1. Creación de una escala de tiempo de proyecto
Con las aptitudes de administración de proyectos, dividirá el proyecto en fases y creará tareas individuales dentro de esas fases. A continuación, administrará esas fases, en lugar de todo el proyecto. También calculará la longitud de cada fase mediante la identificación de las tareas principales que deberá realizar dentro de cada fase con hitos. Una vez que todo esto esté junto, asignará las tareas, las fases y los hitos para crear una escala de tiempo del proyecto.
2. Asignación de recursos y presupuesto significativos
La asignación de recursos es una parte integral de este proceso porque a cada tarea se le asignarán los recursos necesarios y esos recursos se administran dentro de la tarea. Una vez que haya completado la escala de tiempo, deberá identificar los recursos necesarios para completar cada tarea.
Cada proyecto tendrá su propio conjunto de recursos necesarios y variará de un proyecto a otro. Los tipos de recursos son:
Personas: cualquier compañero de equipo que contribuya al proyecto.
Equipo: Cualquier tipo de herramientas o software que necesite para generar recursos desde la ideación hasta la entrega de proyectos. Asegúrese también de tener en cuenta que los equipos especializados requieren una inversión significativa de tiempo y dinero.
Materiales: artículos consumibles que necesitará, incluyendo artículos de suministros de oficina y gas para los automóviles.
Instalaciones: edificios y áreas de trabajo donde trabajará el equipo.
Presupuesto: el dinero que necesitará para comprar cualquiera de los recursos anteriores.
A medida que administra el proyecto y su presupuesto posterior, hará un seguimiento de los gastos dentro de las cuentas del proyecto para mantenerse al día y asegurarse de que no gasta más dinero del asignado por tarea.
3. Nominar los recursos disponibles
Ahora debe buscar y solicitar los recursos para cumplir las fechas límite. Esto incluye todo, desde la recopilación de equipos y suministros, hasta la búsqueda de miembros del equipo que están disponibles para trabajar. Aunque esos recursos pueden trabajar en varios proyectos a la vez, debe ser reconocido por su capacidad.
4. Asignar y distribuir recursos
Después de encontrar los recursos, deberá agregarlos al proyecto. Asegúrese de prever las dificultades que pueden retrasar la finalización del proyecto, desde problemas con el software hasta cambios en las responsabilidades de las partes interesadas o en las prioridades de la organización. Estos son algunos desafíos comunes a los que su equipo podría enfrentarse al intentar entregar un proyecto a tiempo:
Disponibilidad de recursos
Cambios en el ámbito del proyecto
Diferencias en la ubicación y las zonas horarias
Retrasos en procesos y tareas
Aunque algunos de estos desafíos tienen un impacto mayor que otros, todos ellos pueden ralentizar la entrega de un proyecto. Pero afortunadamente, para muchos de ellos, tendrá la ventaja de identificar y planear los planes de contingencia y las técnicas correspondientes para aplicarlos con antelación si cualquiera de estos se produce durante el proyecto.
5. Realizar un seguimiento de la programación del proyecto
Puede parecer sencillo, pero cualquier cambio puede afectar a toda la escala de tiempo del proyecto a partir de ese momento, así que asegúrese de rellenar el tiempo en consecuencia. Esté atento a:
Miembros del equipo sobrecargados y sobreutilizados.
Vacaciones no planeadas o permisos por enfermedad.
Tareas retrasadas que ocasionarán demoras significativas en las tareas dependientes.
Cambios en los objetivos y objetivos empresariales.
Algunas herramientas como el software de automatización de servicios profesionales (PSA) ofrecen oportunidades para ayudar a automatizar tareas administrativas que requieren mucho tiempo, como el seguimiento del tiempo, la administración de proyectos, la facturación, etc.
6. Elegir una técnica para abordar obstáculos
Rara vez alcanzará todas las tareas cuando se planee originalmente y finalice un proyecto en las fechas exactas. En función de la fecha de entrega del proyecto, es posible que tenga cierta flexibilidad cuando pueda finalizar determinadas tareas. Hay dos técnicas que puede usar si se ejecuta detrás de la programación: suavizado de recursos y redistribución de recursos.
La redistribución de recursos funciona bien cuando tiene recursos limitados o compartidos, pero tiene la opción de ampliar la escala de tiempo. El suavizado de recursos es mejor para optimizar los recursos disponibles, pero no se puede ampliar una fecha límite.
La elección de la técnica que mejor funciona dependerá de lo comercial que sea la escala de tiempo. Independientemente de la técnica que elija, debe asegurarse de que la herramienta de administración es tan flexible como usted.
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