Η καθοδήγηση ενός έργου μέσα από τα ταραγμένα και πιεστικά νερά ενός οργανισμού που διαρκώς μεταβάλλεται μπορεί να είναι μια αποθαρρυντική πρόταση. Αυτές τις ημέρες, ο μέσος υπάλληλος γραφείου επιβαρύνεται από έναν αμύθητο αριθμό προθεσμιών, συσκέψεων, μηνυμάτων email και εργασιών, κάτι το οποίο ίσως σημαίνει πως πιθανότατα δεν έχει το χρόνο ή δεν βρίσκεται στην απαραίτητη πνευματική κατάσταση, ώστε να αφιερώσει τα πλήρη ταλέντα του σε εσάς και στο έργο σας. Ευτυχώς, μπορείτε να καταστήσετε τα πράγματα πιο εύκολα. Για να εξασφαλίσετε καλύτερα την επιτυχία του έργου, είτε πρόκειται για έναν πελάτη είτε για έναν εσωτερικό ενδιαφερόμενο, ρίξτε μια ματιά σε αυτά τα πέντε εργαλεία διαχείρισης έργων που εξοικονομούν χρόνο, χρήματα και ενέργεια.
5 εργαλεία διαχείρισης έργων που εξοικονομούν χρόνο, χρήμα και ενέργεια
Γραφήματα Gantt και πίνακες scrum
Στην εποχή του ατέρμονα περιεχομένου, όπου "αρμάδες" λέξεων μάχονται συνεχώς για μια στάλα της προσοχή μας, μια απλή απεικόνιση μπορεί να αποδειχτεί αναζωογονητική και εξαιρετικά αποτελεσματική. Τα γραφήματα Gantt χρησιμοποιούν βασικές οριζόντιες γραμμές για την προβολή φάσεων έργου και προόδου. Με μια γρήγορη ματιά, τα μέλη της ομάδας σας θα αποκτήσουν τη δυνατότητα να δουν ποια εργασία ολοκληρώνεται την τρέχουσα στιγμή (ή τουλάχιστον ποια εργασία πρέπει να ολοκληρωθεί) και πότε θα απαιτηθεί η συνεισφορά τους. Θα μπορούν επίσης να δουν πόσο χρόνο αναμένεται να απαιτηθεί για την κάθε φάση. Οι πίνακες Scrum λειτουργούν με παρόμοιο τρόπο και λειτουργούν άριστα για έργα που βρίσκονται σε λιγότερο αυστηρό χρονοδιάγραμμα και που εμπλέκονται πολλές ομάδες. Ο πίνακας εμφανίζει διαφορετικές φάσεις έργου, όπως τον σχεδιασμό, την εκτέλεση κ.λπ. και δείκτες για κάθε ομάδα. Καθώς ολοκληρώνουν φάσεις και κάνουν πρόοδο, οι ομάδες έχουν τη δυνατότητα να μετακινούν τους δείκτες τους σε ολόκληρο τον πίνακα. Αυτό επιτρέπει σε όλους τους εμπλεκόμενους να προβάλλουν την πλήρη εικόνα και τη θέση τους εντός της.
Αναθέσεις εργασιών
Είναι εύκολο να συμφωνήσετε να κάνετε κάτι, αλλά πολύ πιο δύσκολο να θυμηθείτε να το κάνετε. Ειδικά όταν όλα τα "αδέσποτα" μηνύματα φαίνεται να συνοδεύονται από μια νέα αίτηση. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ένα online εργαλείο για αναθέσεις εργασιών είναι τόσο πολύτιμο. Οι υπεύθυνοι για την ολοκλήρωση ενός τμήματος του έργου, είτε αυτό σημαίνει τη σχεδίαση ενός λογότυπου είτε την ανάλυση των τελικών αριθμών, έχουν τη δυνατότητα να συνδεθούν και να δουν με ευκολία ακριβώς τι πρέπει να κάνουν. Ανάλογα με τις ρυθμίσεις του λογαριασμού τους, θα λαμβάνουν επίσης ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με τις επικείμενες προθεσμίες. Από την άλλη, οι διαχειριστές έργων έχουν τη δυνατότητα να παρακολουθούν την ομάδα τους και να βεβαιώνονται ότι όλες οι εργασίες ολοκληρώνονται έγκαιρα χωρίς να χρειάζεται να κάνουν κύλιση σε μεγάλες αλυσίδες μηνυμάτων email. Αυτό διευκολύνει την αποφυγή δαπανηρών καθυστερήσεων και περιττών εκνευρισμών.
Εκχώρηση πόρων
Σε ένα περιβάλλον οργανισμού, η εκχώρηση πόρων είναι κρίσιμη. Οι διαχειριστές έργων χρειάζονται ένα αποτελεσματικό εργαλείο για τον προγραμματισμό και την παρακολούθηση ωρών για κάθε μέλος της ομάδας τους, προκειμένου να αποτραπούν θέματα όπως τις υπεράριθμες κρατήσεις, τις χαμένες προθεσμίες και τους δυσαρεστημένους πελάτες. Ωστόσο, ο συγκεκριμένος τρόπος οργάνωσης δεν χρειάζεται να περιορίζεται στον "δημιουργικό" κόσμο. Δεν θα ήταν χρήσιμο, ακόμα και σε ένα εταιρικό γραφείο, να έχετε μια σαφή εικόνα της διαθεσιμότητας των μελών της ομάδας; Ζητήστε από την ομάδα σας εκ των προτέρων να εκτιμήσει, σε οποιοδήποτε βαθμό είναι δυνατό, τη διαθεσιμότητά της κατά τη διάρκεια του έργου. Ζητήστε τους να επισημάνουν τυχόν ημέρες που θα είναι εκτός λόγω αδείας, ημέρες που δεν θα έχουν τη δυνατότητα να εργαστούν εντατικά λόγω συσκέψεων και ημέρες που έχουν άλλες προθεσμίες. Εάν έχετε μια αίσθηση ωριαίας διαθεσιμότητας, θα είστε σε θέση να δημιουργήσετε ρεαλιστικά χρονοδιαγράμματα. Ένα online εργαλείο εκχώρησης πόρων θα διευκολύνει εσάς και τα μέλη της ομάδας σας να παρακολουθείτε τις πραγματικές ώρες σε σχέση με τις εκτιμήσεις και να προσαρμόζεστε ανάλογα, επιτρέποντας πιο ομαλές ροές εργασιών μελλοντικά.
Απλή διαχείριση έργων.
Όλοι διαχειρίζονται έργα. Το Microsoft Project σάς παρέχει την ισχύ που χρειάζεστε και είναι ιδιαίτερα απλό, ώστε να διαχειρίζεστε όλα τα έργα με επιτυχία.
Εργαλεία σχολίων
Την παροχή σχολίων την αντιλαμβάνονται διαφορετικά κάποιοι άνθρωποι και διαφορετικά άλλοι, ορισμένοι προσφέρουν αυστηρές και ρυθμιστικές αιτήσεις επεξεργασίας και άλλοι ασαφή συναισθήματα και αντιδράσεις. Ορισμένες φορές, διαφορετικοί ενδιαφερόμενοι παρουσιάζουν αντικρουόμενες απόψεις. Όλα αυτά δυσκολεύουν το άτομο που λαμβάνει τα σχόλια να κατανοήσει πώς να προχωρήσει. Σε ποιον πρέπει να δώσουν έμφαση;
Τα εργαλεία σχολίων επιτρέπουν στους ενδιαφερόμενους να ψηφίζουν και να κατατάσσουν διαφορετικές εκδόσεις παραδοτέων, διευκολύνοντας μια ομάδα να παρέχει συνεκτική κατεύθυνση με δίκαιο τρόπο. Εάν η γνώμη ενός συγκεκριμένου ατόμου πρέπει να έχει μεγαλύτερη βαρύτητα, ίσως διαθέτει σημαντική σχετική εξειδίκευση, είστε σε θέση να προσαρμόσετε την ψήφο του, ώστε να υπολογίζεται ως δύο.
Αναφορές έτοιμες για χρήση
Οι αναφορές προόδου και οι αναλύσεις μετά την ολοκλήρωση είναι κρίσιμα μέρη κάθε έργου και δεν χρειάζεται να είναι τόσο χρονοβόρες. Αντί να αφιερώνετε πολύτιμες ώρες για τη δημιουργία μιας προσαρμοσμένης αναφοράς, επιλέξτε μια που είναι έτοιμη για χρήση. Θα έχετε τη δυνατότητα να εισαγάγετε σχετικούς αριθμούς και στοιχεία και να επιτρέψετε στο πρόγραμμα να δημιουργήσει την κατάλληλη μορφοποίηση και τις απεικονίσεις δεδομένων.
Αυτό σημαίνει ότι θα μπορείτε να ξεκινήσετε να σχεδιάζετε το επόμενο έργο σας πολύ νωρίτερα.
Αφιερώστε χρόνο στον εαυτό σας
Η εξασφάλιση ότι διαθέτετε λίγο ελεύθερο χρόνο, ώστε να τον αφιερώνετε στους ανθρώπους και τις δραστηριότητες, στις οποίες συμμετέχετε εκτός εργασίας είναι ζωτικής σημασίας για την πνευματική σας ευεξία. Τελικά, αυτό το νοητικό διάλειμμα μπορεί να σας διευκολύνει να παραμείνετε δραστηριοποιημένοι και παθιασμένοι με την εργασία σας. Στην τελική, είναι σημαντικό να διατηρείτε στα πάντα κάποια ισορροπία.
Αυτή η ισορροπία περιλαμβάνει επίσης την ολονύχτια ξεκούραση για ανανέωση κατά τη διάρκεια της νύχτας και την τακτική άσκηση, όλα καίριας σημασίας, ώστε να διατηρήσετε την τρέχουσα ανοδική πορεία ανάπτυξης. Πράγματι, μια μελέτη του Χάρβαρντ κατέληξε στο συμπέρασμα ότι η αϋπνία μπορεί να προκαλέσει την απώλεια παραγωγικότητας έως και 11,3 ημερών ετησίως για τον μέσο εργαζόμενο, ενώ μια ανεξάρτητη μελέτη κατέληξε στο συμπέρασμα ότι μια σταθερή ρουτίνα άσκησης βοηθά στη μείωση των επιπέδων άγχους, στη βελτίωση της συγκέντρωσης, στην επιτάχυνση των γνωστικών δυνατοτήτων και ακονίζει τη μνήμη.
Ανακαλύψτε περισσότερα μυστικά παραγωγικότητας και επωφεληθείτε από τα δωρεάν επιχειρηματικά πρότυπα που θα σας διευκολύνουν να εργάζεστε πιο έξυπνα, ταχύτερα και πιο αποτελεσματικά.
Ξεκινήστε με το Microsoft 365
Είναι το Office που γνωρίζετε, μαζί με τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε καλύτερα, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα, οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.
Σχετικό περιεχόμενο
Διαχείριση της επιχείρησής μου
Πώς να προετοιμάσετε τη μικρή επιχείρησή σας για επιτυχία AI
Διαχείριση της επιχείρησής μου
AI πρώτης γραμμής: Εφαρμογές στο σύνολο των κλάδων επιχειρηματικής δραστηριότητας
Διαχείριση της επιχείρησής μου
Διαχείριση πρώτης γραμμής: Ένας οδηγός για τις ηγετικές ικανότητες του προϊσταμένου πρώτης γραμμής
Οικοδόμηση της επιχείρησής σας
Πώς να βελτιώσετε τη διατήρηση και την αφοσίωση των υπαλλήλων πρώτης γραμμής
Η ενότητα "Πληροφορίες και ιδέες για επιχειρήσεις" δεν αποτελεί φορολογική ή οικονομική συμβουλευτική υπηρεσία για επαγγελματίες. Για να συζητήσετε την περίπτωσή σας, πρέπει να απευθυνθείτε στον δικό σας σύμβουλο για φορολογικά ή οικονομικά θέματα.
Ακολουθήστε το Microsoft 365