Lue ohjeet tehokkaimman vuokaavion valitsemiseen
Mikä on vuokaavio?
Vuokaaviot antavat käyttäjille tavan kuvata prosessia tai järjestelmää visuaalisesti pelkkien muotojen tai muotojen ja sanojen yhdistelmän avulla. Ne voivat vaihdella nopeista, käsin piirretyistä kuvista kattaviin, tietokoneen luomiin kaavioihin, jotka hajottavat monimutkaiset ideat helposti ymmärrettäviin osiin. Lisäksi lähes millä tahansa toimialalla työskentelevät henkilöt, joilla on tai ei ole teknistä osaamista, voivat käyttää vuokaavioita.
Ne ovat erityisen hyödyllisiä monissa tilanteissa, kuten seuraavat:
- Prosessien dokumentointi ja analysointi
- Tietokoneohjelmistojen tai -verkkojen kehittäminen
- Prosessien viestintä tai standardointi
- Prosessien tarpeettomien osien, esteiden ja tehottomuuksien tunnistaminen
- Suunnitelman tai rakenteen luominen uudelle projektille, osastolle tai yritykselle
- Projektityön suunnitteleminen useiden sidosryhmien kanssa
- Käyttäjien sivustolla tai myymälässä siirtymisen ymmärtäminen
- Valmistusprosessin havainnollistaminen
- Uuden tuotteen tai palvelun luominen
Vuokaavion edut
Vuokaaviot mahdollistavat työskentelyn lähes missä tahansa skenaariossa ja tarjoavat monenlaisia etuja, kuten seuraavat:
Tietojen visualisointi
Vuokaavio voi olla totuusarvo, koska se tarjoaa visualisoinnin siitä, miten tuotteen tai palvelun pitäisi toimia, miten projektin tulisi edetä tai miten verkko voi toimia ennen sen luomista. Vuokaaviot auttavat säästämään aikaa ja rahaa, sillä niiden avulla voi tunnistaa riippuvuuksia, tehokkuutta, henkilöstötarpeita ja muita muuttujia, jotka voivat vaikuttaa projektiin myöhemmin.
Ohjeet
Vuokaavion luontityökalun avulla voit tallentaa kaikki tiedostosi digitaalisesti, jakaa ne lähes välittömästi ja jopa luoda vuokaaviomallien kirjaston. Näin tiedostosi ovat aina käytettävissä, tiimisi voivat pysyä ajan tasalla, yrityksesi voi pysyä vaatimustenmukaisena eikä sinun tarvitse keksiä pyörää uudelleen, kun seuraavan kerran haluat suunnitella vastaavan kaavion.
Yksinkertaistettu viestintä
Vuokaaviot tekevät jokaisesta yksityiskohdasta selkeän, mikä voi auttaa tiimejä ymmärtämään nopeasti suoritettavat tehtävät, niiden aikataulut ja tekijät. Nämä tiedot tuovat vähemmän kokouksia, vähemmän kysymyksiä ja enemmän aikaa työn tekemiseen. Vuokaaviot ovat hyödyllisiä myös tieto-oppaissa ja työntekijöiden perehdyttämisessä. Vuokaaviot lisäävät kontekstia ohjejoukkoihin ja parantavat toistuvien tehtävien tehokkuutta.
Helppo toteutus
Verkkokäyttöisten vuokaaviomallien avulla on helppo päästä nopeasti alkuun. Yksinkertaisten mukautusten, tehokkaan yhteistyön ja valmiin versiohallinnan avulla voit luoda juuri sen, mitä organisaatiosi tarvitsee, hakea palautetta jokaisessa vaiheessa ja tietää aina, missä uusimmat ja kattavimmat tiedostot ovat.
Vuokaaviotyypit
Vaikka vuokaavioiden avulla voidaan selittää lähes mitä tahansa, useimmat käyttävät niitä jostakin näistä kolmesta syystä: päätöksenteko, prosessien näyttäminen tai tietojen visualisointi. Tämän vuoksi useimmat vuokaaviomallit kuuluvat yhteen näistä kolmesta luokasta. Katsotaan seuraavaksi, mitä kukin vuokaaviotyyppi sisältää ja milloin ja miksi niitä kannattaa käyttää.
1. Päätöspuu
Kokeile Visiota maksutta kuukauden ajan
Sovellettava tilausmaksu veloitetaan sinulta maksuttoman yhden kuukauden kokeilujakson jälkeen. Tilaukseen tarvitaan luottokortti. Voit lopettaa tulevat veloitukset peruuttamalla milloin tahansa.
Ajattele päätöspuuta tietynlaisena "jos teet näin, tapahtuu näin" -vuokaaviona. Kun luot kartan mahdollisista tuloksista tietyn vaihtoehtojoukon perusteella, päätöspuu voi auttaa sinua näkemään polun selkeästi ja tarkastelemaan vaihtoehtojasi.
Päätöspuut alkavat yleensä yhdellä solmulla (kysymys), sitten haarautuvat kahteen vaihtoehtoon (päätökset). Lopuksi nämä vaihtoehdot johtavat lisäsolmuihin (mahdolliset tulokset). Niiden luonteen vuoksi päätöspuut ovat erityisen hyviä korostamaan todennäköisyyksiä ja etuja. Niitä voidaan käyttää jopa sellaisten algoritmien suunnitteluun, jotka auttavat ennustamaan tuloksia.
2. Prosessin vuokaavio
Kun voit tehdä kaavioita ja analysoida toimintojen kulkua tuotetta tai palvelua tuotettaessa, prosessin vuokaavion avulla voit löytää prosessista aukkoja ja tarpeettomuuksia, selvittää, missä resursseja, laitteita tai henkilöitä tarvitaan, paljastaa mahdollisia pullonkauloja tai ongelma-alueita ja tuoda esiin mahdollisia tehokkuuksia.
Sen lisäksi, että prosessin vuokaaviot kuvaavat, miten jonkin toiminnon tulisi toimia tai miten tuote tai palvelu valmistellaan, ne voivat myös perehdyttää uusia työntekijöitä, kouluttaa nykyisiä tiimejä tai auttaa ulkopuolisia toimittajia tai konsultteja ymmärtämään liiketoimintaasi ja sitä, mikä heidän roolinsa on.
3. Tiedonkulkukaavio
Kun haluat perehtyä tietoihin tarkemmin, tiedonkulkukaavio (avautuu uudessa välilehdessä)tiedonkulkukaavio voi auttaa. Käyttämällä symboleita ja lyhyitä tekstiotsikoita tietojen syötteiden, tulosteiden, tallennuspisteiden ja polkujen näyttämiseen ne voivat tiivistää tiedot graafiseksi esitykseksi jostakin sellaisesta, mitä voi olla vaikea ilmaista sanoilla. Lisäksi koska sekä tekniset tiimit että muut kuin tekniset sidosryhmät voivat käyttää niitä, ne ovat erinomainen vaihtoehto, kun sinun on pidettävä esitys laajalle yleisölle.
Esimerkki: Tietovuokaavio
Vuokaavioiden vinkit
Vuokaavion luominen erityisesti vuokaaviomallia käyttämällä on helppoa, mutta hyvän vuokaavion tekeminen vaatii suunnittelua. Tutustutaan siis joihinkin vinkkeihin, joiden avulla voit luoda vuokaavion, joka ei ainoastaan anna tietoja vaan myös näyttää upealta.
- Helpota kaavioiden lukemista. Luo vuokaavio käyttäjää ajatellen ja varmista, että sen asettelu ja sommittelu auttavat yleisöä tietämään, mitä katsoa ensin ja mitä seuraavaksi. Kun säädät tasausta tarpeen mukaan, kiinnität huomiota kielioppiin ja selkeisiin otsikoihin ja vältät kapulakieltä, voit varmistaa, että kaavio on käyttäjäystävällinen. (Vinkki: jos olet epävarma, testaa sitä sellaisen henkilön kanssa, joka ei tunne projektiasi.)
- Ole johdonmukainen. Kun käytät muotoja, fontteja, värejä ja nimeämiskäytäntöjä johdonmukaisesti koko vuokaaviossa, yleisö pysyy helposti mukana.
- Käytä kontrastia. Värien käyttäminen johdonmukaisesti on keskeistä, mutta samaa väriä tai väriperhettä ei kannata käyttää jokaisessa muodossa. Käyttämällä eri värejä voit tehdä vaiheista tai toiminnoista erottuvia. Taustasta erottuvat fonttivärit helpottavat kaavion lukemista.
- Käytä verkkokäyttöistä vuokaavioiden luontityökalua. Mallien, valmiin versioiden hallinnan, helpon yhteistyön ja muokkausmahdollisuuksien avulla voit testata malleja sekä luoda ja hallita kaavioita aikataulusi mukaan.
Vuokaavion integrointi
Jos haluat tehdä päätöksen, selittää prosessin tai jakaa tietoja toimitusjohtajan kanssa, vuokaavioiden upottaminen muihin liiketoimintasovelluksiin ja viestintätyökaluihin voi parantaa tuottavuutta entisestään. Käyttämällä vuokaavioiden luontityökalua ja tuottavuustyökaluja voit noutaa kaavioihin sisältöä kaikista lähteistä, kuten asiakirjoista, tiedostoista ja sosiaalisen median sivustoista.
Kannattaa myös harkita vuokaavioiden integrointia liiketoimintatietojen (BI) työkaluihin, jotta sinä ja tiimisi voitte käsitellä tietoja ja kertoa paremman tarinan. Upotettujen vuokaavioiden ja BI -työkalujenavulla voit muuttaa tiedot kiinnostaviksi visualisoinneiksi, luoda vuorovaikutteisia raportteja, tutkia tietoja yksityiskohtaisesti ja saada merkityksellisiä tietoja, jotka mahdollistavat nopeat ja tietoon perustuvat päätökset.
On olemassa monia uusia tapoja luoda vuokaavioita ja tuoda innovaatioita liiketoimintaasi. Saat lisätietoja tästä vaiheittaisesta oppaasta, joka käsittelee vuokaavioiden automatisointia laskentataulukoiden jäsennetyistä tiedoista, ja voit tutustua moderneihin vuokaaviotyökaluihin.
Microsoft 365 -tiimi keskittyy resurssien jakamiseen, jotta voit aloittaa liiketoimintasi ja pyörittää ja kasvattaa sitä.
Vision käytön aloittaminen
Visualisoi ja välitä ideoita, tietoja ja prosesseja mistä tahansa ja millä tahansa laitteella, kun sinulla on Visio.
Liiketoiminnan tiedot ja ideat -palveluun ei sisälly ammattimaista vero- eikä rahoitusneuvontaa. Ota yhteys omaan vero- tai rahoitusneuvojaasi, jos haluat keskustella tilanteestasi.
Seuraa Microsoft 365:tä