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¿Qué son las herramientas de automatización de flujos de trabajo?

Las herramientas y el software de automatización de flujos de trabajo automatizan procesos manuales y tareas repetitivas con lógica basada en reglas para mejorar la productividad, la eficiencia y la precisión de la organización.
una persona de pie y mirando en una tableta con cara sonriente

Definición de software de automatización de flujos de trabajo

 

El software de automatización de flujos de trabajo tradicionalmente simplifica las tareas manuales y tediosas para ayudar a las empresas a ahorrar tiempo, reducir el riesgo de errores humanos y aumentar la productividad del lugar de trabajo. Al automatizar los procesos, permite a los equipos centrarse en proyectos con mayor impacto en lugar de en tareas repetitivas y proporciona visibilidad sobre los flujos de trabajo para ayudar a identificar áreas de oportunidad.

 

La automatización delflujo de trabajo ayuda a las empresas a refinar sus procesos de varias maneras al hacer lo siguiente:

 

  • Automatizar y desencadenar tareas.

  • Mejorar la eficiencia y la productividad.

  • Identificar áreas para las mejoras de procesos.

  • Administrar de flujos de trabajo y supervisión del rendimiento.

  • Configurar avisos.

  • Mantener los equipos sincronizados.

  • Recopilar información procesable.

  • Optimizar el uso de recursos.
     

El software de automatización de flujos de trabajo se ejecuta en orígenes de datos y mediante un conjunto de reglas para manipular esos datos, imitando la inteligencia humana. Estas herramientas de flujo de trabajo suelen seguir “instrucciones if/then,” trabajando en una regla que se puede describir como “si se produce A, haz B”. Este sistema de lógica basada en reglas describe las acciones que deben seguirse tras un evento, lo que ahorra tiempo y dinero, además de reducir el riesgo de errores humanos.

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Tipos de herramientas de automatización de flujos de trabajo

 

Desde la entrada de datos hasta el proceso de acompañar al cliente potencial hasta la compra o hacer la contabilidad, las herramientas de automatización de flujos de trabajo están diseñadas para reducir el trabajo y optimizar los procesos. Esto ayuda a maximizar el tiempo y los recursos de la empresa, lo que permite a los empleados centrarse en proyectos de mayor impacto que a menudo requieren resolución de problemas y pensamiento creativo, algo que incluso el mejor software de automatización de flujos de trabajo no podrá reemplazar.

 

El software de automatización de flujos de trabajo es parte clave de la administración de procesos empresariales (BPM), y hay varias herramientas para optimizar las funciones principales de la organización y simplificar las tareas manuales. Algunos tipos de herramientas de automatización de flujo de trabajo incluyen:

 

Administración de proyectos

 

Quizás el tipo más reconocido de herramienta de automatización de flujos de trabajo, las aplicaciones de administración de proyectos ayudan a vincular personas, datos y otros recursos para optimizar los procesos. Estos tipos de herramientas mejoran la colaboración y ayudan a definir, administrar y mejorar la entrega de trabajo entre varios equipos. Al mantener la visibilidad del proyecto alta y la comunicación abierta, los procesos se ejecutan en última instancia de forma más fluida y eficaz.

 

Ventas y marketing

Las herramientas de flujo de trabajo de ventas y marketing facilitan la administración de los datos de clientes potenciales y clientes. Las mejores aplicaciones usan análisis integrados para ayudar a encontrar ineficacias y acelerar los procesos en varios canales, desde el correo electrónico y sms hasta las redes sociales. Estas herramientas de automatización no solo repiten la misma tarea cada vez; de hecho, muchas crean flujos de trabajo para enviar contenido de marketing personalizado en función del comportamiento del cliente.

 

Servicio al cliente
 

Las herramientas de flujo de trabajo del servicio de atención al cliente ayudan a asignar vales automáticamente a los agentes, enviar respuestas automáticas a preguntas comunes y etiquetar automáticamente vales en función de la pregunta enviada. Con la automatización del flujo de trabajo del servicio de atención al cliente, las empresas pueden resolver más problemas de los clientes con mayor rapidez, lo que libera agentes activos para que resuelvan problemas más complicados.

 

Finanzas
 

Las herramientas de automatización de flujos de trabajo de finanzas ayudan a las empresas a mantener los procesos financieros organizados, conformes a la normativa y coherentes. Estos tipos de flujos de trabajo pueden ayudar con las operaciones diarias, como las aprobaciones de presupuestos, la facturación, las solicitudes de compra y gastos y las entradas de contabilidad.

 

Recursos humanos
 

Las herramientas de flujo de trabajo de los recursos humanos ayudan a automatizar la documentación y reducir la supervisión administrativa, lo que reduce el riesgo de error y proporciona un mejor soporte a los empleados. Estos tipos de herramientas pueden ayudar con la administración de nuevos empleados, los partes de horas, las ofertas de trabajo y las solicitudes de permisos, lo que proporciona a los profesionales de RR. HH. más tiempo para centrarse en tareas de gran valor.

¿Cómo beneficia la automatización del flujo de trabajo a su organización?

 

Tanto si quiere automatizar procesos en finanzas, marketing o TI, el software de automatización de flujos de trabajo reduce la carga de las tareas manuales y ahorra a las empresas un tiempo, recursos y dinero significativos. Estas herramientas de flujo de trabajo no solo aceleran los procesos para su equipo, sino que también ayudan a liberar tiempo para hacer el trabajo más importante y guían el trabajo de toma de decisiones futuro como parte de una solución de proceso empresarial de administración de softwaremás grande.

 

Ventajas de las herramientas de  automatización de flujos de trabajo

 

  1. Menos errores

     

    La entrada de datos manual es tediosa y proclive a cometer pequeños errores humanos que pueden tener un gran impacto en su organización, desde errores de contabilidad hasta facturas incorrectas. Por otro lado, el software de flujo de trabajo usa datos centralizados y en tiempo real para ejecutar tareas administrativas, lo que reduce el riesgo de cometer costosos errores.

     

  2. Procesos simplificados

     

    Las herramientas de automatización de flujos de trabajo aumentan la visibilidad de los procesos, reducen los cuellos de botella y mantienen los proyectos en la dirección correcta. Dado que las asignaciones y las tareas de seguimiento se pueden asignar automáticamente, el rendimiento es más fácil de seguir y administrar, lo que minimiza los retrasos en el proceso.

     

  3. Productividad mejorada

     

    Cuando se automatizan las tareas tediosas y manuales, los equipos tienen más tiempo y recursos para centrarse en proyectos de mayor impacto. Muchas aplicaciones de automatización de flujos de trabajo también mejoran la colaboración en general, por lo que se desperdicia menos tiempo en el seguimiento de la información, la búsqueda de aprobaciones o el seguimiento de la comunicación entre varios interlocutores.

     

  4. Mejor comunicación

     

    Los flujos de trabajo y las notificaciones automatizadas claramente diseñados ayudan a los empleados a trabajar en sintonía y a comprender sus roles en un proyecto. También facilita la colaboración entre funciones y mejora la responsabilidad de las tareas, lo que garantiza que todos trabajen hacia el mismo objetivo .

     

  5. Conclusiones más detalladas

     

    Los informes en tiempo real con una mejor visualización son una ventaja clave de la automatización del flujo de trabajo. El uso del análisis de datos en procesos significa que las organizaciones pueden capturar métricas de rendimiento, identificar áreas de oportunidades y tomar decisiones más fundamentadas sobre sus operaciones.

Cómo elegir las mejores herramientas de automatización de flujos de trabajo para sus necesidades empresariales

 

Al elegir la mejor herramienta de automatización de flujos de trabajo para su organización, es importante analizar primero los procesos actuales, identificar cuellos de botella y comprender qué equipos usarán las herramientas. Una vez que comprenda mejor sus necesidades empresariales, busque las siguientes características a medida que compara diferentes soluciones:

 

  • Interfaz fácil de usar y navegación sencilla.

  • Inteligencia artificial y aprendizaje automático para el procesamiento de documento inteligente (IDP).

  • Integraciones perfectas con herramientas de terceros y las aplicaciones que usa cada día.

  • Flujos de trabajo personalizables.

  • Operabilidad basada en la nube.

  • Análisis de datos e informes en tiempo real.

  • Seguridad mejorada y protección de datos.

  • Escalabilidad para las necesidades empresariales en constante evolución.

Ejemplos de herramientas de automatización de flujos de trabajo en uso

 

El tiempo dedicado a procesos sencillos, como responder a correos electrónicos, crear tareas o copiar datos de un origen a otro, puede acumularse rápidamente. Sin embargo, al configurar flujos de trabajo automatizados, las empresas pueden aumentar drásticamente la eficacia y agregar más valor a las operaciones principales de la empresa, desde marketing y finanzas hasta recursos humanos.

 

Algunos ejemplos de automatización del flujo de trabajo en acción incluyen:

 

  • Enviar mensaje de seguimiento y respuestas automatizados después de que un cliente rellene un formulario de contacto .

  • Enviar secuencias de correo electrónico de consolidación de clientes potenciales después de un evento de desencadenamiento.

  • Facturar automáticamente a los clientes los pagos mensuales.

  • Crear acuerdos de nivel de servicio para garantizar respuestas oportunas a problemas urgentes.

  • Pagar los gastos de los empleados.

  • Enviar recordatorios de fechas límite y aprobaciones.

  • Asignar automáticamente tareas y proyectos a miembros del equipo.

  • Incorporar a nuevos empleados.

  • Aprobar solicitudes de vacaciones.

 

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Preguntas más frecuentes

  • Las herramientas y el software de automatización de flujos de trabajo simplifican tradicionalmente las tareas manuales y tediosas mediante la lógica basada en reglas, lo que ayuda a las empresas a ahorrar tiempo, a reducir el riesgo de errores humanos y a aumentar la productividad del área de trabajo .
  • Hay varios tipos de herramientas de automatización para optimizar las funciones principales de la organización y simplificar las tareas manuales. Entre ellas se incluyen herramientas de flujo de trabajo para la administración de proyectos, marketing y ventas, atención al cliente, finanzas y recursos humanos.
  • La automatización de flujos de trabajo ayuda a las empresas a ahorrar tiempo, recursos y dinero. Las ventajas de la automatización de flujos de trabajo incluyen menos errores de entrada de datos, procesos optimizados, productividad mejorada, mejor comunicación y colaboración y conclusiones empresariales más profundas.
  • El procesamiento de documento inteligente usa inteligencia artificial y aprendizaje automático para procesar documentos, extraer información relevante de datos no estructurados o semiestructurados y transformarlos en formatos utilizables para otras aplicaciones o análisis empresariales. El procesamiento automatizado de documentos es una versión simplificada de esto. Captura, extrae y almacena datos al convertirlos en un sistema empresarial interno o una hoja de cálculo. Sin embargo, normalmente no implica la clasificación, validación o análisis de documentos para un aprendizaje más profundo.
  • Las herramientas de automatización de flujos de trabajo aumentan drásticamente la eficacia y vuelven a agregar valor a las operaciones principales. Algunos  ejemplos de automatización de flujos de trabajo  en uso incluyen la automatización de seguimientos y respuestas, la creación y asignación de tareas, el envío de facturas mensuales o incluso la aprobación de solicitudes de vacaciones.

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