Conceptos básicos sobre el sistema de administración del inventario

Todo el mundo sabe que el inventario significa dinero, pero sin una visión clara de sus bienes desde la recepción inicial hasta la fecha de envío, el activo más grande de su empresa podría estar perdiendo dinero.

La clave para un negocio eficaz y rentable es la visibilidad total del proceso de inventario de principio a fin, junto con herramientas de administración para ayudarle a mantener unos niveles óptimos de existencias durante todo el año. Un sistema eficaz de administración del inventario optimiza cada aspecto del almacén, desde la recomendación de niveles óptimos de existencias hasta el mantenimiento de una cadena de suministro ordenada y operativa.

Conozca los conceptos básicos de la administración del inventario y descubra cómo un sistema de administración del inventario puede ayudarle a aumentar la rentabilidad y reducir los residuos.

La administración ineficaz del inventario le pone en desventaja

El inventario suele ser uno de los activos más grandes que posee una empresa, por lo que su mala administración es uno de los principales motivos por los que las pequeñas empresas fracasan.

La administración ineficaz del inventario de activos puede reducir la rentabilidad de varias maneras:

Demasiadas existencias. Tener más existencias de las que necesita puede salirle caro. Paga por más espacio de almacenamiento, que es caro, y los artículos perecederos pueden perderse antes de poder venderlos.
Mayor plazo. Mantenerse a la vanguardia en las tendencias comerciales le ayuda a aprovechar los artículos populares que los clientes quieren en este momento. Sin embargo, si tarda en adaptarse al mercado cambiante, los clientes buscarán en otro lugar y perderá cuota de mercado.
Existencias demasiado pocas. Los clientes comprarán en otro lugar si lo que quieren no lo tienes en existencias. Como mínimo, las existencias le costarán ventas. Si esto sucede con frecuencia, perderá clientes.

Ventajas de la administración eficaz del inventario de activos

La inversión en un sistema de administración del inventario puede producir una rentabilidad de la inversión excelente. No solo un sistema de administración del inventario facilita la entrega de los productos a los clientes que los compran, sino que puede proporcionar información valiosa para que solicite el inventario correcto en el momento y en las cantidades adecuadas.

Estos son algunos ejemplos de cómo se amortiza la inversión en la administración del inventario:

Reducción de costes

Ordene el inventario en las cantidades correctas en el momento adecuado para que nunca haya exceso o falta de existencias.

Maximización del trabajo

Más productividad y menos tiempo desperdiciado buscando artículos que faltan o realizando un seguimiento de las cosas a mano.

Ahorro de espacio

Las existencias bien administradas conducen a almacenes más eficaces y organizados.

Clientes más satisfechos

Los pedidos se envían más rápido y son más precisos, lo que conduce a clientes satisfechos y acuerdos de nivel de servicio retenidos.

Leer casos de clientes

La estrecha relación entre el inventario y la contabilidad

El inventario se considera un activo empresarial, por lo que la administración del inventario está estrechamente relacionada con la contabilidad. Cuando el inventario y la contabilidad están bien integrados, obtendrá métricas en tiempo real de sus bienes en cada paso del proceso.

El sistema de administración del inventario debe admitir varios métodos y funciones de evaluación del inventario, como:

Índice de rotación de inventario

El coste de los bienes vendidos dividido por el inventario medio disponible.

El índice de rotación bajo es indicativo de la duplicación de pedidos y el deterioro del valor del inventario.
Un índice de rotación alto puede significar costes de envío excesivos para reemplazar rápidamente las cosas que no están disponibles, pedidos incompletos y pérdida de tiempo al intentar localizar los artículos que faltan.
Un índice de rotación equilibrado indica una alta eficacia, menores costes y una mayor satisfacción del cliente.

Coste medio ponderado

El coste de los bienes disponibles para la venta dividido por el número de unidades de venta. Esta métrica produce el coste medio ponderado por unidad.

Coste estándar

Estimación del coste esperado de un artículo en los registros contables, que se contrasta periódicamente con el coste real. La varianza entre las dos cifras se anota en los registros contables. Este método se usa cuando realizar un seguimiento de los costes reales en tiempo real requiere demasiado tiempo.

Lista de materiales (L. MAT)

Hace referencia a la lista de artículos secundarios que componen un único artículo de inventario.

Kitting

Agrupar las partes y los artículos que componen un único artículo acabado.

Inventario Just-In-Time (JIT)

Término de logística que hace referencia a la recepción del inventario justo antes o en el momento exacto en que se necesita.

Trabajo en curso

Realiza un seguimiento del inventario desde la fabricación hasta el momento en que se usa en la planta de producción o en la fábrica.

¿Qué es el software de administración del inventario y cómo puede ayudarme?

El software de administración del inventario administra y organiza los niveles de inventario, los pedidos, las ventas y las entregas, y realiza su seguimiento. El propósito del software de administración del inventario es mantener un nivel de inventario óptimo, realizar un seguimiento de los bienes durante el transporte entre ubicaciones, recibir nuevos artículos, administrar los procesos de almacén (como la selección, el empaquetado y el envío), evitar la obsolescencia y el desuso de los productos, y garantizar que siempre haya existencias de los productos.

El software para la administración del inventario automatiza lo que solía ser el proceso manual lento de contar cada artículo uno por uno y registrarlo en papel. La digitalización de este proceso no solo hace que sea más preciso, sino que ahorra un tiempo valioso.

Entre las funcionalidades principales se incluyen la optimización del inventario, la identificación y el seguimiento de los productos, la administración de servicios para empresas orientadas a servicios, el seguimiento de activos y los puntos de reorden. El software de administración del inventario puede proporcionar datos precisos sobre las condiciones del inventario en tiempo real y también extraer información sobre las tendencias, de modo que pueda responder a las demandas y condiciones cambiantes del mercado sin perder oportunidades de ventas.

Qué buscar en el software para la administración del inventario

El software de administración del inventario suele formar parte de un sistema de planeamiento de recursos empresariales (ERP)más grande. Si se hace bien, ese ERP unifica el inventario, la contabilidad, el punto de venta y la administración de la cadena de suministro en una plataforma coherente y eficaz.

Al considerar el software de administración del inventario como un complemento o como parte de una solución ERP, estos son algunos factores que se deben tener en cuenta:

Integración. El software de administración del inventario no es tan eficaz si no está estrechamente integrado con sus otras aplicaciones empresariales front-end y back-end.
Análisis y visibilidad. El software de administración del inventario basado en la nube ofrece a las empresas la capacidad de realizar un seguimiento del inventario en tiempo real, generar informes para mejorar la información y la colaboración, y acceder a los datos en cualquier momento y lugar mediante dispositivos móviles.
Gasto. Las soluciones de administración del inventario varían ampliamente en sus características y funcionalidades, y también lo hacen sus etiquetas de precio. Al comprar una solución, es importante asegurarse de que no solo es la solución asequible ahora, sino que seguirá siendo asequible a medida que su negocio se expanda en el futuro.
Funcionalidades de seguimiento. ¿El software de administración del inventario realiza un seguimiento del inventario de una manera que tenga sentido para su negocio? Por ejemplo, si su empresa usa códigos de barras, ¿el software de administración del inventario ofrece compatibilidad e integración con los escáneres que usa?
Implementación y mantenimiento. Implementar y mantener un sistema de administración del inventario en la nube es más rápido y fácil que una solución local. Las soluciones basadas en la nube se actualizan automáticamente y proporcionan características de seguridad mejoradas, mientras que las soluciones locales pueden ser complicadas y lentas de actualizar y posiblemente vulnerables a ataques a menos que se tomen precauciones adicionales.
IA. Las funcionalidades de inteligencia artificial integradas proporcionan recomendaciones basadas en datos para los niveles de inventario, predicen tendencias para ayudarle a mantenerse a la vanguardia y le ayudan a solucionar problemas emergentes antes de que se conviertan en problemas más grandes.

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