Řízení projektu ve stresujícím prostředí neustále se měnící organizace může být náročné. V dnešní době je průměrný pracovník v kanceláři zatížen nepřeberným množstvím termínů, schůzek, e-mailů a úkolů. To znamená, že pravděpodobně nemá čas ani prostor věnovat se vám a vašemu projektu naplno. Naštěstí můžete tuto situaci usnadnit. Chcete-li lépe zajistit úspěch projektu – ať už ho vytváříte pro klienta, nebo pro interní zúčastněné strany – podívejte se na těchto pět nástrojů pro řízení projektů, které šetří čas, peníze a energii.
Pět nástrojů pro řízení projektů, které šetří čas, peníze a energii
Ganttovy diagramy a panely Scrumu
V době nekonečného množství obsahu, kdy armády slov neustále bojují o naši omezenou pozornost, může být jednoduchý vizuál osvěžující a velmi účinný. Ganttovy diagramy používají základní vodorovné sloupce pro zobrazení fází projektu a jeho průběhu. Kolegové z týmu hned uvidí, jaká práce se právě dělá (nebo by se alespoň měla dělat) a kdy bude potřeba jejich příspěvek. Budou také moct zjistit, kolik času zabere každá fáze. Panely Scrum fungují podobným způsobem a skvěle se hodí pro projekty s méně pevným časovým plánem, na kterých se podílí více týmů. Na panelu jsou zobrazeny různé fáze projektu – plánování, realizace atd. – a značky pro jednotlivé týmy. S tím, jak týmy dokončují jednotlivé fáze a postupují, můžou přesouvat své značky na panelu. To umožňuje všem zúčastněným vidět širší souvislosti a své místo v rámci těchto souvislostí.
Přiřazování úkolů
Je snadné souhlasit s tím, že něco uděláte, mnohem těžší je nezapomenout to udělat. Zvlášť když se zdá, že každá zatoulaná zpráva přichází s novým požadavkem. Proto je nějaký online nástroj pro přiřazování úkolů tak cenný. Osoby odpovědné za dokončení části projektu – ať už jde o návrh loga nebo zpracování konečných čísel – se můžou přihlásit a snadno zjistit, co přesně mají udělat. V závislosti na nastavení účtu budou také dostávat e-mailová oznámení o blížících se termínech. Na druhou stranu můžou projektoví manažeři sledovat svůj tým a ujistit se, že všechny úkoly jsou plněny včas, aniž by museli procházet dlouhé řetězce e-mailů. Tím se vyhnete nákladným zpožděním a zbytečnému zklamání.
Přidělování zdrojů
V agenturním prostředí je klíčové přidělování zdrojů. Projektoví manažeři potřebují efektivní nástroj pro plánování a sledování hodin každého člena svého týmu, aby předešli přetížení, nedodržení termínů a nespokojenosti klientů. Tento způsob organizace se však nemusí omezovat jen na „tvůrčí“ svět. Nebylo by užitečné mít i ve firemní kanceláři jasný přehled o dostupnosti členů týmu? Požádejte svůj tým předem, aby v rámci možností odhadl svou dostupnost v průběhu projektu. Požádejte je, aby si označili všechny dny, kdy budou na dovolené, dny, kdy nebudou moct pracovat kvůli schůzkám, a dny, kdy mají jiné termíny. Pokud máte přehled o hodinové dostupnosti, budete moct sestavit realistický časový plán. Online nástroj pro přidělování zdrojů vám a vašim spolupracovníkům usnadní sledování skutečných hodin oproti odhadům a příslušné úpravy, což umožní plynulejší budoucí pracovní postupy.
Jednoduché řízení projektů.
Projekty řídí každý. Microsoft Project vám nabízí výkonné a snadno ovladatelné funkce, pomocí kterých můžete úspěšně řídit každý projekt.
Nástroje pro zpětnou vazbu
Poskytování zpětné vazby znamená pro různé lidi různé věci – někteří nabízejí rigidní a normativní požadavky na úpravy, jiní vágní pocity a reakce. Někdy budou různé zúčastněné strany prezentovat protichůdné názory. Osobě, která zpětnou vazbu přijímá, to vše ztěžuje rozhodování o dalším postupu. Koho mají poslouchat?
Nástroje pro zpětnou vazbu umožňují zúčastněným stranám hlasovat o různých verzích výstupů a hodnotit je, což usnadňuje skupině zajistit správný směr. Pokud by měl mít názor určité osoby větší váhu – třeba se může pochlubit významnými odbornými znalostmi – můžete upravit její hlas tak, aby se počítal jako dva.
Okamžitě použitelné sestavy
Sestavy o průběhu a následné analýzy jsou důležitou součástí každého projektu – a nemusí být časově náročné. Než abyste strávili drahocenné hodiny vytvářením vlastní sestavy, zvolte raději hotovou možnost. Budete moct zadat příslušná čísla a data a nechat program vygenerovat příslušné formátování a vizualizace dat.
To znamená, že budete moct začít plánovat svůj další projekt mnohem dříve.
Vyhraďte si čas pro sebe
Pro vaši duševní pohodu je důležité, abyste si nechali nějaký volný čas, který můžete věnovat lidem a věcem mimo práci. Tyto mentální přestávky vám v důsledku pomůžou udržet si energii a nadšení pro práci. Je přece důležité udržovat rovnováhu.
K této rovnováze patří také dobrý spánek, abyste přes noc nabrali síly, a pravidelný pohyb – to vše je nedílnou součástí udržování vzestupné trajektorie růstu. Harvardská studie došla k závěru, že nespavost může průměrnému pracovníkovi způsobit ztrátu až 11,3 dne produktivity ročně, zatímco jiná studie došla k závěru, že soustavné cvičení pomáhá snižovat hladinu stresu, zlepšuje koncentraci, zrychluje kognitivní schopnosti a posiluje paměť.
Objevte další tipy pro zvýšení produktivity a využijte bezplatné šablony pro firmy, které vám pomůžou pracovat chytřeji, rychleji a efektivněji.
Začínáme s Microsoftem 365
Je to Office, jaký znáte, a k tomu nástroje pro lepší spolupráci, díky kterým toho kdykoliv a kdekoliv zvládnete více.
Související obsah
Řízení firmy
Jak připravit malou firmu na úspěšné využívání AI
Řízení firmy
AI pro pracovníky prvního kontaktu: využití v různých odvětvích
Řízení firmy
Řízení pracovníků prvního kontaktu: průvodce vedením pro manažery pracovníků prvního kontaktu
Budování firmy
Jak zlepšit míru udržení a zapojení zaměstnanců prvního kontaktu
Web Obchodní přehledy a nápady nepředstavuje profesionální daňové ani finanční poradenství. Pokud potřebujete radu ke své situaci, měli byste se obrátit na svého daňového nebo finančního poradce.
Sledujte Microsoft 365