Grundlegendes zur Projektbuchhaltung

Zwei Personen betrachten einen Laptop, möglicherweise besprechen Sie die Projektbuchhaltung

Viele Unternehmen überschreiten ihr Projektbudget, weil die Kommunikation zwischen wichtigen Teams und der Führung nicht stimmt, was zu Projektverzögerungen und -abbrüchen führt. Um sicherzustellen, dass Ihr Projekt nicht nur im Zeitplan, sondern auch im Budget bleibt, müssen Sie alles, was während der Laufzeit gekauft und bezahlt wurde, im Auge behalten. Durch die Förderung der Projektbuchhaltung kann Ihr Team seine Zeit genau erfassen, die Projektmanagementbemühungen detailliert darstellen und sicherstellen, dass Sie alle Ihre kurz- und langfristigen Geschäftsziele erreichen.

Was ist Projektbuchhaltung?

Projektbuchhaltung ist eine Praxis des Finanzmanagements, die die Vorteile und Kosten eines Projekts verfolgt. Auch bekannt als Projektkostenbuchhaltung ermöglicht diese Art der Buchführung Unternehmen, die zukünftigen finanziellen Auswirkungen eines Projekts zu bewerten und zu planen, und außerdem Projekte so zu gestalten, dass sie den Anforderungen Ihrer Verpflichtungen entsprechen.

Die Rentabilität eines Unternehmens hängt von einer genauen Projektbuchhaltung ab. Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens kann die Projektbuchhaltung ein wertvolles Werkzeug für ein effektives Projektmanagement sein, da sie einen detaillierten Überblick über den Fortschritt Ihres Projekts bietet.

Vorteile der Projektkostenrechnung

Egal wie klein Ihr Budget ist, die Aufnahme der Projektbuchhaltung in Ihrem Prozess hat einen großen Einfluss auf Ihre Finanzen, sowohl intern als auch extern. Die Implementierung der Projektbuchhaltung in Ihren Arbeitsablauf kommt Ihrem Unternehmen zugute und optimiert Ihre Projektmanagement-Bemühungen.

Hier einige Ihrer Vorteile:

Echtzeit-Updates über den Verlauf und die Rentabilität Ihres Projekts
Allgemeine Verbesserung des Finanzmanagements im Unternehmen
Einsicht in das Projektbudget
Optimierte Ressourcenverwaltung
Umsetzbare Erkenntnisse, die für spätere Projekte nützlich sind

Diese Art der Buchführung hilft Ihnen und Ihrem Team beim Risikomanagement undbei der effizienten Ressourcenzuweisung für ein präzises Projektmanagement insgesamt.

Der Projektbuchhaltungsprozess

Wenn Sie ein Projekt starten,sollten Sie die Buchhaltung so früh wie möglich in den Prozess einbeziehen, um sicherzustellen, dass Sie alle Projektziele rechtzeitig erreichen, ohne das Budget zu überschreiten. Die Projektbuchhaltung kann in zwei verschiedene Projekttypen unterteilt werden: interne und externe. Interne Projekte konzentrieren sich auf die Ausgaben, die für Sie und Ihre internen Teams verwendet werden. Externe Projekte dagegen umfassen die finanziellen Aspekte von Umständen wie Veranstaltungen oder Dienstleistungen für den Kunden.

Sobald Sie entschieden haben, in welche Kategorie Ihr Projekt einzuordnen ist, werden die Buchhalter in Ihrer Abteilung den Ablauf organisieren und in sechs Bereiche unterteilen:

Einrichtung. Legen Sie fest, wer für jede Aufgabe verantwortlich ist und wann und wie die Ressourcen und das Geld für jede Aufgabe zugewiesen werden.
Budget. Bestätigen Sie, dass Ihr Budget in Kategorien oder Gruppen unterteilt ist. Hier kommt ein Tool wie eineSoftware zur Automatisierung professioneller Dienstleistungen (PSA) ins Spiel, das Möglichkeiten bietet, mühsame administrative Aufgaben zu automatisieren und Ihr anfängliches Basisbudget festzulegen.
Verwaltung. Bearbeiten und erfassen Sie Transaktionen, indem Sie finanzielle Verpflichtungen und Abrechnungen überwachen und Berichte über die Projektrentabilität erstellen.
Ausführung. In dieser Phase des Prozesses weisen Ihre Projektmanager Kosten, mögliche Einnahmen und Messgrößen für den finanziellen Erfolg Ihres Projekts zu. Sie benötigen diese wichtigen Leistungsindikatoren (KPIs), um festzustellen, wo Sie Fortschritte gemacht haben, und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.
Betreuung. Überprüfen und verwalten Sie die Daten, die Sie während des gesamten Prozesses gesammelt haben, um sicherzustellen, dass das Projekt und die Aufgaben erfolgreich abgeschlossen wurden, und beseitigen Sie mögliche finanzielle Unstimmigkeiten.
Analysen. Bewerten Sie regelmäßig die erhaltenen Buchhaltungsdaten, damit Sie die richtigen Entscheidungen für Ihr Unternehmen treffen und gegebenenfalls umdenken können.

Bei der Überprüfung Ihres Prozesses könnten Sie sich entscheiden, eine bestimmte Methodik zu wählen und feststellen, dass sie nicht in den Rahmen Ihres Projekts passt. Möglicherweise gibt es auch Überschneidungen in der Art und Weise, wie Sie mit Ihren finanziellen Methodologien umgehen, entweder durch Projektbuchhaltung oder Finanzbuchhaltung.

Projekt- und Finanzbuchhaltung

Diese beiden Arten der Buchhaltung scheinen austauschbar zu sein, haben jedoch zwei völlig unterschiedliche Endziele. Die Unterschiede zwischen Projektbuchhaltung und Finanzbuchhaltung sind:

Methodik: Die Finanzbuchhaltung bietet zwei allgemeine Methoden: Kostenrechnung und periodengerechte Buchführung. In der Projektbuchhaltung spielt es keine Rolle, welche Methode Sie wählen, da sie den Prozess nicht beeinflusst.
Zeitrahmen: Die Standardfinanzbuchhaltung verfolgt monatliche Transaktionen, während die Projektbuchhaltung jede Transaktion betrachtet, die vom Anfang bis zum Ende des Lebenszyklus eines Projekts durchgeführt wird, unabhängig von der Dauer des Projekts.
Kosten: Die Finanzbuchhaltung unterteilt Kosten in große, übergeordnete Kategorien wie Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Innerhalb der Projektbuchhaltung können Sie Ausgaben in spezifische Teile aufschlüsseln und bestimmten Projektaufgaben Kosten zuweisen.
Vergütungen: In der allgemeinen Finanzbuchhaltung werden alle Geschäftsausgaben verbucht. In der Projektbuchhaltung werden dagegen nur die Kosten berücksichtigt, die mit den zu erbringenden Leistungen Ihres Projekts verbunden sind.

Die Projektbuchhaltung konzentriert sich mehr auf die Transaktionen, die mit einem bestimmten Projekt verbunden sind, während die Finanzbuchhaltung einen Überblick über die gesamten Unternehmensfinanzen bietet. Jetzt, da Sie die Unterschiede festgestellt haben, müssen Sie wissen, wann Sie die Projektbuchhaltung verwenden sollten.

Ab wann benötigen Sie eine Projektbuchhaltung?

Die Projektbuchhaltung kann aus verschiedenen Gründen verwendet werden. Mehrere Fälle, in denen Sie darüber nachdenken sollten, Ihr Projekt zu budgetieren, sind:

Entwicklung eines neuen Produkts oder einer neuen Dienstleistung
Regelmäßige Einmalprojekte
Projekte, die nicht in Ihren Zuständigkeitsbereich fallen
Aufstellung der Geldbeträge, die den Projekten zugewiesen und dafür ausgegeben werden
Vergleichende Projektanalyse

Wenn Sie bereit sind, Ihre Buchhaltung zu vereinfachen und gleichzeitig die Nachvollziehbarkeit aller Projektzahlungen zu gewährleisten, sind Sie bereit, Ihren Prozess um ein neues operatives Tool zu erweitern.

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