Jak vybrat nejefektivnější vývojový diagram
Co je to vývojový diagram?
Vývojové diagramy umožňují lidem vizuálně znázornit určitý proces nebo systém pomocí obrazců nebo kombinace obrazců a slov. Můžou zahrnovat vše od rychlých, ručně kreslených obrázků až po robustní, počítačově generované diagramy, které rozkládají složité myšlenky do snadno stravitelných a srozumitelných částí. Kromě toho můžou vývojové diagramy používat techničtí i netechničtí pracovníci prakticky v jakémkoli oboru.
Jsou obzvláště užitečné v různých situacích, včetně těchto:
- Dokumentování a analýza procesů
- Vývoj počítačového softwaru nebo sítí
- Komunikace nebo standardizace procesů
- Identifikace nadbytečných a neefektivních procesů a překážek v nich
- Vytvoření plánu nebo struktury pro nový projekt, oddělení nebo firmu
- Plánování projektové práce s více zúčastněnými stranami
- Porozumění navigaci uživatelů na webu nebo v obchodě
- Znázornění výrobního procesu
- Vytvoření nového produktu nebo služby
Výhody vývojového diagramu
Vedle schopnosti pracovat v téměř jakémkoli scénáři nabízejí vývojové diagramy celou řadu výhod, mezi které patří:
Vizualizace informací
Vývojový diagram může být přínosem, protože poskytuje vizuální představu o tom, jak by měl fungovat určitý produkt nebo služba, jak by měl probíhat projekt nebo jak může fungovat síť předtím, než je vybudována. Vývojové diagramy vám umožní identifikovat závislosti, efektivitu, personální potřeby a další proměnné, které by mohly později ovlivnit váš projekt, a pomůžou vám tak ušetřit čas i peníze.
Dokumentace
Pomocí nástroje pro tvorbu vývojových diagramů můžete všechny své soubory ukládat v digitální podobě, téměř okamžitě je distribuovat a dokonce si vytvořit knihovnu šablon vývojových diagramů. Takto budou vaše soubory vždy dostupné, vaše týmy budou mít aktuální informace, vaše společnost bude dodržovat předpisy a vy nebudete muset znovu vymýšlet vše znovu, až budete příště potřebovat navrhnout podobný diagram.
Zjednodušená komunikace
Vývojové diagramy objasňují každý detail. To může týmům pomoct rychle pochopit, jaké jsou úkoly, kdy se mají dokončit a kdo je má plnit. Tyto informace můžou znamenat méně schůzek, méně otázek a více času na práci. Vývojové diagramy jsou užitečné také v informačních příručkách nebo i při onboardingu zaměstnanců. Vývojové diagramy v podstatě dodávají různým sadám pokynů kontext a zvyšují efektivitu opakujících se úkolů.
Snadné provádění
Online šablony vývojových diagramů usnadňují rychlý začátek práce. A díky jednoduchým přizpůsobením, zjednodušené spolupráci a integrované správě verzí můžete vytvořit přesně to, co vaše organizace potřebuje, v každé fázi si vyžádat vstupní informace a vždy budete vědět, kde jsou nejnovější a nejlepší soubory.
Typy vývojových diagramů
Ačkoli lze vývojové diagramy použít k vysvětlení téměř čehokoli, většina lidí je používá z jednoho ze tří důvodů: k získání informací pro rozhodování, zobrazení procesů nebo vizualizaci dat. Proto většina šablon vývojových diagramů spadá do jedné z těchto tří kategorií. Podívejme se tedy, co jednotlivé typy vývojových diagramů obnáší a kdy a proč je používat.
1. Rozhodovací strom
Vyzkoušejte Visio na 1 měsíc zdarma
Po vypršení platnosti měsíční bezplatné zkušební verze vám bude naúčtováno příslušné předplatné. Vyžaduje se platební karta. Předplatné můžete kdykoli zrušit, abyste se vyhnuli účtování dalších poplatků.
Rozhodovací strom si můžete představit jako vývojový diagram s podmínkami typu „pokud se stane toto, pak se stane toto“. Rozhodovací strom vám umožní vytvořit mapu možných výsledků na základě určité sady možností a pomůže vám jasně vidět cestu a zvážit možnosti.
Rozhodovací stromy obvykle začínají jedním uzlem (otázkou), pak se větví na dvě možnosti (rozhodnutí) a tyto možnosti vedou k dalším uzlům (možným výsledkům). Vzhledem ke své povaze jsou rozhodovací stromy obzvláště dobré pro zvýraznění pravděpodobností a výhod a můžou se dokonce používat k návrhu algoritmů, které pomáhají předvídat výsledky.
2. Vývojový diagram procesu
Díky tomu, že vývojový diagram procesu umožňuje zobrazit a analyzovat tok činností při výrobě produktu nebo služby, může vám pomoct najít mezery a nadbytečnosti v procesu, určit, kde jsou potřeba konkrétní zdroje, vybavení nebo lidé, ukázat potenciální slabá místa nebo problémové oblasti a odhalit možnosti zvýšení efektivity.
Vývojové diagramy procesu můžou nejen nastínit, jak by měla fungovat určitá činnost nebo jak by měl fungovat nějaký produkt či služba, ale můžou také pomoct při onboardingu nových zaměstnanců, školení stávajících týmů nebo pomoct externím dodavatelům či konzultantům pochopit fungování vaší firmy a kde je jejich místo.
3. Diagram toku dat
Pokud se potřebujete podrobně podívat na svá data, může vám pomoct diagram toku dat. Pomocí symbolů a krátkých textových popisů, které znázorňují vstupy, výstupy, místa ukládání a cesty dat, můžou zhustit informace do grafického znázornění toho, co může být obtížné popsat slovně. A protože je můžou používat technické týmy i netechnické zainteresované strany, jsou skvělou volbou, když musíte něco prezentovat širokému publiku.
Příklad: Diagram toku dat
Tipy pro vývojové diagramy
Vytvoření vývojového diagramu, zejména pokud použijete šablonu vývojového diagramu, je jednoduché, ale vytvoření skvělého vývojového diagramu vyžaduje trochu více přemýšlení. Podívejme se tedy na několik tipů, jak vytvořit vývojový diagram, který nejen informuje, ale také vypadá efektně.
- Vytvářejte snadno čitelné diagramy. Vytvářejte vývojový diagram s ohledem na koncového uživatele. To znamená, že jeho rozložení a kompozice pomůže vašemu publiku zjistit, na co se má podívat nejdříve a na co potom. Zarovnáním podle potřeby, správnou gramatikou, jasnými názvy a vyhýbáním se žargonu můžete zajistit, že váš diagram bude uživatelsky přívětivý. (Nápověda: Pokud máte pochybnosti, vyzkoušejte ho na někom, kdo váš projekt nezná.)
- Buďte konzistentní. Pokud budete v celém vývojovém diagramu používat tvary, písma, barvy a názvy konzistentně, bude pro vaše publikum snazší se jimi řídit.
- Používejte kontrast. Konzistentní používání barev je základem, nechcete však používat stejnou barvu nebo rodinu barev pro každý obrazec. Pomocí různých barev můžete zvýraznit jednotlivé kroky nebo akce. A pokud použijete barvy písma, které vynikají na pozadí, bude váš diagram lépe čitelný.
- Použijte online nástroj pro tvorbu vývojových diagramů. Díky šablonám, integrované správě verzí, snadné spolupráci a možnosti kdykoli je upravovat vám tyto nástroje pomůžou otestovat návrhy a vytvářet a spravovat diagramy podle vašeho plánu.
Integrace vývojového diagramu
Ať už potřebujete udělat nějaké rozhodnutí, vysvětlit proces nebo sdílet data s generálním ředitelem, vložení vývojových diagramů do jiných podnikových aplikací a komunikačních nástrojů může dále zvýšit produktivitu. Pomocí nástroje pro tvorbu vývojových diagramů a nástrojů pro produktivní práci můžete získávat obsah pro své diagramy ze všech preferovaných zdrojů, včetně dokumentů, souborů a sociálních sítí.
Můžete také zvážit integraci vývojových diagramů s nástroji BI (Business Intelligence), které vám a vašemu týmu umožní pracovat s daty a lépe vyprávět příběh. Díky vloženým vývojovým grafům a nástrojům BImůžete z dat udělat poutavé vizuály, vytvářet interaktivní sestavy, podrobně zkoumat data a získávat přehledy, které umožňují dělat rychlá a informovaná rozhodnutí.
Existuje mnoho nových způsobů, jak vytvářet vývojové diagramy a přinést do vašeho podnikání inovace. Další informace najdete v tomto průvodci s postupy pro automatizaci vývojových diagramů ze strukturovaných dat v tabulkách. Podívejte se také na podrobné informace o moderních nástrojích pro tvorbu vývojových diagramů.
Tým Microsoftu 365 se zaměřuje na sdílení zdrojů informací, které vám pomůžou spustit, provozovat a rozvíjet vaše podnikání.
Začněte pracovat se sadou Visio
Díky sadě Visio můžete vizualizovat své nápady, informace a procesy a prezentovat je prakticky odkudkoli a z jakéhokoli zařízení.
Související obsah
Produktivita
Průvodce používáním BPMN v podnikání pro začátečníky
Produktivita
Tipy k mapování síťového diagramu
Produktivita
Jak zvýšit produktivitu pomocí mapování a automatizace procesů
Web Obchodní přehledy a nápady nepředstavuje profesionální daňové ani finanční poradenství. Pokud potřebujete radu ke své situaci, měli byste se obrátit na svého daňového nebo finančního poradce.
Sledujte Microsoft 365