Forstå et projektregnskab

To personer, der ser på en bærbar computer og formodentlig diskuterer projektets regnskab

Mange virksomheder ender med at overskride deres budget for projekter på grund af misforståelser mellem nøglemedarbejdere og ledelsen, hvilket resulterer i forsinkelser og ufuldstændige projekter. For at sikre, at dit projekt ikke kun forløber planmæssigt, men også holder sig inden for budgettet i hele sin levetid, skal du holde styr på alt, hvad der købes og betales i løbet af projektets varighed. Ved at fremme projektregnskab vil dit team kunne redegøre nøjagtigt for deres tidsforbrug, specificere indsatsen af projektstyring og sikre, at du når alle dine kort- og langsigtede forretningsmål.

Hvad er et projektregnskab?

Projektregnskab er en finansiel ledelsespraksis, der sporer de fordele og omkostninger, der er forbundet med et projekt. Denne type bogføring, også kendt som projektomkostningsregnskab, giver virksomheder mulighed for at vurdere de fremtidige økonomiske konsekvenser af et projekt samt planlægge projekter, så de opfylder de parametre, der er fastsat i forpligtelsen.

En virksomheds rentabilitet afhænger af nøjagtigt projektregnskab. Efterhånden som din virksomhed vokser, kan projektregnskab være et værdifuldt værktøj til effektiv projektstyring ved at tilbyde et detaljeret overblik over dit projekts fremdrift.

Fordelene ved projektomkostningsberegning

Uanset hvor lille dit budget er, vil tilføjelsen af projektregnskab til din proces have en enorm indvirkning på dine finanser, både internt og eksternt. Implementering af projektregnskab i din arbejdsproces gavner din virksomhed og strømliner dine opgaver med projektstyring.

Nogle fordele inkluderer:

Opdateringer i realtid om processen og rentabiliteten af dit projekt
Forbedret generel økonomistyring i virksomheden
Synlighed i projektbudgettet
Forbedret personalestyring
Værdifuld indsigt til fremtidige projekter

Denne type regnskab hjælper dig og dit team med at håndtere risikostyring og allokere ressourcerne effektivt for at opnå en præcis projektstyring generelt.

Projektregnskabsprocessen

Når du starter et projekt, er det bedst at tilføje regnskab til processen så tidligt som muligt for at sikre, at du når alle projektmålene til tiden uden at overskride budgettet. Projektregnskab kan opdeles i to forskellige projekttyper: interne og eksterne. Interne projekter fokuserer på udgifter, der bruges til dig og dine interne teams. Mens eksterne faktorer består af finansielle forhold omkring begivenheder eller tjenester, der udføres for kunden.

Når du har valgt, hvad dit projekt skal klassificeres som, organiserer og opdeler organisationens revisorer processen i seks områder:

Igangsætning. Beslut, hvem der er ansvarlig for hver opgave, og hvornår og hvordan disse ressourcer og penge skal allokeres for hver opgave.
Budget. Bekræft, at dit budget er opdelt i kategorier eller grupper. Her kan et værktøj som PSA-software (Professional Services Automation) tilbyde muligheder for at automatisere besværlige administrative opgaver og fastlægge dit indledende basisbudget.
Administration. Behandl og registrer transaktioner ved at spore økonomiske forpligtelser, fakturering, fakturering og generere rapporter over projektrentabilitet.
Udførelse. I denne fase af processen tildeler dine projektledere omkostninger, mulige indtægter og målepunkter for økonomisk succes for dit projekt. Du får brug for disse KPI'er til at notere, hvor du har gjort fremskridt, og tilpasse dig i overensstemmelse hermed.
Vedligeholdelse. Gennemse og administrer de data, du har indsamlet i løbet af processen, for at sikre, at projektet og opgaven udføres, samtidig med at eventuelle økonomiske uoverensstemmelser afhjælpes.
Analyse. Evaluer jævnligt de regnskabsdata, du har modtaget, for at træffe nøjagtige beslutninger for din virksomhed og gøre det muligt at ændre kurs, hvis det er nødvendigt.

Når du gennemgår din proces, kan du beslutte at vælge en bestemt metode og opdage, at den ikke passer ind i dit projekts omfang. Du kan også se en overlapning i, hvordan du håndterer dine finansielle metoder gennem enten projektregnskab eller finansielt regnskab.

Projektregnskab ift. finansielt regnskab

Disse to typer regnskab kan virke udskiftelige, men de har faktisk to helt forskellige slutmål. Forskellene mellem projektregnskab og finansielt regnskab er:

Metodologi: Finansielt regnskab tilbyder to generelle metoder: omkostningsregnskab og periodiseringsregnskab. I projektregnskab betyder det ikke rigtig noget, hvilken metode du vælger, da det ikke påvirker processen.
Tidsramme: Standard finansielt regnskab følger månedlige transaktioner, mens projektregnskabet viser alle transaktioner, der er foretaget fra starten til slutningen af et projekts livscyklus, uanset hvor længe siden det er.
Omkostninger: Finansielt regnskab opdeler omkostningerne i store, overordnede kategorier som f.eks. tilgodehavende på konti. Inden for projektregnskab kan du opdele udgifter i specifikke dele og tildele en omkostning til bestemte projektopgaver.
Overvejelser: Alle forretningsudgifter konteres i det generelle finansregnskab, men i projektregnskabet er det kun de omkostninger, som er tilknyttet leverancerne for dit projekt, der skal leveres.

Projektregnskab er mere fokuseret på transaktionerne relateret til et bestemt projekt, mens finansielt regnskab tager et fugleperspektiv på alle virksomhedens finanser. Nu hvor du har fastlagt forskellene, skal du vide, hvornår du skal bruge projektregnskab.

Hvornår skal du bruge et projektregnskab?

Projektregnskab kan bruges af forskellige årsager. Flere situationer, hvor du bør overveje at budgettere dit projekt, er:

Oprettelse af nyt produkt eller ny tjeneste
Almindelige engangsprojekter
Projekter, der falder uden for dit område
Når det skal bestemmes, hvordan penge allokeres og bruges på tværs af projekter
Sammenlignende projektanalyser

Når du er klar til at forenkle regnskabsføringen, samtidig med at alle projektbetalinger overholdes, er du klar til at føje et nyt driftsværktøj til processen.

Budgetter og organiser udgifter med Dynamics 365 Project Operations

Når du opbygger dit team og organiserer nuværende og fremtidige projekter, har du brug for software, der er lige så fleksibel og fokuseret som dit team. Ved at holde styr på dine leverancer og udgifter pr. opgave kan du hurtigt og nemt beregne din indtægt. Du kan også sikre, at hver krone til dit projekt er blevet registreret og analyseret.

Med Dynamics 365 Project Operations kan dit team udnytte projektomkostninger og strømline driften. Med et samlet overblik over alle dine salgs- og finansielle data kan du hurtigt tilpasse dig ændringer på markedet og omlægge organisationens mål, når det er nødvendigt.

Få mere at vide

Kontakt os

Chat med salgsafdelingen

Tilgængelig man-fre 09:00-17:00.

Chat nu

Anmod om, at vi kontakter dig

Få en Dynamics 365-salgsekspert til at kontakte dig.

Send en anmodning

Ring til salgsafdelingen