¿Qué es el cumplimiento del RGPD?

En un mundo cada vez más interconectado, el cumplimiento del RGPD se ha convertido en una prioridad crítica para las empresas que manejan datos personales, independientemente de dónde operen. Introducido en 2018, el RGPD es una norma de la legislación de la UE que se centra en la protección y la privacidad de los datos personales de las personas dentro de la Unión Europea. El incumplimiento del RGPD puede conllevar importantes sanciones, por lo que es esencial que las empresas de todos los tamaños se adhieran a sus normativas.

El objetivo principal del RGPD es proteger los datos personales y conceder a los usuarios un mayor control sobre su información personal en línea. El ámbito del RGPD es amplio, que abarca cualquier negocio que procese datos personales de residentes de la UE, independientemente de la ubicación física de la empresa.

El cumplimiento del RGPD no es solo un requisito legal, sino que se ha convertido en un imperativo empresarial. Las organizaciones que cumplen con el RGPD muestran un compromiso con la privacidad de los datos que ayuda a fomentar la confianza con clientes, empleados y asociados. El cumplimiento también ayuda a las empresas a evitar importantes penalizaciones financieras asociadas a filtraciones de datos y al incumplimiento de las órdenes del RGPD.

El Reglamento general de protección de datos se implementó el 25 de mayo de 2018, reemplazando la Directiva 95/46/CE sobre protección de datos. Se creó en respuesta a la rápida digitalización de los datos y a la necesidad de abordar los problemas de privacidad de los datos. El marco completo del RGPD está pensado para reforzar las leyes de protección de datos en toda la UE.

El objetivo principal del RGPD es proteger los datos personales y conceder a los individuos un mayor control sobre su información. El ámbito del RGPD es amplio y abarca cualquier negocio que procese los datos personales de los residentes de la UE, independientemente de la ubicación física de la empresa.

Principios clave
El RGPD estableció siete principios de protección de datos que las organizaciones de la UE o que hacen negocios en la UE deben seguir:

1. Legislación, equidad y transparencia: Los datos deben procesarse de forma legal, razonable y transparente.
2. Limitación de propósito: Los datos solo deben recopilarse y usarse con fines específicos.
3. Minimización de datos: Los datos recopilados deben limitarse a lo que es necesario.
4. Precisión: Los datos personales deben ser precisos y mantenerse actualizados.
5. Limitación de almacenamiento: Los datos personales no deben conservarse más tiempo del necesario.
6. Integridad y confidencialidad: Los datos personales deben procesarse de forma segura y protegerse contra el procesamiento no autorizado o ilegal, la pérdida accidental o los daños.
7. Responsabilidad: Las organizaciones deben poder demostrar que cumplen todos estos principios.

El RGPD proporciona a los ciudadanos de la UE un control significativo sobre sus datos personales al establecer derechos claros para proteger su privacidad. El RGPD concede a los ciudadanos de la UE varios derechos sobre sus datos personales, entre los que se incluyen:
 

• Derecho a ser informado: Las personas tienen derecho a ser informadas sobre la recopilación y uso de sus datos personales, incluyendo detalles sobre por qué se recopilan, cuánto tiempo se conservarán y con quién se compartirán.

• Derecho de acceso: Las personas pueden solicitar acceso a sus datos personales y obtener una copia de los mismos, lo que les permite comprender cómo se están tratando sus datos y quién lo está haciendo.

• Derecho a rectificación: Si algún dato personal es inexacto o está incompleto, los particulares pueden solicitar su corrección, garantizando así que su información sea exacta y esté actualizada.

• Derecho a borrar (derecho a ser olvidado): En determinadas circunstancias, las personas tienen derecho a solicitar la supresión de sus datos personales, eliminando su información de los sistemas de una organización si ya no es necesaria o si retiran su consentimiento.

• Derecho a restringir el procesamiento: Las personas pueden limitar el procesamiento de sus datos personales, especialmente si impugnan su exactitud o si necesitan los datos para reclamaciones legales.

• Derecho a la portabilidad de datos: Las personas pueden obtener sus datos personales en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y transferirlos a otro responsable de los datos si así lo desean.

• Derecho a objeto: Las personas tienen derecho a oponerse al procesamiento de sus datos personales, especialmente si se usan para marketing directo o si tienen una situación específica que garantice la privacidad.
  
  

Juntos, estos derechos garantizan que las personas tengan una visibilidad y un control claros sobre sus datos personales, reforzando la transparencia y la responsabilidad de las organizaciones. Más allá de estos derechos, el RGPD también establece directrices estrictas sobre cómo las organizaciones deben obtener y administrar el consentimiento de las personas antes de procesar sus datos.

Requisitos de consentimiento
El RGPD requiere que las organizaciones obtengan el consentimiento explícito de las personas antes de recopilar y almacenar sus datos. Este consentimiento debe proporcionarse libremente, ser específico, informado e inequívoco, lo que garantiza que las personas comprendan totalmente lo que aceptaron haber recopilado.

Además de las directrices de consentimiento, el RGPD destaca las medidas proactivas de protección de datos. En el caso de las actividades de procesamiento de alto riesgo, las organizaciones deben realizar evaluaciones del impacto en la protección de datos para evaluar y mitigar los posibles riesgos para los derechos y libertades de las personas.

Evaluaciones del impacto sobre la protección de datos (EIPD)
Para cualquier operación de procesamiento que pueda afectar significativamente a los derechos y libertades de las personas, es obligatoria una Evaluación del impacto sobre la protección de datos. Esta evaluación evalúa los riesgos implicados en el procesamiento de datos personales y describe las medidas para mitigar estos riesgos, proteger la privacidad de las personas y garantizar el cumplimiento.

Evaluación inicial y análisis de brechas
El cumplimiento del RGPD comienza con una evaluación exhaustiva de las prácticas de datos actuales dentro de una organización. Se trata de identificar y planificar todas las actividades de procesamiento de datos, incluida su recopilación, almacenamiento, uso compartido y eliminación. El objetivo es obtener una comprensión completa de dónde residen los datos personales, cómo fluyen a través de la organización y quién tiene acceso a ellos.

Después de recopilar información sobre las prácticas de control de datos actuales, el siguiente paso es realizar un análisis de brechas. Este análisis compara las prácticas existentes de una organización con los requisitos del RGPD para identificar las áreas que se quedan cortas. Las brechas más comunes pueden incluir la falta de registros claros de procesamiento de datos, mecanismos de consentimiento inadecuados o medidas de seguridad insuficientes.

Abordar estas brechas es crucial para el cumplimiento del RGPD y, por lo general, requiere la colaboración de todos los departamentos, como el de TI, el jurídico y el de RR. HH., para desarrollar una estrategia de cumplimiento coherente. Al comprender dónde se encuentra actualmente la organización, las empresas pueden crear un plan de acción estructurado para cerrar las brechas de cumplimiento y reforzar las medidas de privacidad de los datos.

Documentación y asignación de datos
La asignación de datos es una parte esencial del cumplimiento del RGPD, ya que proporciona una representación visual clara de cómo se mueven los datos dentro de la organización. Este proceso implica rastrear cada dato personal desde su punto de recogida hasta su almacenamiento, procesamiento, uso compartido y, en última instancia, eliminación. Mediante la asignación de flujos de datos, las organizaciones pueden identificar actividades de procesamiento de datos innecesarias, detectar silos de datos y garantizar que solo se recopilen y conserven los datos pertinentes. Además, la asignación de datos ayuda a las empresas a descubrir posibles vulnerabilidades de seguridad, sobre todo cuando los datos se transfieren entre sistemas o a terceros.

Además de asignar flujos de datos, el RGPD requiere que las organizaciones mantengan registros detallados de las actividades de procesamiento de datos. Estos registros deben incluir el propósito de la recopilación de datos, las bases legales para el procesamiento, los períodos de retención de datos y cualquier tercero implicado en el procesamiento de datos.

Implementación de directivas de protección de datos
Establecer directivas sólidas de protección de datos es fundamental para cumplir el RGPD. Estas directivas describen cómo deben tratarse los datos personales dentro de la organización y abarcan áreas como el acceso, la retención y la seguridad de los datos. Una directiva de protección de datos bien diseñada proporciona directrices sobre el uso aceptable de datos, ayuda a los empleados a comprender su rol en el mantenimiento de la seguridad de los datos y establece el estándar para el modo en que la organización cumple sus obligaciones de RGPD. Las directivas eficaces de protección de datos deben ser accesibles, claras y revisarse periódicamente para garantizar que se ajustan a la evolución de los requisitos y tecnologías de protección de datos.

La implementación de estas directivas en toda la organización requiere aprendizaje. Los empleados de todos los niveles deben comprender los principios del RGPD y se les recomienda que sigan los procedimientos recomendados en el control de datos. Asegurándose de que los empleados conocen la importancia de la protección de datos y su rol en la protección de los datos personales, las organizaciones pueden mitigar el riesgo de filtraciones accidentales de datos. Este enfoque estructurado no solo respalda el cumplimiento del RGPD, sino que también contribuye a la seguridad general de los datos.

Para las empresas estadounidenses, el cumplimiento del RGPD presenta complejidades adicionales. Es posible que las organizaciones basadas fuera de la UE no estén tan familiarizados con los estándares del RGPD, y su cumplimiento exige satisfacer obligaciones estrictas incluso sin tener presencia física en Europa. Las empresas de EE. UU. que manejan datos personales de ciudadanos de la UE deben designar a un representante de la UE, navegar por las leyes de transferencia de datos transatlánticos y adaptar sus procesos para alinearse con los altos estándares del RGPD.

Existen numerosas herramientas y recursos para ayudar a las organizaciones, incluidas las empresas con sede en Estados Unidos, a lograr y mantener el cumplimiento del RGPD, como software de protección de datos, listas de comprobación del cumplimiento y programas de entrenamiento.

Para garantizar el cumplimiento continuo del RGPD, considere la posibilidad de implementar la siguiente lista de comprobación:


Auditorías y supervisión periódicas:
Realice auditorías periódicas de las actividades de procesamiento de datos para identificar las desviaciones de los requisitos del RGPD. Supervise continuamente los sistemas y las medidas de seguridad de los datos.

Programas de aprendizaje y concienciación:
Proporcionar aprendizaje completo a los empleados sobre el cumplimiento del RGPD. Asegúrese de que todos los empleados comprendan sus roles y responsabilidades en la protección de los datos personales.

Respuesta a filtraciones de datos y de seguridad:
Establezca un plan de respuesta a incidentes sólido para abordar rápidamente las filtraciones de datos y minimizar su impacto. Prepárese para hacer frente a posibles multas y sanciones por incumplimiento.

En el panorama en constante evolución de la privacidad de los datos, lograr y mantener el cumplimiento del RGPD puede ser una tarea compleja y que requiere muchos recursos para las empresas de todos los tamaños. Con normativas estrictas diseñadas para proteger los datos personales de los individuos, las empresas necesitan soluciones confiables que apoyen sus esfuerzos de cumplimiento en todos los niveles. Para respaldar sus esfuerzos de cumplimiento, Microsoft ofrece herramientas y soluciones, como Microsoft Purview y otras soluciones de seguridad de datos, para ayudarle a navegar eficazmente por las obligaciones de protección de datos.

Mediante la integración de estas herramientas, las empresas pueden agilizar sus procesos de cumplimiento, automatizar las tareas clave de creación de informes y mejorar la seguridad general de los datos, reduciendo los riesgos asociados al incumplimiento.