Τι είναι η συμμόρφωση ΓΚΠΔ;

Σε έναν ολοένα και πιο διασυνδεδεμένο κόσμο, η συμμόρφωση ΓΚΠΔ έχει καταστεί κρίσιμη προτεραιότητα για τις επιχειρήσεις που χειρίζονται αναγνωρίσιμα προσωπικά στοιχεία, ανεξάρτητα από το πού λειτουργούν. Ο ΓΚΠΔ, ο οποίος παρουσιάστηκε το 2018, είναι ένας κανονισμός στο δίκαιο της ΕΕ που εστιάζει στην προστασία και το απόρρητο των αναγνωρίσιμων προσωπικών στοιχείων για άτομα εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Η μη συμμόρφωση με τον ΓΚΠΔ μπορεί να οδηγήσει σε σημαντικές κυρώσεις, καθιστώντας απαραίτητο για επιχειρήσεις κάθε μεγέθους να συμμορφώνονται με τους κανονισμούς του.

Ο κύριος στόχος του ΓΚΠΔ είναι να προστατεύει τα αναγνωρίσιμα προσωπικά στοιχεία και να παρέχει στα άτομα μεγαλύτερο έλεγχο επί των προσωπικών πληροφοριών τους στο Internet. Η εμβέλεια του ΓΚΠΔ είναι τεράστια, καλύπτοντας κάθε επιχείρηση που επεξεργάζεται αναγνωρίσιμα προσωπικά στοιχεία των κατοίκων της ΕΕ, ανεξάρτητα από τη φυσική έδρα/τοποθεσία της επιχείρησης.

Η συμμόρφωση ΓΚΠΔ δεν είναι απλώς μια νομική απαίτηση. Έχει καταστεί υποχρέωση για τις επιχειρήσεις. Οι οργανισμοί που συμμορφώνονται με τον ΓΚΠΔ επιδεικνύουν μια δέσμευση για την προστασία των προσωπικών δεδομένων που συμβάλλει στην ενίσχυση της εμπιστοσύνης με τους πελάτες, τους υπαλλήλους και τους συνεργάτες. Η συμμόρφωση διευκολύνει επίσης τις επιχειρήσεις να αποφύγουν σημαντικές οικονομικές κυρώσεις που σχετίζονται με παραβιάσεις δεδομένων και τη μη συμμόρφωση με τις εντολές του ΓΚΠΔ.

Ο Γενικός κανονισμός για την προστασία δεδομένων εφαρμόστηκε στις 25 Μαΐου 2018, αντικαθιστώντας την Οδηγία προστασίας δεδομένων 95/46/EC. Δημιουργήθηκε ως απόκριση στη ραγδαία ψηφιοποίηση των δεδομένων και στην ανάγκη αντιμετώπισης των προβληματισμών σχετικά με την προστασία των δεδομένων. Το ολοκληρωμένο πλαίσιο του ΓΚΠΔ έχει ως στόχο την ενίσχυση της νομοθεσίας όσον αφορά την προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε ολόκληρη την ΕΕ.

Ο κύριος στόχος του ΓΚΠΔ είναι η προστασία των αναγνωρίσιμων προσωπικών στοιχείων και η εκχώρηση μεγαλύτερου ελέγχου στα άτομα όσον αφορά τις πληροφορίες τους. Η εμβέλεια του ΓΚΠΔ είναι τεράστια, καλύπτοντας κάθε επιχείρηση που επεξεργάζεται τα αναγνωρίσιμα προσωπικά στοιχεία των κατοίκων της ΕΕ, ανεξάρτητα από τη φυσική έδρα/τοποθεσία της επιχείρησης.

Βασικές αρχές
Ο ΓΚΠΔ καθιερώνει επτά αρχές προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που πρέπει να ακολουθούν οι οργανισμοί στην ΕΕ ή που δραστηριοποιούνται στην ΕΕ:

1. Νομιμότητα, αμεροληψία και διαφάνεια: Η επεξεργασία των δεδομένων πρέπει να γίνεται με τρόπο που να είναι νόμιμος, αμερόληπτος και διαφανής.
2. Περιορισμός σκοπού: Τα δεδομένα πρέπει να συλλέγονται και να χρησιμοποιούνται μόνο για συγκεκριμένους σκοπούς.
3. Ελαχιστοποίηση συλλογής δεδομένων: Τα δεδομένα που συλλέγονται πρέπει να περιορίζονται σε ό,τι είναι απαραίτητο.
4. Ακρίβεια: Τα αναγνωρίσιμα προσωπικά στοιχεία πρέπει να είναι ακριβή και ενημερωμένα.
5. Περιορισμός διάρκειας αποθήκευσης: Τα αναγνωρίσιμα προσωπικά στοιχεία δεν πρέπει να διατηρούνται περισσότερο από όσο είναι απαραίτητο.
6. Ακεραιότητα και εμπιστευτικότητα: Η επεξεργασία των αναγνωρίσιμων προσωπικών στοιχείων πρέπει να πραγματοποιείται με ασφάλεια, προστατεύοντας ενάντια της μη εξουσιοδοτημένης ή παράνομης επεξεργασία, της τυχαίας απώλειας ή ζημίας.
7. Λογοδοσία: Οι οργανισμοί πρέπει να είναι σε θέση να επιδεικνύουν τη συμμόρφωσή τους με όλες αυτές τις αρχές.

Ο ΓΚΠΔ παρέχει στους πολίτες της ΕΕ σημαντικό έλεγχο επί των αναγνωρίσιμων προσωπικών στοιχείων τους, δημιουργώντας σαφή δικαιώματα προστασίας του απορρήτου τους. Ο ΓΚΠΔ εκχωρεί στους πολίτες της ΕΕ διάφορα δικαιώματα επί των αναγνωρίσιμων προσωπικών στοιχείων τους, όπως:
 

• Το δικαίωμα ενημέρωσης: Τα άτομα έχουν το δικαίωμα να ενημερώνονται σχετικά με τη συλλογή και τη χρήση των αναγνωρίσιμων προσωπικών στοιχείων τους, συμπεριλαμβανομένων λεπτομερειών σχετικά με το λόγο συλλογής τους, το χρονικό διάστημα διατήρησης και τον τρόπο με τον οποίο θα κοινοποιηθούν.

• Το δικαίωμα πρόσβασης: Τα άτομα έχουν τη δυνατότητα να ζητήσουν πρόσβαση στα προσωπικά τους δεδομένα και να αποκτήσουν ένα αντίγραφο, επιτρέποντάς τους να κατανοήσουν τον τρόπο επεξεργασίας των δεδομένων τους και από ποιον.

• Το δικαίωμα διόρθωσης: Εάν τυχόν τα αναγνωρίσιμα προσωπικά στοιχεία είναι ανακριβή ή ελλιπή, τα άτομα έχουν τη δυνατότητα να ζητήσουν τη διόρθωσή τους, εξασφαλίζοντας ότι οι πληροφορίες τους είναι ακριβείς και ενημερωμένες.

• Το δικαίωμα διαγραφής (δικαίωμα στη λήθη): Σε ορισμένες περιπτώσεις, τα άτομα έχουν το δικαίωμα να ζητήσουν τη διαγραφή των αναγνωρίσιμων προσωπικών στοιχείων τους, καταργώντας τις πληροφορίες τους από τα συστήματα ενός οργανισμού, εάν δεν είναι πλέον απαραίτητα ή εάν ανακαλέσουν τη συναίνεσή τους.

• Το δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας: Τα άτομα έχουν τη δυνατότητα να περιορίσουν τον τρόπο επεξεργασίας των αναγνωρίσιμων προσωπικών στοιχείων τους, ειδικά αν προβάλλουν την ακρίβειά τους ή εάν απαιτούν τα δεδομένα για νομικές αξιώσεις.

• Το δικαίωμα στη φορητότητα δεδομένων: Τα άτομα έχουν τη δυνατότητα να αποκτήσουν τα αναγνωρίσιμα προσωπικά στοιχεία τους σε δομημένη, συχνά χρησιμοποιούμενη και αναγνώσιμη από μηχάνημα μορφή και να τα μεταβιβάσουν σε άλλον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων, εάν το επιλέξουν.

• Το δικαίωμα ένστασης: Τα άτομα έχουν το δικαίωμα να εναντιώνονται στην επεξεργασία των αναγνωρίσιμων προσωπικών στοιχείων τους, ειδικά αν χρησιμοποιούνται για άμεσο μάρκετινγκ ή εάν υπάρχει μια συγκεκριμένη κατάσταση που δικαιολογεί την προστασία των αναγνωρίσιμων προσωπικών στοιχείων τους.
  
  

Μαζί, αυτά τα δικαιώματα εξασφαλίζουν ότι τα άτομα έχουν σαφή ορατότητα και έλεγχο των αναγνωρίσιμων προσωπικών στοιχείων τους, ενισχύοντας τη διαφάνεια και τη υπευθυνότητα μεταξύ των οργανισμών. Πέρα από αυτά τα δικαιώματα, ο ΓΚΠΔ ορίζει επίσης αυστηρές οδηγίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο οι οργανισμοί πρέπει να λαμβάνουν και να διαχειρίζονται τη συναίνεση ατόμων πριν από την επεξεργασία των δεδομένων τους.

Απαιτήσεις συναίνεσης
Ο ΓΚΠΔ απαιτεί από τους οργανισμούς να λαμβάνουν ρητή συναίνεση από τα άτομα πριν από τη συλλογή και αποθήκευση των δεδομένων τους. Αυτή η συναίνεση πρέπει να παρέχεται ελεύθερα, να είναι συγκεκριμένη, ενημερωμένη και σαφής, εξασφαλίζοντας ότι τα άτομα κατανοούν πλήρως τι έχουν συμφωνήσει να συλλέγονται.

Εκτός από τις οδηγίες σχετικά με τη συναίνεση χρηστών, ο ΓΚΠΔ δίνει έμφαση σε προληπτικά μέτρα προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Για δραστηριότητες επεξεργασίας υψηλού κινδύνου, οι οργανισμοί πρέπει να πραγματοποιούν Εκτιμήσεις επιπτώσεων όσον αφορά την προστασία δεδομένων για την αξιολόγηση και τον μετριασμό πιθανών κινδύνων όσον αφορά τα δικαιώματα και τις ελευθερίας των ατόμων.

Εκτίμηση επιπτώσεων όσον αφορά την προστασία δεδομένων (DPIA)
Για οποιεσδήποτε λειτουργίες επεξεργασίας που θα μπορούσαν να επηρεάσουν σημαντικά τα δικαιώματα και τις ελευθερίας των ατόμων, είναι υποχρεωτική η Εκτίμηση επιπτώσεων όσον αφορά την προστασία δεδομένων. Αυτή η εκτίμηση αξιολογεί τους κινδύνους που σχετίζονται με την επεξεργασία αναγνωρίσιμων προσωπικών στοιχείων και περιγράφει τα μέτρα για τον μετριασμό αυτών των κινδύνων, την προστασία του απορρήτου των ατόμων και τη διασφάλιση της συμμόρφωσης.

Αρχική αξιολόγηση και ανάλυση κενών
Η επίτευξη συμμόρφωσης με τον ΓΚΠΔ ξεκινά με μια λεπτομερή αξιολόγηση των τρεχουσών πρακτικών όσον αφορά τα δεδομένα εντός ενός οργανισμού. Αυτό περιλαμβάνει τον προσδιορισμό και την αντιστοίχιση όλων των δραστηριοτήτων επεξεργασίας δεδομένων, συμπεριλαμβανομένης της συλλογής δεδομένων, της αποθήκευσης, της κοινής χρήσης και της διαγραφής. Ο στόχος είναι να κατανοήσετε πλήρως πού ενυπάρχουν τα αναγνωρίσιμα προσωπικά στοιχεία, πώς ρέουν μέσω του οργανισμού και ποιος έχει πρόσβαση σε αυτά.

Μετά τη συλλογή πληροφοριών σχετικά με τις τρέχουσες πρακτικές χειρισμού δεδομένων, το επόμενο βήμα είναι να εκτελέσετε μια ανάλυση κενών. Αυτή η ανάλυση συγκρίνει τις υπάρχουσες πρακτικές ενός οργανισμού σχετικά τις απαιτήσεις ΓΚΠΔ για τον εντοπισμό περιοχών που είναι ελλιπείς. Τα συνηθισμένα κενά σημεία μπορούν να περιλαμβάνουν την έλλειψη σαφών εγγραφών επεξεργασίας δεδομένων, ανεπαρκείς μηχανισμούς συναίνεσης ή ανεπαρκή μέτρα ασφαλείας.

Η αντιμετώπιση αυτών των κενών είναι ζωτικής σημασίας για τη συμμόρφωση ΓΚΠΔ και συχνά απαιτεί συνεργασία μεταξύ τμημάτων, όπως το τμήμα πληροφοριακών συστημάτων, το νομικό τμήμα και το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού, για την ανάπτυξη μιας συνεκτικής στρατηγικής συμμόρφωσης. Κατανοώντας την τρέχουσα θέση του οργανισμού, οι επιχειρήσεις μπορούν να δημιουργήσουν ένα δομημένο σχέδιο δράσης, ώστε να κλείσουν τα κενά συμμόρφωσης και να ενισχύσουν τα μέτρα προστασίας προσωπικών δεδομένων.

Αντιστοίχιση δεδομένων και τεκμηρίωση
Η αντιστοίχιση δεδομένων αποτελεί βασικό μέρος της συμμόρφωσης ΓΚΠΔ, καθώς παρέχει μια σαφή οπτική αναπαράσταση του τρόπου μετακίνησης των δεδομένων εντός του οργανισμού. Αυτή η διαδικασία περιλαμβάνει την ανίχνευση κάθε τμήματος αναγνωρίσιμων προσωπικών στοιχείων από το σημείο συλλογής του έως την αποθήκευση, την επεξεργασία, την κοινή χρήση και, τελικά, τη διαγραφή. Με την αντιστοίχιση ροών δεδομένων, οι οργανισμοί έχουν τη δυνατότητα να εντοπίζουν περιττές δραστηριότητες επεξεργασίας δεδομένων, να ανακαλύπτουν στεγανά μη ενοποιημένων δεδομένων και να εξασφαλίζουν ότι συλλέγονται και διατηρούνται μόνο σχετικά δεδομένα. Επιπλέον, η αντιστοίχιση δεδομένων διευκολύνει τις επιχειρήσεις να αποκαλύπτουν πιθανές ευπάθειες ασφαλείας, ιδιαίτερα όταν τα δεδομένα μεταφέρονται μεταξύ συστημάτων ή σε τρίτους.

Εκτός από την αντιστοίχιση ροών δεδομένων, ο ΓΚΠΔ απαιτεί από τους οργανισμούς να διατηρούν λεπτομερείς εγγραφές των δραστηριοτήτων επεξεργασίας δεδομένων. Αυτές οι εγγραφές πρέπει να περιλαμβάνουν τον σκοπό της συλλογής δεδομένων, νομικές βάσεις όσον αφορά την επεξεργασία, περιόδους διατήρησης δεδομένων και τυχόν τρίτους που εμπλέκονται στην επεξεργασία δεδομένων.

Υλοποίηση πολιτικών προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα
Η δημιουργία ισχυρών πολιτικών προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα είναι θεμελιώδης για τη συμμόρφωση ΓΚΠΔ. Οι εν λόγω πολιτικές περιγράφουν τον τρόπο χειρισμού των αναγνωρίσιμων προσωπικών στοιχείων εντός του οργανισμού, καλύπτοντας τομείς όπως την πρόσβαση σε δεδομένα, τη διατήρηση και την ασφάλεια. Μια σωστά σχεδιασμένη πολιτική προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα παρέχει οδηγίες σχετικά με την αποδεκτή χρήση δεδομένων, βοηθά τους υπαλλήλους να κατανοήσουν τον ρόλο τους στη διατήρηση της ασφάλειας των δεδομένων και ορίζει το πρότυπο σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο ο οργανισμός πληροί τις υποχρεώσεις του ΓΚΠΔ. Οι αποτελεσματικές πολιτικές προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα πρέπει να είναι προσβάσιμες, σαφείς και να ελέγχονται τακτικά, ώστε να διασφαλίζεται ότι παραμένουν ευθυγραμμισμένες με τις εξελισσόμενες απαιτήσεις και τεχνολογίες όσον αφορά την προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

Η εφαρμογή των προαναφερόμενων πολιτικών σε ολόκληρο τον οργανισμό απαιτεί εκπαίδευση. Οι εργαζόμενοι σε όλα τα επίπεδα πρέπει να κατανοούν τις αρχές του ΓΚΠΔ και να ενθαρρύνονται να ακολουθούν βέλτιστες πρακτικές όσον αφορά τον χειρισμό δεδομένων. Εξασφαλίζοντας ότι οι εργαζόμενοι γνωρίζουν τη σημαντικότητα της προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και τον ρόλο τους στην προστασία των προσωπικών πληροφοριών, οι οργανισμοί είναι σε θέση να μετριάσουν τον κίνδυνο ακούσιων παραβιάσεων δεδομένων. Αυτή η δομημένη προσέγγιση όχι μόνο υποστηρίζει τη συμμόρφωση ΓΚΠΔ, αλλά συμβάλλει επίσης στη συνολική ασφάλεια των δεδομένων.

Για τις εταιρείες των ΗΠΑ, η συμμόρφωση ΓΚΠΔ παρουσιάζει πρόσθετες πολυπλοκότητες. Οι οργανισμοί που διαμένουν εκτός της ΕΕ ενδέχεται να μην είναι τόσο εξοικειωμένοι με τα πρότυπα ΓΚΠΔ και η συμμόρφωση απαιτεί την εκπλήρωση αυστηρών υποχρεώσεων ακόμα και χωρίς φυσική παρουσία στην Ευρώπη. Οι εταιρείες των ΗΠΑ που χειρίζονται τα αναγνωρίσιμα προσωπικά στοιχεία των πολιτών της ΕΕ πρέπει να ορίζουν έναν αντιπρόσωπο της ΕΕ, να περιηγούνται στους διατλαντικούς νόμους περί μεταφοράς δεδομένων και να προσαρμόζουν τις διαδικασίες τους, ώστε να ευθυγραμμίζονται με τα υψηλά πρότυπα του ΓΚΠΔ.

Διατίθενται πολλά εργαλεία και πόροι, ώστε να βοηθήσουν οργανισμούς, συμπεριλαμβανομένων των εταιρειών που εδρεύουν στις ΗΠΑ, να πετύχουν και να διατηρήσουν τη συμμόρφωση ΓΚΠΔ, όπως το λογισμικό προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, οι λίστες ελέγχου συμμόρφωσης και τα εκπαιδευτικά προγράμματα.

Για να εξασφαλίσετε τη συνεχή συμμόρφωση ΓΚΠΔ, εξετάστε το ενδεχόμενο να υλοποιήσετε την ακόλουθη λίστα ελέγχου:


Τακτικοί έλεγχοι και παρακολούθηση:
Διεξάγετε τακτικούς ελέγχους των δραστηριοτήτων επεξεργασίας δεδομένων σας, ώστε να προσδιορίσετε τυχόν αποκλίσεις από τις απαιτήσεις ΓΚΠΔ. Να παρακολουθείτε συνεχώς τα συστήματα και τα μέτρα ασφαλείας δεδομένων σας.

Προγράμματα εκπαίδευσης και ευαισθητοποίησης:
Παροχή ολοκληρωμένης εκπαίδευσης στους υπαλλήλους σας σχετικά με τη συμμόρφωση ΓΚΠΔ. Διασφαλίστε ότι όλοι οι υπάλληλοι κατανοούν τους ρόλους και τις ευθύνες τους όσον αφορά την προστασία των αναγνωρίσιμων προσωπικών στοιχείων.

Ανταπόκριση σε παραβιάσεις δεδομένων και πρόστιμα:
Εδραιώστε ένα ισχυρό σχέδιο απόκρισης σε περιστατικά, ώστε να αντιμετωπίσετε άμεσα τις παραβιάσεις δεδομένων και να ελαχιστοποιήσετε τον αντίκτυπό τους. Να είστε προετοιμασμένοι να χειριστείτε πιθανά πρόστιμα και κυρώσεις σχετικά με τη μη συμμόρφωση.

Στο συνεχώς εξελισσόμενο τοπίο της προστασίας προσωπικών δεδομένων, η επίτευξη και η διατήρηση της συμμόρφωσης ΓΚΠΔ μπορεί να είναι ένα σύνθετο και απαιτητικό για πόρους έργο για επιχειρήσεις κάθε μεγέθους. Με αυστηρούς κανονισμούς, οι οποίοι έχουν σχεδιαστεί για την προστασία των αναγνωρίσιμων προσωπικών στοιχείων των ατόμων, οι εταιρείες χρειάζονται αξιόπιστες λύσεις που υποστηρίζουν τις προσπάθειες συμμόρφωσής τους σε κάθε επίπεδο. Για την υποστήριξη των προσπαθειών συμμόρφωσής σας, η Microsoft προσφέρει εργαλεία και λύσεις, όπως το Microsoft Purview και άλλες λύσεις ασφάλειας δεδομένων, ώστε να σας διευκολύνει να πλοηγηθείτε αποτελεσματικά στις υποχρεώσεις προστασίας δεδομένων.

Με την ενσωμάτωση αυτών των εργαλείων, οι επιχειρήσεις έχουν τη δυνατότητα να βελτιστοποιήσουν τις διαδικασίες συμμόρφωσής τους, να αυτοματοποιήσουν βασικές εργασίες δημιουργίας αναφορών και να βελτιώσουν τη συνολική ασφάλεια των δεδομένων, μειώνοντας τους κινδύνους που σχετίζονται με τη μη συμμόρφωση.