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Dynamics 365

¿Qué es ERP en la nube?

Obtenga información sobre las características y ventajas de sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), cómo buscar e implementar una nueva solución ERP en la nube y lo que el futuro conserva para esta tecnología.
Explorar ERP en la nube con tecnología de IA

¿Qué es ERP en la nube?

El software de ERP en la nube ayuda a las empresas a administrar los procesos principales mediante soluciones basadas en la nube. A diferencia de ERP local, ERP en la nube se hospeda en los servidores del proveedor y se accede a él en línea, lo que elimina la necesidad de hardware costoso y mantenimiento de TI. ERP en la nube mejora la eficacia, reduce los costos y proporciona flexibilidad, escalabilidad y acceso a datos en tiempo real. Esto permite a las empresas adaptarse rápidamente, tomar decisiones informadas y centrarse en el crecimiento mientras los expertos controlan los aspectos técnicos.

Conclusiones clave

  • Los sistemas ERP en la nube optimizan las operaciones mediante la integración de varios procesos empresariales en una plataforma unificada, lo que mejora la productividad y reduce el esfuerzo manual.
  • Las soluciones de ERP en la nube ofrecen la capacidad de escalar o reducir verticalmente los recursos en función de las necesidades empresariales, lo que garantiza un rendimiento óptimo durante distintos períodos de demanda.
  • Al eliminar la necesidad de infraestructura local y reducir los gastos de mantenimiento, ERP en la nube puede provocar importantes reducciones de costos a lo largo del tiempo.
  • Con el acceso en tiempo real a información actualizada, los usuarios pueden tomar decisiones más informadas y responder más rápidamente a los cambios del mercado.
  • Los proveedores de ERP en la nube controlan automáticamente las actualizaciones del sistema y las revisiones de seguridad, lo que proporciona las últimas características y protecciones sin intervención manual.

Características clave de los sistemas de ERP en la nube

Los sistemas ERP en la nube incluyen muchos elementos que ayudan a las empresas a optimizar la forma en que administran las operaciones. Algunas de las características esenciales incluyen:
 
  • Acceso a datos en tiempo real. Los sistemas ERP en la nube proporcionan acceso en tiempo real a los datos, lo que permite a las empresas tomar decisiones informadas y responder rápidamente a las condiciones cambiantes del mercado.

  • Funcionalidades de integración. Al conectar aplicaciones en toda la empresa, como la administración de las relaciones con el cliente y los sistemas de recursos humanos, las soluciones de ERP en la nube unifican los datos para crear una vista única y precisa de toda la empresa.

  • Accesibilidad móvil. Se puede acceder a los sistemas de ERP en la nube desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, que admite el trabajo remoto y los modelos de equipo distribuidos.

  • Diferentes tipos para diferentes necesidades. Los tipos de soluciones de ERP en la nube incluyen software como servicio (SaaS), multiinquilino y un solo inquilino. Las soluciones SaaS se hospedan en los servidores del proveedor y se accede a ellas a través de Internet, con actualizaciones automáticas y una menor sobrecarga de TI. Las soluciones multiinquilino incluyen la infraestructura que comparten varios clientes, que tiene un costo menor, pero también menos opciones de personalización. Las soluciones de inquilino único son lo contrario, con una infraestructura dedicada para un solo cliente para un mayor control, pero mayores costos.

Sistemas de ERP locales tradicionales frente a la nube

Hay varias diferencias clave entre los sistemas ERP locales tradicionales y los sistemas ERP en la nube, que afectan a cada tipo de infraestructura, costo, escalabilidad y mantenimiento del sistema. Comprender las diferencias entre los sistemas ERP tradicionales y en la nube puede ayudarle a tomar una decisión informada sobre qué tipo de solución es mejor para su empresa. El presupuesto, las necesidades de escalabilidad y la disponibilidad de recursos de TI son factores importantes que se deben tener en cuenta al tomar la decisión.

Infraestructura
  • Los Sistemas de ERP localesrequieren inversiones significativas en hardware y software, incluidos servidores, almacenamiento y equipos de red. Estos sistemas se hospedan y administran en el entorno físico de la empresa.

  • Los Sistemas de ERP en la nubese hospedan en servidores remotos administrados por un proveedor de terceros. El acceso al sistema se realiza a través de Internet, lo que elimina la necesidad de hardware en el sitio.
Costo
  • Los Sistemas de ERP locales conllevan altos costos iniciales de hardware, licencias de software y gastos continuos de mantenimiento, actualizaciones y salarios del personal de TI.

  • Los Sistemas de ERP en la nube suelen seguir un modelo de precios basado en suscripciones, lo que reduce los gastos iniciales. Los costos se reparten a lo largo del tiempo e incluyen mantenimiento, actualizaciones y servicios de soporte técnico proporcionados por el proveedor.
Escalabilidad
  • Los Sistemas de ERP locales requieren inversiones adicionales en hardware y software para escalar verticalmente, lo que puede llevar mucho tiempo y ser costoso. La reducción vertical puede dar lugar a recursos infrautilizados.

  • Los Sistemas de ERP en la nube tienen mayor flexibilidad y escalabilidad, lo que le permite ajustar fácilmente los planes de suscripción para adaptarse a las necesidades cambiantes sin inversiones significativas en la nueva infraestructura.
Mantenimiento
  • Los Sistemas de ERP locales requieren personal de TI dedicado para administrar y mantener el sistema, incluidas las actualizaciones periódicas, las revisiones de seguridad y la solución de problemas.

  • Los Sistemas de ERP en la nube incluyen mantenimiento y actualizaciones del proveedor de servicios, lo que reduce la carga en los equipos de TI internos. Esto garantiza que el sistema esté siempre actualizado con las características y medidas de seguridad más recientes.
Accesibilidad
  • Los Sistemas de ERP locales normalmente limitan el acceso a ubicaciones locales o requieren configuraciones de VPN complejas para el acceso remoto.

  • Los Sistemas de ERP en la nube son accesibles desde cualquier lugar con conexión a Internet, lo que proporciona la flexibilidad necesaria para el trabajo remoto y el acceso móvil.
Seguridad
  • Los Sistemas de ERP locales requieren que la seguridad y el cumplimiento se administren internamente, lo que puede suponer un desafío para las empresas sin recursos de TI sólidos.

  • Los Sistemas de ERP en la nube a menudo ofrecen características de seguridad avanzadas y certificaciones de cumplimiento para garantizar la protección de datos y el cumplimiento normativo.

¿Por qué migrar a ERP en la nube?

La migración a un sistema de ERP moderno basado en la nube ofrece numerosas ventajas para las empresas. Algunas de las principales ventajas son:
 
  • Ahorro de costos: La eliminación de la necesidad de hardware costoso y la reducción de la carga de los equipos de TI da lugar a un ahorro de costos significativo.

  • Escalabilidad: Los sistemas de ERP en la nube son altamente escalables, lo que le permite agregar o quitar fácilmente usuarios y características según sea necesario. Esto facilita que su negocio crezca y se adapte a las condiciones cambiantes del mercado.

  • Eficiencia mejorada: el acceso en tiempo real a los datos ayuda a toda la organización a tomar decisiones informadas y a simplificar las operaciones—, lo que, en última instancia, conduce a una mayor eficiencia y productividad.

  • Seguridad de datos mejorada: Los proveedores de ERP en la nube suelen invertir mucho en medidas de seguridad para proteger los datos de sus clientes. Estas inversiones pueden proporcionarle mayor tranquilidad y reducir el riesgo de vulneraciones de datos.

Cómo migrar de ERP a la nube

El traslado a un sistema de ERP basado en la nube puede ser un proceso complejo, pero seguir estos pasos puede ayudar a garantizar una transición sin problemas.

  • Evaluar el sistema actual. Evalúe el sistema de ERP existente para identificar los puntos problemáticos, las brechas de rendimiento, las áreas de mejora o los requisitos de personalización. Evalúe si los procesos actuales se alinean con los objetivos empresariales a largo plazo. Documente todas las integraciones actuales con otros sistemas, ya que cada una de ellas deberá migrarse o volver a configurarse. Asegúrese de involucrar a las partes interesadas clave de TI, finanzas y operaciones al principio de este proceso para obtener una visión holística de sus necesidades.

  • Definir los objetivos y requisitos. Establezca objetivos de migración claros, como una escalabilidad mejorada, un ahorro de costos o un rendimiento mejorado. A continuación, identifique las características y funcionalidades necesarias para su solución ERP en la nube, incluidos los requisitos de cumplimiento, seguridad y específicos del sector.

  • Elija la solución de ERP en la nube adecuada. Investigue y evalúe las soluciones de ERP en la nube que satisfagan sus necesidades. Asegúrese de comprobar la compatibilidad de cada plataforma con los sistemas e integraciones existentes antes de seleccionar en última instancia un sistema de ERP en la nube que funcione para su negocio.

  • Planear la migración. Desarrolle un plan de migración detallado que describa los pasos y la escala de tiempo para la transición junto con los roles y responsabilidades del equipo de migración, que debe incluir tanto al personal interno como a los asociados externos. Identifique los posibles riesgos, como la pérdida de datos o el tiempo de inactividad, y planee las estrategias de mitigación necesarias.

  • Preparar los datos para la migración. Archive datos obsoletos o innecesarios y, a continuación, limpie y normalice los datos restantes para garantizar la coherencia y precisión en el nuevo sistema. Asegúrese de que todos los datos cumplen con las normativas pertinentes o con estándares específicos del sector. Las herramientas automatizadas pueden ayudar a simplificar la migración de datos y reducir el riesgo de errores manuales.

  • Implementar el nuevo sistema. Use un enfoque por fases, empezando por uno o dos procesos no críticos para minimizar la interrupción antes de expandirse a otros departamentos. Trabaje estrechamente con su proveedor para resolver los problemas rápidamente y supervisar las métricas de rendimiento durante y después de la migración para asegurarse de que el sistema cumple sus expectativas.

  • Entrenar a los empleados. Proporcionar aprendizaje específico del rol para asegurarse de que los empleados están cómodos con el nuevo sistema. Cree recursos accesibles, como guías de usuario o tutoriales, para una referencia continua. Fomente los comentarios y solucione las preocupaciones de los usuarios con prontitud. Identificar y entrenar a un grupo de “superusuarios internos” que puedan apoyar a sus equipos después de la migración puede ayudar a impulsar la adopción.

  • Probar y optimizar el sistema. Realice pruebas exhaustivas de un extremo a otro para asegurarse de que los flujos de trabajo, las integraciones y los informes funcionan según lo previsto y que todos los datos se han migrado correctamente. Recopile comentarios de los usuarios y solucione cualquier problema que puedan identificar. Planee revisiones periódicas para asegurarse de que el sistema evoluciona según sus necesidades empresariales.

  • Retirar el sistema de ERP antiguo. Mantener el cumplimiento de las directivas de retención corporativas, archivar de forma segura los datos heredados que ya no sean necesarios para las operaciones diarias. Redirija los recursos para centrarse en optimizar el nuevo sistema de ERP en la nube.

  • Plan de soporte técnico y actualizaciones continuas. Establezca un plan de soporte técnico con su proveedor de ERP en la nube para mantenerse al día con actualizaciones, nuevas características y revisiones de seguridad. Fomente una cultura de mejora continua revisando periódicamente los procesos y el rendimiento del sistema. Supervise las métricas clave para realizar un seguimiento de la rentabilidad de la inversión.

Desafíos comunes de migración de ERP en la nube y cómo superarlos

Los sistemas de ERP basados en la nube ofrecen muchas ventajas, pero también puede enfrentarse a algunos desafíos durante el proceso de transición e implementación. Algunos de los desafíos más comunes son:

  • Riesgos de seguridad y cumplimiento. Mover los datos empresariales confidenciales a la nube puede generar preocupaciones sobre las vulneraciones de datos, el cumplimiento normativo y el mantenimiento de los estándares de privacidad. Elegir un proveedor de ERP con protocolos de seguridad seguros (como cifrado, autenticación multifactor y certificaciones de cumplimiento) puede mitigar este problema.

  • Problemas de integración. Adaptar el nuevo sistema de ERP en la nube para satisfacer sus necesidades e integrarlo con las aplicaciones empresariales existentes puede llevar mucho tiempo y ser complicado. Asegúrese de tener en cuenta la flexibilidad y las integraciones pregeneradas de cada proveedor de ERP durante el proceso de evaluación, y limite las personalizaciones siempre que sea posible para evitar una implementación excesivamente complicada y el mantenimiento continuo.

  • Resistencia al cambio. Los empleados pueden dudar sobre adoptar el nuevo sistema y los flujos de trabajo modificados que lo acompañan. Implicar a las partes interesadas clave desde el principio para crear la compra y abordar de forma preventiva los problemas puede ayudar a facilitar la transición. Proporcionar una comunicación clara sobre las ventajas del nuevo sistema, junto con aprendizaje y soporte técnico completos, puede generar confianza y entusiasmo entre los usuarios.

  • Tiempo de inactividad e interrupciones. La implementación o la migración pueden provocar interrupciones temporales en las operaciones, lo que afecta a la productividad y al servicio al cliente. Planear la implementación durante períodos de poca actividad y usar un enfoque por fases para la transición gradual de funciones críticas al nuevo sistema puede minimizar el impacto en su negocio.

Resultados reales para empresas que se cambiaron a ERP en la nube

Muchas empresas han migrado correctamente a soluciones ERP en la nube y han experimentado las ventajas. Estas son solo algunas de sus historias:

  • GSE Environmental se enfrentaba a ineficiencias significativas y altos costos de TI debido a sistemas de administración de datos aislados y arquitecturas de mantenimiento obsoletas. Al migrar a la nube con Dynamics 365, la empresa centralizó sus datos y optimizó las operaciones de TI. Esta transición no solo redujo su infraestructura de TI local, sino que también permitió a GSE centrarse en la productividad de TI, reduciendo el gasto departamental en más del 70 %.

  • Maersk, un líder mundial de envíos, tuvo problemas con cinco centros de datos desconectados que crearon silos de datos y problemas de capacidad, lo que restringió el acceso de los empleados a información crítica del cliente. Para abordar estos desafíos, Maersk migró sus datos a la nube mediante Microsoft Azure para permitir un flujo de datos sin problemas y seguro para los empleados de todo el mundo. La migración se completó en solo seis meses—la mitad del tiempo—estimado, lo que permitió a Maersk cerrar los cinco centros de datos, al tiempo que mejoraba la accesibilidad y la seguridad de los datos.

  • Sonee Sports, una pequeña cadena de venta minorista de gestión familiar en las Maldivas, tenía un sistema de ERP obsoleto que generaba datos inexactos, lo que provocaba una tasa de abandono de clientes del 10 %. Al actualizar a Dynamics 365, implementar Microsoft Power BI para el análisis e introducir un sistema de comercio electrónico basado en la nube, Sonee Sports logró una reducción del 38 % en los costos de mantenimiento de TI y mejoró la retención de clientes en más del 38 %, obteniendo información valiosa sobre el comportamiento y las preferencias de los clientes.
Explore más casos de éxito de ERP en la nube como estos.

¿Qué espera el futuro de ERP en la nube?

Las tendencias y los desarrollos están evolucionando siempre en el espacio de ERP en la nube, con algunas tecnologías—como la inteligencia artificial—que impulsan un cambio rápido. Algunas de las tendencias clave que se deben tener en cuenta en lo que respecta al futuro de ERP son:

  • Integración de IA. La IA asume un papel cada vez más importante en los sistemas de ERP en la nube, lo que ayuda a mejorar el análisis, automatizar tareas repetitivas y proporcionar información predictiva. Capacidades asistidas por IA pueden ayudar a mejorar la toma de decisiones, identificar tendencias con antelación y solucionar de forma proactiva problemas comunes, como las interrupciones de la cadena de suministro.

  • Análisis avanzado e informes en tiempo real. Las funcionalidades de análisis más sólidas con visualización de datos en tiempo real y herramientas de creación de informes de autoservicio permitirán a las empresas obtener información más detallada sobre sus operaciones y actuar más rápido sobre esas conclusiones a través de decisiones controladas por datos.

  • Integración con Internet de las cosas (IoT). Los sistemas de ERP en la nube que recopilan datos en tiempo real de dispositivos IoT conectados, como sensores, maquinaria y vehículos, pueden ayudar a las empresas a supervisar mejor las operaciones, realizar un seguimiento de los recursos y optimizar los procesos de forma eficaz. Estas integraciones pueden ser especialmente transformadoras en mejorar la administración de cadenas de suministros.

  • Soluciones de ERP modulares. Las soluciones de ERP modulares permiten a las empresas adoptar solo las características que necesitan o ralentizar la transición a un nuevo sistema. Esto reduce el costo y la complejidad, lo que permite a las organizaciones escalar la funcionalidad en su propia escala de tiempo. Más información sobre una solución de ERP en la nube modular con tecnología de IA de Dynamics 365.

  • Un enfoque más amplio en la sostenibilidad. Algunas plataformas de ERP en la nube ahora incorporan herramientas que ayudan a las empresas a medir y administrar su impacto medioambiental, como el seguimiento de las huellas de carbono o la optimización del uso de recursos. Estas plataformas pueden proporcionar los datos necesarios para admitir prácticas de sostenibilidad corporativas.

  • Herramientas con poco código y sin código. Las herramientas con poco código y sin código totalmente integradas permiten a las organizaciones personalizar flujos de trabajo, paneles e integraciones sin recursos de desarrollo amplios y costosos. Con estas herramientas, incluso los usuarios no técnicos pueden adaptar un sistema de ERP en la nube a sus necesidades, lo que reduce la dependencia de los equipos de TI.
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Preguntas más frecuentes

  • Un sistema de ERP en la nube es un tipo de software que permite a las empresas administrar e integrar sus procesos empresariales principales mediante soluciones basadas en la nube. Se hospeda en los servidores del proveedor y se accede a través de Internet.
  • Entre las principales ventajas de ERP en la nube se incluyen el ahorro de costos, la escalabilidad, la eficiencia mejorada y la seguridad mejorada de los datos.
  • Una solución de ERP en la nube se hospeda en los servidores del proveedor y se accede a ella a través de Internet, mientras que ERP local se instala en los servidores de la empresa y se accede a ella a través de la red de la empresa.
  • Para migrar de ERP a la nube, las empresas deben evaluar su sistema actual, definir sus objetivos y requisitos, elegir la solución de ERP en la nube adecuada, planear la transición y preparar los datos para la migración. En ese momento, las empresas pueden implementar el nuevo sistema, entrenar a los empleados y probar y optimizar el sistema antes de retirar el sistema anterior y planear las actualizaciones en curso. Obtenga más información sobre la migración a la nube.
  • ERP en la nube es un tipo de software que permite a las empresas administrar e integrar sus procesos principales mediante soluciones basadas en la nube. Ofrece flexibilidad, escalabilidad y acceso en tiempo real a los datos.

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