Fem typer samarbejde, der øger produktiviteten

En gruppe personer klapper med hænderne.

Sådan forbedrer samarbejdsværktøjer produktiviteten

Alle virksomheder drager fordel af fantastisk teamwork. Samarbejde mellem teammedlemmer er vigtigt, uanset om du sælger blomsterdesign eller bygger den næste smartphoneapp. Men fremragende samarbejde kræver fremragende kommunikation. Og kvaliteten af denne kommunikation, viser undersøgelser, er langt mere værdifuld end mængden.

I denne artikel kan du få mere at vide om, hvordan værktøjer hjælper fjernteams med at samarbejde og forbedre produktiviteten. Find også ud af, hvordan de nyeste værktøjer drevet af kunstig intelligens kan hjælpe teams med at sætte fart på kommunikationen, strømline opgaver, øge kreativiteten og meget mere.

Samarbejde på arbejdspladsen udvikler sig hele tiden

Samarbejde arbejder sammen mod et delt projekt eller mål, og det er vigtigere end nogensinde før. Men det er ikke altid lige så problemfrit som planlagt at skabe en arbejdsplads, hvor samarbejdet trives. Nogle gange mangler teams en fælles vision, eller teammedlemmer forstår ikke deres ansvar, hvilket fører til forvirring og ineffektivitet.

Derfor er det vigtigt at vælge de rigtige samarbejdsværktøjer. Heldigvis har samarbejde på arbejdspladsen udviklet sig fra de dage, hvor mailtråde aldrig slutter, og de roterende cyklusser for møder. Dagens værktøjer udnytter et netværk, der altid er forbundet, med adgang til filer i realtid og samarbejde, der er velegnet til distribuerede teams og hybridarbejde.

Samarbejdsværktøjer, såsom videomøder, cloudcomputingsoftware og nu kunstig intelligens, har udviklet sig til at forbedre effektiviteten, produktiviteten og teamsamarbejdet.

Vigtigheden og behovet for samarbejdsværktøjer blev foretrukket under højden af COVID-19, hvor mange medarbejdere blev tvunget til at arbejde eksternt i længere perioder. Ifølge en Gartner Inc.- undersøgelse brugte næsten 80 % af medarbejderne samarbejdsværktøjer til arbejde i 2021, op fra lidt over halvdelen af medarbejderne i 2019.

Selvom der er mange typer onlinesamarbejdsværktøjer, der kan hjælpe teams med at kommunikere effektivt og forblive koordinerede, kan de rette værktøjer på det rette tidspunkt holde teams i gang med at arbejde mere effektivt.

Valg af de rette samarbejdsværktøjer

Samarbejde på arbejdspladsen ser forskelligt ud for hver virksomhed og hvert team. Afhængigt af deres størrelse, struktur og placeringer står alle organisationer over for unikke udfordringer, når det drejer sig om at arbejde sammen. Overvej følgende spørgsmål, når du implementerer nye samarbejdsværktøjer:

Har du en proces til administration af ændringer på plads? Implementering af et nyt værktøj kræver planlægning og forberedelse. Overvej, om du har organisatorisk support til ændringen, en fælles vision for resultatet, logistisk og medarbejdersupport og en metode til at overvåge effekten af ændringen.

Er der en hurtig læringskurve? En af de vigtigste overvejelser i forbindelse med enhver ny tjeneste er brugervenligheden. Anmod om en demo af værktøjer, du er interesseret i, og søg efter ting som intuitive grænseflader og enkel navigation.

Hvordan kommunikerer dine teams bedst? Foretrækker de udelukkende at bruge chat- og multikanalbeskedværktøjer, eller kommunikerer de også med mail- og projektstyringsværktøjer?

Hvilke typer projekter samarbejder dine teams om? Forskellige brancher har brug for forskellige samarbejdsværktøjer. En marketingvirksomhed har f.eks. brug for andre værktøjer end en produktionsvirksomhed. Sørg for, at du forstår omfanget af branchespecifikke projekter, som dine teams arbejder på.

Hvor mange personer har brug for at samarbejde? Mindre teams kommunikerer, deler oplysninger og giver statusopdateringer anderledes end større teams. Vælg de rigtige samarbejdsværktøjer baseret på team- og organisationsstørrelse.

Vil du bruge flere værktøjer eller en alt i en-platform? Udfør en overvågning af dine aktuelle værktøjer. Når du har identificeret al den samarbejdsteknologi, du allerede har på plads, skal du beslutte, om du vil tilføje nye værktøjer eller erstatte gamle for at maksimere fordelene ved samarbejde i hele virksomheden.

Er integration og kompatibilitet vigtig? Hvis du finder et værktøj, der er perfekt til at gøre én ting, kan du overveje, om det problemfrit kan integreres med andre apps og software. Sørg også for, at værktøjet er kompatibelt med alle de filtyper, dit team bruger.

Er sikkerhed en topprioritet? Samarbejdsværktøjerne varierer meget, når det drejer sig om sikkerhedsfunktioner. Overvej dem med politikker, der styrer godkendelse af mødeadgang, fildeling, chat og ekstern adgang. Desuden tilbyder nogle værktøjer slutpunkt-til-slutpunkt-krypteringer, mens andre tilbyder kundeholdte nøgler.

Hvor meget vil du bruge? Når du vælger et samarbejdsværktøj, er omkostning en vigtig faktor. Nogle er gratis, mens andre har prisplaner pr. måned, år eller antal brugere. Hvis det er nødvendigt at tilpasse værktøjet, kan det også være en ekstra omkostning.

Har du tid og budget til træning? Det er vigtigt at træne dit team i samarbejdsværktøjer. Husk, at for at samarbejdsværktøjerne kan fungere, skal de nemt implementeres af alle teammedlemmer. Når du har besluttet dig for en løsning, kan du tage dig tid til at træne teams og begynde at skifte langsomt til den nye software eller det nye værktøj.

Nogle andre vigtige funktioner, du skal overveje, når du vælger samarbejdsværktøjer:

Chat- og multikanalbeskeder
Fleksibilitet (asynkront, live og whiteboardsamarbejde)
Skalerbarhed
Integration af kunstig intelligens

Seks typer samarbejdsværktøjer til forbedring af produktiviteten

Projektstyring værktøjer holder styr på tingene

Hænder, der skriver på et tastatur med et låseikon.

Microsoft 365 Copilot

Spar tid, og fokuser på de ting, der betyder mest, med kunstig intelligens i Microsoft 365 til virksomheder.

Få mere at vide

Uanset om du planlægger bryllupper eller opretter websteder, har du sandsynligvis arbejdet på store projekter, der kræver, at mange personer gør deres del. Heldigvis er der projektstyringsværktøjer , der kan hjælpe med effektivt at administrere alle de bevægelige dele.

2. Videomøder skaber relationer

Forestil dig, at du skal have et vigtigt møde, men halvdelen af dit team rejser eller arbejder eksternt. Videomøder er en måde at få alle de forskningsbaserede fordele ved at mødes ansigt til ansigt uden udgifter og udfordringer ved at planlægge noget personligt.

3. Chat får tingene gjort hurtigere

Nogle gange er det mest effektivt blot at stille et hurtigt spørgsmål og få et hurtigt svar. Med chatværktøjer, der er udviklet til dit kontor, kan teammedlemmer hurtigt tjekke ind og løse problemer.

4. Dokumentrevision i realtid reducerer forsinkelser

Glem mailkæder fyldt med vedhæftede filer og forvirrende redigeringer, der ikke foretages i dokumentet eller præsentationen. Med samarbejde om dokumenter i realtid kan teams arbejde sammen på det samme projekt samtidigt, uanset om det er et tekstdokument, et regneark eller en PowerPoint-præsentation.

5. Versionsstyring i skyen holder styr på tingene

Lagring af projekter i skyen giver nem versionsstyring, hvilket giver alle med adgang til at gå online når som helst, finde en bestemt version og gemme en kopi, hvis det er nødvendigt, før du tilføjer feedback. Desuden gør brug af samarbejdsprogrammer som Microsoft Teams det nemt at finde og dele filer sikkert med andre.

6. Øg forbindelsen, produktiviteten og kreativiteten med kunstig intelligens

Det er altid udfordrende at være på forkant med dine konkurrenter, men du kan give dine teams en fordel med værktøjer drevet af kunstig intelligens. Fremskynd kommunikation, strømlin medarbejdernes opgaver, og sæt skub i leveringen af tjenester med AI-løsninger som f.eks. Microsoft 365 Copilot. Forudse dit teams behov, og undgå nedetid med forudsigende egenskaber, og sæt skub i driften med automatisering.

Nogle opgaver, som værktøjer drevet af kunstig intelligens kan hjælpe med, omfatter:

Gennemgang af mail- og chatarkiver
Opsummering af møder
Forberedelse af præsentationer
Oprettelse af nye produkter og tjenester
Tilpasning af oplevelser
Forbedring af beslutningstagning

Arbejd smartere med kunstig intelligens: Bestyrkelse af din arbejdsstyrke med en ny partner inden for produktivitet

I denne e-bog kan du se, hvordan værktøjer som Microsoft 365 Copilot kan bruges til at skabe et miljø, hvor kreativitet og produktivitet stortrives.

HENT E-BOGEN

Fordele og udfordringer ved samarbejdsværktøjer

Fordelen ved samarbejdsværktøjer betyder større effektivitet og produktivitet. De fleste værktøjer er designet til at tage noget af byrden ved projektstyring fra ledere og teammedlemmer.

En af de største udfordringer ved at bruge samarbejdsværktøjer er at løse læringskurven ved at indføre nye værktøjer, såsom kunstig intelligens. Når nye teammedlemmer tilmelder sig, kan det tage tid at få dem i gang med at bruge værktøjerne. Hurtig start-vejledninger og YouTube-kanaler hjælper med at sætte skub i medarbejdernes uddannelse.

Når du arbejder online, får du typisk funktioner til effektivitet og projektstyring, så alle kan være organiseret og på arbejde. Desuden reducerer cloudcomputing mellemliggende tid, så alle er opdateret.

Husk også på, at når det drejer sig om kunstig intelligens, skal alle output fra disse effektive automatiseringsværktøjer gennemses og bekræftes af mennesker, før de bruges.

Giv teams mulighed for at arbejde smartere og samarbejde problemfrit

De rette samarbejdsværktøjer kan hjælpe dine teams med at opnå mere sammen og give dem mulighed for at arbejde hvor som helst og når som helst. Du kan få mere at vide om Microsofts samarbejdsværktøjer ved at besøge disse ressourcer:

Samarbejdsværktøjer

Projektstyring

Værktøjer drevet af kunstig intelligens

Om forfatteren

Microsoft 365-teamet fokuserer på at dele ressourcer for at hjælpe dig med at starte, drive og skabe vækst i din virksomhed.

RELATEREDE PRODUKTER
Microsoft Teams

Kom i gang med Microsoft 365

Det er det Office, du kender, plus de værktøjer, som er med til at forbedre samarbejdet, så du kan få mere fra hånden – når som helst og hvor som helst.

Køb nu

^{Business Insights & Ideas tilbyder ikke professionel rådgivning i skat eller økonomi. Du skal kontakte din egen skatte- eller finansmedarbejder for at drøfte din situation.}