Hvad er overholdelse af GDPR?

I en verden, der i stigende grad er forbundet med hinanden, er overholdelse af GDPR blevet en kritisk prioritet for virksomheder, der håndterer personlige data, uanset hvor de arbejder. GDPR blev introduceret i 2018 og er en forordning i EU-retten, der fokuserer på beskyttelse og beskyttelse af personlige oplysninger for personer i EU. Manglende overholdelse af GDPR kan medføre betydelige sanktioner, hvilket gør det vigtigt for virksomheder i alle størrelser at overholde dens bestemmelser.

Det primære mål med GDPR er at beskytte personlige data og give folk større kontrol over deres personlige oplysninger online. Omfanget af GDPR er omfattende og dækker alle virksomheder, der behandler personoplysninger for EU-borgere, uanset virksomhedens fysiske placering.

Overholdelse af GDPR er ikke kun et juridisk krav – det er blevet en essentiel forretning. Organisationer, der overholder GDPR, viser en forpligtelse til beskyttelse af personlige oplysninger, der hjælper med at fremme tillid til kunder, medarbejdere og partnere. Overholdelse hjælper også virksomheder med at undgå betydelige økonomiske sanktioner, der er forbundet med brud på datasikkerheden og manglende overholdelse af GDPR-tilladelser.

Generel forordning om databeskyttelse blev implementeret den 25. maj 2018 og erstatter databeskyttelses direktivet 95/46/EC. Det blev oprettet som svar på den hurtige digitalisering af data og behovet for at håndtere bekymringer om beskyttelse af personlige oplysninger. GDPR's omfattende ramme er beregnet til at styrke databeskyttelseslove i hele EU.

Det primære mål med GDPR er at beskytte personlige data og give personer større kontrol over deres oplysninger. Omfanget af GDPR er omfattende og dækker alle virksomheder, der behandler personoplysninger for EU-borgere, uanset virksomhedens fysiske placering.

Nøgleprincipper
GDPR etablerede syv databeskyttelsesprincipper, som organisationer i EU eller virksomheder i EU skal følge:

1. Lovmæssighed, retfærdighed og gennemsigtighed: Data skal behandles på en måde, der er lovlig, rimelig og gennemsigtig.
2. Formålsbegrænsning: Data bør kun indsamles og bruges til bestemte formål.
3. Minimering af data: Data, der indsamles, skal være begrænset til det, der er nødvendigt.
4. Nøjagtighed: Personlige data skal være nøjagtige og opdateret.
5. Lagerbegrænsning: Personlige data bør ikke opbevares længere end nødvendigt.
6. Integritet og fortrolighed: Personlige data skal behandles sikkert, beskytte mod uautoriseret eller ulovlig behandling, utilsigtet tab eller beskadigelse.
7. Ansvarlighed: Organisationer skal kunne demonstrere deres overholdelse af alle disse principper.

GDPR giver EU-borgere betydelig kontrol over deres personlige data ved at fastlægge klare rettigheder til at beskytte deres personlige oplysninger. GDPR giver EU-borgere flere rettigheder til deres personlige data, herunder:
 

• Ret til at blive informeret: Enkeltpersoner har ret til at blive informeret om indsamling og brug af deres personlige data, herunder oplysninger om, hvorfor de indsamles, hvor længe de opbevares, og hvem de deles med.

• Adgangsrettigheden: Enkeltpersoner kan anmode om adgang til deres personlige data og få en kopi af dem, så de kan forstå, hvordan deres data behandles og af hvem.

• Ret til berigtigelse: Hvis nogen personlige data er unøjagtige eller ufuldstændige, kan enkeltpersoner anmode om rettelse af dem, hvilket sikrer, at deres oplysninger er nøjagtige og opdaterede.

• Ret til sletning (ret til at blive glemt): Under visse omstændigheder har enkeltpersoner ret til at anmode om sletning af deres personlige data, for at fjerne deres oplysninger fra en organisations systemer, hvis det ikke længere er nødvendigt, eller hvis de tilbagekalder deres samtykke.

• Retten til at begrænse behandlingen: Enkeltpersoner kan begrænse, hvordan deres personlige data behandles, især hvis de bestrider deres nøjagtighed, eller hvis de har brug for dataene til juridiske krav.

• Retten til datamobilitet: Enkeltpersoner kan hente deres personlige data i et struktureret, almindeligt brugt og maskinlæsbart format og overføre dem til en anden datacontroller, hvis de ønsker det.

• Retten til indsigelse: Enkeltpersoner har ret til at gøre krav på behandling af deres personlige data, især hvis de bruges til direkte markedsføring, eller hvis de har en bestemt situation, der garanterer beskyttelse af personlige oplysninger.
  
  

Sammen sikrer disse rettigheder, at enkeltpersoner har tydelig synlighed og kontrol over deres personlige data, hvilket øger gennemsigtigheden og ansvarligheden i organisationer. Ud over disse rettigheder angiver GDPR også strenge retningslinjer for, hvordan organisationer skal indhente og administrere samtykke fra enkeltpersoner, før de behandler deres data.

Samtykkekrav
GDPR kræver, at organisationer indhenter eksplicit samtykke fra enkeltpersoner, før de indsamler og lagrer deres data. Dette samtykke skal gives frit, specifikt, informeret og entydigt, hvilket sikrer, at enkeltpersoner forstår, hvad de har accepteret at have indsamlet.

Ud over retningslinjer for samtykke fremhæver GDPR proaktive databeskyttelsesforanstaltninger. I forbindelse med behandlingsaktiviteter med høj risiko skal organisationer udføre vurderinger af databeskyttelsespåvirkning for at vurdere og afhjælpe potentielle risici for enkeltpersoners rettigheder og frihed.

Vurdering af indvirkning på databeskyttelse
For alle behandlingshandlinger, der kan påvirke enkeltpersoners rettigheder og frihed betydeligt, er en vurdering af indvirkningen på databeskyttelse obligatorisk. Denne vurdering evaluerer de risici, der er forbundet med behandling af personlige data, og skitserer foranstaltninger for at afhjælpe disse risici, beskytte personlige oplysninger og sikre overholdelse af angivne standarder.

Indledende vurdering og analyse af mellemrum
At opnå overholdelse af GDPR begynder med en grundig vurdering af aktuelle datafremgangsmåder i en organisation. Dette omfatter identifikation og tilknytning af alle databehandlingsaktiviteter, herunder dataindsamling, lagring, deling og sletning. Målet er at få en omfattende forståelse af, hvor personlige data befinder sig, hvordan de flyder gennem organisationen, og hvem der har adgang til dem.

Når du har indsamlet oplysninger om aktuelle praksisser for datahåndtering, er det næste trin at udføre en analyse af huller. Denne analyse sammenligner en organisations eksisterende praksis i forhold til GDPR-krav for at identificere områder, der er korte. Almindelige huller kan omfatte manglende klare databehandlingsposter, utilstrækkelige samtykkemekanismer eller utilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger.

Det er afgørende for overholdelse af GDPR at håndtere disse huller og kræver ofte samarbejde på tværs af afdelinger, såsom it, jura og HR, for at udvikle en sammenhængende strategi for overholdelse af angivne standarder. Ved at forstå, hvor organisationen står i øjeblikket, kan virksomheder oprette en struktureret handlingsplan for at lukke huller i overholdelsen af angivne standarder og styrke foranstaltninger til beskyttelse af personlige oplysninger.

Datatilknytning og dokumentation
Datatilknytning er en vigtig del af overholdelse af GDPR, da det giver en tydelig visuel repræsentation af, hvordan data flyttes inden for organisationen. Denne proces omfatter sporing af hver enkelt del af personlige data fra dets indsamlingspunkt til lagring, behandling, deling og i sidste ende sletning. Ved at tilknytte dataflow kan organisationer identificere unødvendige databehandlingsaktiviteter, finde datasiloer og sikre, at kun relevante data indsamles og opbevares. Derudover hjælper datatilknytning virksomheder med at afdække potentielle sikkerhedsrisici, især når data overføres mellem systemer eller tredjeparter.

Ud over at tilknytte dataflow kræver GDPR, at organisationer vedligeholder detaljerede registreringer af databehandlingsaktiviteter. Disse poster bør omfatte formålet med dataindsamling, juridiske grundlag for behandling, opbevaringsperioder for data og eventuelle tredjeparter, der er involveret i databehandling.

Implementering af databeskyttelsespolitikker
Oprettelse af robuste databeskyttelsespolitikker er grundlæggende for overholdelse af GDPR. Disse politikker beskriver, hvordan personlige data skal håndteres i organisationen, herunder områder som dataadgang, opbevaring og sikkerhed. En veludbygget databeskyttelsespolitik indeholder retningslinjer for acceptabel dataanvendelse, hjælper medarbejderne med at forstå deres rolle i forbindelse med vedligeholdelse af datasikkerhed og sætter standarden for, hvordan organisationen opfylder sine GDPR-forpligtelser. Effektive databeskyttelsespolitikker bør være tilgængelige, tydelige og regelmæssigt gennemgås for at sikre, at de forbliver justeret i forhold til de krav og teknologier til beskyttelse af personlige oplysninger, der er under udvikling.

Implementering af disse politikker på tværs af organisationen kræver træning. Medarbejdere på alle niveauer bør forstå GDPR-principperne og opfordres til at følge bedste praksis i forbindelse med datahåndtering. Ved at sikre, at medarbejderne kender vigtigheden af databeskyttelse og deres rolle i beskyttelse af personlige oplysninger, kan organisationer afhjælpe risikoen for utilsigtede brud på datasikkerheden. Denne strukturerede tilgang understøtter ikke kun overholdelse af GDPR, men bidrager også til den overordnede datasikkerhed.

For amerikanske virksomheder introducerer overholdelse af GDPR yderligere kompleksitet. Organisationer, der er baseret uden for EU, er muligvis ikke så bekendte med GDPR-standarder, og overholdelse af angivne standarder kræver, at du opfylder strenge forpligtelser, selv uden fysisk tilstedeværelse i Europa. Amerikanske virksomheder, der håndterer EU-borgeres personlige data, skal udpege en EU-repræsentant, navigere i love om dataoverførsel og tilpasse deres processer for at tilpasse deres processer til GDPR's høje standarder.

Der findes adskillige værktøjer og ressourcer, som kan hjælpe organisationer – herunder amerikanske virksomheder – med at opnå og vedligeholde overholdelse af GDPR, såsom databeskyttelsessoftware, tjeklister til overholdelse af angivne standarder og uddannelsesprogrammer.

Hvis du vil sikre løbende overholdelse af GDPR, bør du overveje at implementere følgende tjekliste:


Regelmæssige revisioner og overvågning:
Udfør regelmæssige revisioner af dine databehandlingsaktiviteter for at identificere eventuelle afvigelser fra GDPR-kravene. Overvåg løbende dine systemer og datasikkerhedsforanstaltninger.

Uddannelses- og oplysningsprogrammer:
Giv dine medarbejdere omfattende undervisning i overholdelse af GDPR. Sørg for, at alle medarbejdere forstår deres roller og ansvar i forbindelse med beskyttelse af personlige data.

Reaktion på databrud og -fejl:
Opret en robust plan for svar på hændelser for straks at håndtere databrud og minimere deres indvirkning. Vær forberedt på at håndtere potentielle fines og sanktioner for manglende overholdelse af angivne standarder.

I det konstant voksende landskab med beskyttelse af personlige oplysninger kan det være en kompleks og ressourcekrævende opgave for virksomheder i alle størrelser at opnå og opretholde overholdelse af GDPR. Med strenge regler, der er udviklet til at beskytte enkeltpersoners personlige data, har virksomheder brug for pålidelige løsninger, der understøtter deres overholdelsesindsats på alle niveauer. For at understøtte din indsats for overholdelse af angivne standarder tilbyder Microsoft værktøjer og løsninger, såsom Microsoft Purview og andre datasikkerhedsløsninger, for at hjælpe dig med at navigere effektivt i databeskyttelsesforpligtelser.

Ved at integrere disse værktøjer kan virksomheder strømline deres overholdelsesprocesser, automatisere vigtige rapporteringsopgaver og forbedre den overordnede datasikkerhed, hvilket reducerer de risici, der er forbundet med manglende overholdelse af angivne standarder.