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Was ist Geschäftsprozessmanagement?

Das Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management, BPM) bezieht sich auf die Bemühungen Ihres Unternehmens, Prozesse zu analysieren, zu beschleunigen und zu optimieren. Workflowautomatisierung wird häufig verwendet, um manuelle Prozesse zu optimieren.
Eine lächelnde Person vor einem Computer

Vorteile von BPM nutzen

 

Bevor Sie mit der Erstellung einer BPM-Strategie beginnen, ist es wichtig zu wissen, warum effiziente Geschäftsprozesse wichtig sind, welche verschiedenen Arten von Geschäftsprozessen in Ihrem Unternehmen es gibt, wer für sie verantwortlich ist und bei der Lösung welcher Probleme BPM Ihnen helfen soll und kann.

 

Ihre Geschäftsprozesse kennenlernen

 

Ein Geschäftsprozess ist eine Reihe wiederholbarer Aufgaben, die nacheinander ausgeführt werden,’um ein Routineziel zu erreichen. Geschäftsprozesse können Minuten oder Wochen dauern und so einfache Tätigkeiten wie Urlaubsanträge von Mitarbeitenden oder so komplizierte Tätigkeiten wie die Logistik der Lieferkette umfassen. Effiziente, effektive Prozesse tragen dazu bei, die Produktivität der Mitarbeitenden, die Kundenbindung und alle anderen Aspekte Ihres Unternehmens zu verbessern. Ineffiziente, dysfunktionale Prozesse führen zu frustrierten Mitarbeitenden, unnötigen Kosten, unzufriedenen Kunden und letztendlich zu Umsatzeinbußen.

 

Geschäftsprozesse können in drei Hauptkategorien unterteilt werden:

 

  • Operative Prozesse decken das Kerngeschäft und spezifische Wertströme wie Kundenaufträge, Kontoerstellung und Fertigungsoptimierung ab.

  • Verwaltungsprozesse umfassen beispielsweise unternehmensweite Governance, Budgets und HR-Workflows.

  • Unterstützende Prozesse untermauern größere Prozesse in Bereichen wie Buchhaltung, Personalbeschaffung und technischer Support.

 

Durch die Automatisierung aller Arten von Geschäftsprozessen können Sie die Effizienz verbessern, Risiken reduzieren und Ihr Unternehmen strategischer ausrichten.

 

Bauen Sie Ihr BPM-Team auf

 

Mitarbeitende, die für alle Geschäftsprozesse verantwortlich sind, werden als Geschäftsprozessbesitzer bezeichnet. Da sie einen Prozess von Anfang bis Ende verwalten, verstehen sie, wie er sich auf die Prozesse davor und danach auswirkt und von diesen beeinflusst wird. Wenn Sie wichtigen Mitarbeitenden, die mit anderen Abteilungen zusammenarbeiten, die Verantwortung für einzelne Geschäftsprozesse übertragen, kann dies das Verständnis fördern und zu einem besseren BPM in Ihrem gesamten Unternehmen führen.

 

Ein erfolgreiches BPM-Team in einem großen Unternehmen könnte beispielsweise die folgenden Rollen umfassen:

 

  • Befürworter von Geschäftsprozessen. Ein Befürworter versteht weitreichende Vorteile und vermittelt der Organisation den Wert von BPM.

  • Prozesseigner. Eine Person oder ein Team mit geschäftlichen Herausforderungen, zu optimierenden Workflows oder zu ergreifenden Möglichkeiten kann wichtige Perspektiven und Informationen liefern, was entscheidend für die Akzeptanz der Anwender und den Erfolg von BPM ist.

  • Geschäftsprozessdirektor. Ein Direktor leitet die organisationsweiten BPM-Bemühungen.

  • Geschäftsprozessberater. Ein Berater nutzt technische Fähigkeiten und das Verständnis von BPM, um einen Geschäftsprozessleiter zu beraten.

  • Projektmanager. Ein Projektmanager hilft bei der Erstellung und Implementierung des Projektplans und verwaltet die Teamkommunikation, Meilensteine, Ergebnisse und Fristen.

  • Business Analyst. Ein Analyst zeigt die notwendigen Prozessverbesserungen auf.

  • Lösungsarchitekt. Ein Lösungsarchitekt bietet technischen Support, insbesondere im Hinblick auf die Interoperabilität mit vorhandenen Branchenanwendungen.

  • Influencer. Influencer nutzen häufig frühzeitig neue Ideen, Praktiken und Tools, setzen sich dafür ein, Geschäftsprozesse zu verfeinern und treiben Veränderungen voran.

  • BPM-Supportgruppe. Diese Gruppe besteht aus wichtigen IT-Fachleuten, Unternehmensplanungsbeauftragten und anderen Führungskräften, die bei der Institutionalisierung von BPM-Standards, -Methoden, -Governance und -Technologie helfen.

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Beschäftigen Sie sich nicht mit verpassten Chancen.

 

Traditionell gehörte BPM in den Zuständigkeitsbereich der Unternehmensführung; es handelt sich ja schließlich um Geschäftsprozesse. Mit dem Aufkommen hochentwickelter Geschäftsprozessmanagement-Software spielt jedoch die IT nun eine größere Rolle. Möglicherweise finden Sie ein produktives Gleichgewicht zwischen Ihrer Technologie und Ihren Geschäftsanforderungen, wenn Sie die IT eine Self-Service-Plattform zur Automatisierung von Workflows mit wenig Code bereitstellen lassen, mit der Geschäftsmitarbeiter Prozesse rationalisieren und die Probleme lösen können, die sie am besten verstehen.

 

Automatisieren, automatisieren, automatisieren

 

Automatisierung ist das Herzstück von BPM. Da die Technologie jetzt verfügbar ist, müssen erfolgreiche Unternehmen jede Möglichkeit finden, sich wiederholende, zeitaufwändige und manuelle Prozesse zu automatisieren. Mit der Workflowautomatisierung können Sie Geschäftsprozesse wie Dateneingabe, Updates für soziale Medien, Bestand, Berichte und mehr optimieren. Sie können Ihre Mitarbeitenden von sich wiederholenden und routinemäßigen Prozessen befreien, die Produktivität steigern, Kosten senken und menschliche Fehler reduzieren.

 

Schaffen Sie eine Entwicklungskultur.

 

Sie können auch einige Geschäftsprozesse optimieren, indem Sie mobile Apps erstellen, die Ihren Mitarbeitenden helfen, in Verbindung zu bleiben und effizienter zu bleiben, ihre Arbeit zu transformieren und Geschäftserkenntnisse in Echtzeit zu generieren. Mit der richtigen App-Entwicklungsplattform können Ingenieure, IT-Spezialisten und normale Geschäftsanwender eine Kultur der Bürgerentwicklung aufbauen und ihre eigenen Low-Code-Geschäftslösungen erstellen – ohne auf die Unternehmensführung und professionelle Entwickler angewiesen zu sein oder auf sie warten zu müssen.

 

Nutzen Sie optimal alle Möglichkeiten.

 

Sie müssen nicht mit ineffizienten manuellen Prozessen, zusätzlichen Kosten und verlorenen Verkaufschancen leben. Mit den richtigen Personen in den richtigen Rollen, einem soliden Verständnis Ihrer Prozesse und guten Automatisierungstools kann Ihr Unternehmen BPM für Folgendes verwenden:

 

  • Reduzieren Sie umständliche Online-Checkout-Prozesse, die Kunden entmutigen und sich negativ auf Verkäufe auswirken.

  • Automatisieren Sie manuelle Prozesse, die zu lange dauern, zu viel kosten und die Mitarbeitenden frustrieren.

  • Beseitigen Sie Hindernisse in Finanzprozessen, die Zahlungen verzögern.

  • Reduzieren Sie redundante Vorgänge, die Ressourcen verschwenden.

  • Verkürzen oder standardisieren Sie langwierige oder fehlerhafte Prozesse, die sich auf Fristen auswirken.

  • Optimieren Sie ineffizientes Client-Onboarding, das die Beziehungen untergräbt.
 

Konzipieren Sie eine Geschäftsprozessmanagement-Strategie.

 

Wenn Ihr Unternehmen mit Betriebs-, Management- und Supportprozessen zu kämpfen hat, die umständlich, redundant, zu lang, zu langsam oder zu kostspielig sind, kann die Erstellung einer umfassenden BPM-Strategie hilfreich sein. Die folgenden bewährten Verfahren helfen Ihnen dabei, eine BPM-Initiative zu starten und Ihren Erfolg zu bewerten:

 

  • Holen Sie sich Unterstützung vom Management. Dies ist wichtig, wenn Sie Ressourcen zur Unterstützung Ihrer Pläne benötigen, um Geschäftsprozesse zu optimieren.

  • Analysieren Sie den spezifischen Prozess und ordnen Sie ihn zu. Verwenden Sie Flussdiagramme, Mindmapping oder Prozess-Mining-Software, um Engpässe, doppelten Aufwand und unnötige Verzögerungen zu finden. Holen Sie sich Feedback von den Personen, die am meisten in den Prozess involviert sind, um zu verstehen, was Sie verbessern können. Die Akzeptanz für Änderungen beginnt bei ihnen.

  • Gestalten Sie den Prozess neu. Bitten Sie die Beteiligten um Eingaben, und stellen Sie sicher, dass jeder den Wert bei der Optimierung des Prozesses versteht. Schließen Sie Ihre Erkenntnisse aus der Mind-Mapping und -Analyse ein. Ziehen Sie eine Auswirkungsanalyse für kritische oder komplexe Workflows in Betracht.

  • Sammeln Sie Ressourcen und implementieren Sie Änderungen. Sammeln Sie die Ressourcen, die Sie zum Erstellen einer effektiven BPM-Plattform benötigen, z. B. Projektmanagementsoftware, Workflowautomatisierungstools und Echtzeitdashboards. Wählen Sie Ressourcen aus, die dem Geschäftswert entsprechen, den Sie erstellen und die Änderung mit bestimmten Lieferleistungen und Zeitplänen verwalten möchten. Indem Sie zunächst einen kleinen Pilotversuch einführen, können Sie Fehler ermitteln, die Verbesserung der Methoden fördern und die Einführung fördern.

  • Nachverfolgen und optimieren. Überwachen Sie, wie Ihre neuen Prozesse funktionieren, indem Sie sich Feedback von den Stakeholdern einholen. Seien Sie bereit, bei Bedarf Verbesserungen vorzunehmen.

 

BPM-Wert schaffen

 

Wenn Sie die oben genannten bewährten Verfahren befolgen, ein solides BPM-Team aufbauen und ermitteln, wie Sie Prozesse verbessern können, um mehr Wert zu schaffen, kann das Geschäftsprozessmanagement greifbare Vorteile bringen, darunter:

 

  • Höhere Produktivität. Effizientere Prozesse bedeuten effizientere Mitarbeitende, und Sie können Leistungsmetriken mithilfe von Arbeitsplatzanalysesoftware auswerten.

  • Schneller von den Vorteilen profitieren. Die Verbesserung Ihrer IT-Prozesse kann sich darauf auswirken, wie schnell Softwareanwendungen in Ihrem Unternehmen entwickelt und bereitgestellt werden.

  • Verbesserte Qualität. Verbesserungen beim Testen beschleunigen nicht nur die Entwicklung, sondern können auch Leistungs- oder Sicherheitsprobleme schnell lösen und die Qualität Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung verbessern.

  • Erhöhte Kundenzufriedenheit. Das Verfeinern der Kundendienstprozesse Ihres Unternehmens kann dazu beitragen, Kunden zu gewinnen und die Loyalität zu fördern.

  • Verbesserte Arbeitserfahrungen der Mitarbeitenden. Effiziente Geschäftsprozesse sind die Grundlage für die Zufriedenheit am Arbeitsplatz, die Verbesserung der Arbeitsmoral und die potenzielle Reduzierung der doppelten Arbeit.

 

Beginnen Sie jetzt mit der Optimierung der Geschäftsprozesse.

Jedes Unternehmen ist bestrebt, die Dinge besser, schneller und intelligenter zu machen. Die Kombination einer umfassenden BPM-Strategie mit der richtigen Workflow-Automatisierungssoftware hilft Ihrem Unternehmen dabei, diese Ziele zu erreichen.

 

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