Tu guía esencial para el control de inventario

Una mujer con una camiseta azul y bufanda naranja busca en una pila de tejidos plegados mientras sujeta una tableta

A medida que crece tu pequeña o mediana empresa, es posible que tu comercio electrónico, logística y existencias sean más complicados. Es posible que no te resulte tan fácil registrar y volver a llenar el inventario como lo hacías hace incluso un año, por lo que deberás implementar procesos y sistemas equipados para controlar la nueva carga de trabajo.

Aquí es donde entra en juego el control de inventario, ya que con los controles internos y de producción adecuados, puedes controlar los costes operativos a la vez que satisfaces las demandas de los clientes.

¿Qué es el control de inventario?

El control de inventario, también conocido como control de existencias, es el proceso de administrar los niveles de inventario de la empresa en una o varias ubicaciones. Básicamente, se trata de realizar un seguimiento de los elementos y asegurarse de que la empresa mantiene el número óptimo de piezas o productos en existencias, ya sea online, en el estante o en ambos. Un sistema de control de inventario también supervisa el uso, el almacenamiento y el movimiento de los productos desde la entrada al almacén de existencias hasta la llegada del envío al cliente.

Al centrarte en ir moviendo los productos de venta lenta y en aumentar el número de productos que se venden bien, maximizarás tus beneficios, a la vez que ahorrarás tiempo, recursos y dinero al tener una menor cantidad de inventario que se encuentra en el almacén.

Ventajas del control de inventario

Controlar el inventario es clave para las empresas, pero casi la mitad de las pequeñas empresas no lo hacen. Aunque todavía es posible mantener un gran volumen de ventas, la rentabilidad se verá afectada casi inmediatamente si no lo sigues. Normalmente, los clientes no esperarán a los pedidos pendientes ni a los productos con tiempos de envío extendidos, simplemente buscarán a tus competidores para que hagan sus pedidos.

Proporciona:

Control de calidad. Realiza un seguimiento y administra todos los aspectos de tus existencias, incluida la calidad, para asegurarte de que las piezas se rotan en el almacén.
Control organizativo. Asegúrate de que tienes suficientes productos para completar todos los pedidos que se realizan, así como existencias de seguridad, que actúan como una protección cuando un artículo se etiqueta como "agotado".
Precisión de contabilidad. Mantener un registro preciso del inventario es fundamental para administrar los recursos, especialmente en las auditorías. Conocer las cantidades de productos te permite saber qué cantidad de tus productos se pierde o destruye, y comprender el valor de tu negocio.

Un seguimiento preciso del inventario significa que los pedidos se gestionan de forma rápida y precisa, con una mayor eficiencia y productividad, al tiempo que se ofrece a los propietarios de empresas más tiempo, dinero y clientes fieles, cuando todos los productos proceden de un almacén organizado.

Pero para realizar un seguimiento del inventario, debes comprender los matices básicos del control y la administración.

El control de inventario comparado con la administración de inventario, los activos fijos y la administración de almacén

Pueden parecer similares, pero cada uno ayuda a tu empresa de maneras diferentes. Mientras que el control de inventario funciona con el inventario en el almacén del proveedor, la administración del inventario incluye los procesos de reposición y previsión. Garantiza que siempre tengas el inventario adecuado en su lugar, en el momento adecuado y con el número correcto de productos.

También necesitarás administrar activos fijos como maquinaria y equipos, así como los posibles espacios de alquiler que necesitarás para ayudar en la producción de tus productos. Conocido como la contabilidad de activos fijos, mantener un libro de contabilidad de todos los activos fijos usados para crear el producto (pero que no forman parte realmente de tu flujo de ingresos) ayuda a mitigar todos los costes ocultos en el proceso de producción.

La administración del almacenamiento garantiza que el inventario esté bien organizado en todas las ubicaciones de almacenamiento. Cuando el inventario es fácil de encontrar y almacenar para optimizar el espacio, los usuarios pueden elegir y enviar pedidos de clientes más rápido.

Todas estas son partes integrales de tu negocio: El control de inventario se centra en el presente, mientras que los activos fijos y la administración del inventario dibujan la imagen del futuro. Están conectados: mejorarás el control del inventario cuando logres una mejor administración del inventario.

Cómo iniciar el sistema de control de inventario

Para encontrar el sistema adecuado, debes comprender las necesidades de tu empresa. Para empezar, hazte tres preguntas:

¿Qué tipos de productos y cantidades debo seguir?
Tus prioridades dependerán de tus necesidades. Estas pueden ser centrarte en las fechas de expiración de los elementos perecederos, un suministro limitado o elementos estacionales. Según esto, y los vaivenes del negocio, deberás realizar tu planeamiento y estar al tanto de la administración de la cadena de suministro.
¿Qué características necesito para administrar mi inventario?
¿Tienes existencias en varios almacenes o solo en uno? ¿Tendrás que integrar soluciones empresariales digitales adicionales? ¿Y cómo afectarán a tu negocio? Tomar nota de las posibilidades actuales y futuras te facilita tener un sistema de control de inventario que dure más de un año o dos.
¿Cuál es mi presupuesto para el software de control de inventario?
Anota todo lo que necesitarás ahora y para el futuro, incluidos los gastos de aprendizaje y software. Compara esos costes con la cantidad de tiempo y esfuerzo que llevará completar los proyectos, así como la rentabilidad estimada de la inversión (ROI) de la reducción de las horas de trabajo, los costes de transporte y el aumento estimado de los clientes.

Después de responder a estas preguntas, debe ser obvio qué es importante para ti a la hora de encontrar un sistema de control de inventario. Siempre quieres asegurarte de que tu empresa sobresalga.

ERP como una solución todo en uno

En tu tarea de mantener una ventaja competitiva, un recurso similar que podría aparecer en la búsqueda de soluciones de control de inventario es el planeamiento de recursos empresariales (ERP). El ERP permite a los líderes administrar todos los aspectos de su negocio en una sola plataforma, incluido no solo el inventario, sino también otros elementos, como las finanzas, el planeamiento, la logística y las operaciones.

Esta solución "todo en uno" puede parecer atractiva, ya que tendrás la capacidad de administrar varios sistemas, pero debes asegurarte de que funcionará para tu equipo. También puede parecer costoso agregar tiempo de aprendizaje adicional y mano de obra para tu equipo. El software de inventario puede ser flexible e integrarse en muchos sistemas diferentes, lo que te ofrece la flexibilidad de crear tus procesos para la organización según lo consideres oportuno. Dynamics 365 Business Central actúa como una solución empresarial esencial para ayudar a optimizar las operaciones.

Iniciar el crecimiento con el software de control de inventario adecuado

Después de saber lo que necesitarás para tener un negocio de éxito, el control de inventario y la administración serán las principales prioridades. La implementación de una solución ERP, como Dynamics 365 Business Central, es un paso fundamental. Necesitarás una que supere las limitaciones de una solución de administración empresarial completa y, al mismo tiempo, pueda controlar varias operaciones y planeamientos.

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