkujen avulla yritykset voivat merkittävästi lisätä tehokkuutta ja tuoda lisäarvoa takaisin keskeisiin toimintoihin aina markkinoinnista ja taloushallinnosta henkilöstöön.

 

Esimerkkejä käytössä olevista työnkulkujen automaatioista:

 

  • automaattisten seuranta- ja vastausviestien lähettäminen, kun asiakas täyttää yhteystietolomakkeen

  • liidin hoitamiseen liittyvien sähköpostiviestisarjojen lähettäminen käynnistävän tapahtuman jälkeen

  • asiakkaan kuukausimaksujen laskuttaminen automaattisesti

  • palvelutasosopimusten luominen varmistamaan oikea-aikaiset vastaukset kiireellisiin ongelmiin

  • työntekijän kulujen hyvittäminen

  • määräaika- ja hyväksymismuistutusten lähettäminen

  • tehtävien ja projektien määrittäminen automaattisesti tiimin jäsenille

  • uusien työntekijöiden perehdyttäminen

  • lomapyyntöjen hyväksyminen.

 

Löydä parempia työtapoja

Microsoft Power Automate tarjoaa kaikille mahdollisuuden luoda automatisoituja ratkaisuja työnkulkujen ja prosessien sujuvoittamiseen. Työpaikan automaation avulla voit auttaa jokaista työntekijää vapautumaan toistuvista, aikaa vievistä tehtävistä ja luomaan strategisen ja dynaamisen työpaikan.
Lue lisää

Usein kysytyt kysymykset

  • Työnkulkujen automaatiotyökalut ja -ohjelmistot sujuvoittavat perinteisesti manuaalisia ja pitkäveteisiä tehtäviä sääntöpohjaista logiikkaa käyttämällä. Ne auttavat yrityksiä säästämään aikaa, vähentämään inhimillisiä erehdyksiä ja tehostamaan työpaikan toimintaa.
  • On olemassa useita automaatiotyökaluja, joilla voi optimoida organisaation ydintoimintoja ja tehostaa ja nopeuttaa manuaalisia tehtäviä. Näitä ovat työnkulkutyökalut projektinhallintaan, markkinointiin ja myyntiin, asiakaspalveluun, taloushallintoon ja henkilöstöhallintoon.
  • Työnkulkujen automaatio auttaa yrityksiä säästämään aikaa, resursseja ja rahaa. Työnkulkujen automaation etuja ovat tiedonsyöttövirheiden vähentyminen, sujuvoitetut prosessit, parantunut tuottavuus, parantunut viestintä ja yhteistyö sekä syvälliset liiketoimintatiedot.
  • Älykäs tiedoston käsittely käsittelee asiakirjoja tekoälyn ja koneoppimisen avulla, poimii olennaiset tiedot rakenteettomista tai osittain rakenteisista tiedoista ja muuntaa ne käyttökelpoisiin muotoihin muita yrityssovelluksia tai analyyseja varten. Automaattinen asiakirjojen käsittely on tästä yksinkertaistettu versio. Se tallentaa, poimii ja säilöö tietoja muuntamalla ne sisäiseksi liiketoimintajärjestelmäksi tai laskentataulukoksi. Se ei kuitenkaan yleensä suorita asiakirjojen luokittelua, vahvistamista tai analysointia syvällisempää oppimista varten.
  • Työnkulkujen automaatiotyökalut lisäävät merkittävästi tehokkuutta ja tuovat arvoa takaisin ydintoimintoihin. Joitakin esimerkkejä käytössä olevasta työnkulkujen automaatiosta ovat seurannan ja vastausten automatisointi, tehtävien luominen ja määrittäminen, kuukausittaisten laskujen lähettäminen tai lomapyyntöjen hyväksyminen.

Ota yhteyttä myyntiin

Pyydä yhteydenottoa

Pyydä Power Automate -myyntiasiantuntijaa ottamaan yhteyttä sinuun.
Lähetä pyyntö

Seuraa Power Platformia