1. Eine Projektzeitleiste erstellen
Auf der Grundlage Ihrer Kenntnisse im Bereich Projektmanagement unterteilen Sie Ihr Projekt in Phasen und erstellen innerhalb dieser Phasen einzelne Aufgaben. Als Nächstes werden Sie diese Phasen verwalten, anstatt das Projekt als Ganzes. Außerdem schätzen Sie die Dauer jeder Phase, indem Sie die wichtigsten Aufgaben, die Sie in jeder Phase erledigen müssen, anhand von Meilensteinen identifizieren. Sobald Sie all dies zusammengestellt haben, ordnen Sie die Aufgaben, Phasen und Meilensteine zu, um einen Projektzeitplan zu erstellen.
2. Festlegen der wichtigsten Ressourcen und des Budgets
Die Ressourcenzuweisung ist ein integraler Bestandteil dieses Prozesses, da jeder Aufgabe die erforderlichen Ressourcen zugewiesen werden und diese Ressourcen innerhalb der Aufgabe verwaltet werden. Sobald Sie Ihren Zeitplan fertiggestellt haben, müssen Sie die Ressourcen ermitteln, die zur Erfüllung der einzelnen Aufgaben erforderlich sind.
Die erforderlichen Ressourcen variieren für jedes Projekt. Folgende Ressourcen sind zu unterscheiden:
Personen: Alle Teammitglieder, die am Projekt mitarbeiten.
Ausstattung: Alle Arten von Tools oder Software, die Sie benötigen, um Ressourcen von der Ideenfindung bis zur Projektabwicklung bereitzustellen. Berücksichtigen Sie auch, dass Spezialgeräte eine erhebliche Investition an Zeit und Geld erfordern.
Materialien: Benötigte Verbrauchsartikel: z. B. Büromaterial oder Kraftstoff für Fahrzeuge.
Einrichtungen: Gebäude und Arbeitsbereiche, in denen Ihr Team arbeiten wird.
Budget: Das Geld, das Sie für den Kauf der oben genannten Ressourcen benötigen.
Während Sie Ihr Projekt und das dazugehörige Budget verwalten, können Sie die Ausgaben in der Projektressourcenerfassung verfolgen, um sicherzustellen, dass Sie nicht mehr ausgeben, als Sie für jede Aufgabe eingeplant haben.
3. Verfügbare Ressourcen festlegen
Nun müssen Sie die Ressourcen finden und anfordern, um Ihre Termine einzuhalten. Dies umfasst alles von der Beschaffung von Ausrüstung und Material bis hin zur Suche nach verfügbaren Teammitgliedern. Diese Ressourcen können zwar an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, Sie müssen jedoch ihre Kapazitäten im Blick behalten.
4. Ressourcen zuweisen
Nachdem Sie Ihre Ressourcen gefunden haben, müssen Sie sie zum Projekt hinzufügen. Planen Sie unbedingt alle Herausforderungen ein, die die Fertigstellung des Projekts verzögern könnten – diese Herausforderungen können von Softwareproblemen über Änderungen bei den beteiligten Personen bis hin zu Verschiebungen der Prioritäten innerhalb des Unternehmens reichen. Hier sind einige häufige Herausforderungen, denen Ihr Team bei der termingerechten Lieferung eines Projekts begegnen könnte:
Ressourcenverfügbarkeit
Änderungen im Projektumfang
Unterschiede bei Standort und Zeitzonen
Verzögerungen bei Abläufen und Aufgaben
Einige dieser Herausforderungen haben zwar größere Auswirkungen als andere, aber alle können die Umsetzung eines Projekts verlangsamen. Glücklicherweise haben Sie jedoch in vielen dieser Fälle den Luxus, Notfallpläne und entsprechende Techniken im Voraus zu identifizieren und zu planen, die Sie anwenden können, wenn eines dieser Probleme während Ihres Projekts auftritt.
5. Projektzeitplan verfolgen
Auch jede zunächst harmlos scheinende Änderung, kann sich auf den gesamten Zeitplan Ihres Projekts auswirken. Planen Sie deshalb immer einen kleinen Spielraum mit ein. Hierauf sollten Sie achten:
Überlastete und zu häufig eingesetzte Teammitglieder.
Außerplanmäßiger Urlaub oder krankheitsbedingte Ausfälle.
Überfällige Aufgaben, die zu erheblichen Verzögerungen bei abhängigen Aufgaben führen.
Änderungen bei Geschäftszielen.
Einige Tools, wie z. B. Software zur Automatisierung von Fachservices (Professional Services Automation, PSA) , ermöglichen die Automatisierung zeitraubender Verwaltungsaufgaben wie Zeiterfassung, Projektmanagement, Rechnungsstellung usw.
6. Wählen Sie eine Technik, um Probleme erfolgreich zu lösen
Es kommt selten vor, dass Sie alle Aufgaben wie ursprünglich geplant erledigen und ein Projekt genau zu den festgelegten Daten abschließen können. Je nach Datum der Projektabgabe haben Sie möglicherweise etwas Spielraum, wann Sie bestimmte Aufgaben erledigen können. Wenn Sie feststellen, dass Sie hinter dem Zeitplan zurückliegen, können Sie zwei Techniken anwenden: Ressourcenausgleich und Ressourcenausgleichung.
Die Ressourcenausgleichung eignet sich gut, wenn Sie nur über begrenzte oder gemeinsam genutzte Ressourcen verfügen, aber die Möglichkeit haben, Ihren Zeitplan zu verlängern. Die Ressourcenausgleichung eignet sich am besten zur Optimierung der verfügbaren Ressourcen, wenn Sie jedoch eine Frist einhalten müssen, die nicht verlängert werden kann.
Die Wahl der am besten geeigneten Technik hängt davon ab, wie flexibel Ihr Zeitplan ist. Unabhängig davon, für welche Technik Sie sich entscheiden, muss Ihr Verwaltungstool genauso flexibel sein wie Sie selbst.
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