Principy účtování v rámci projektů

Dva lidé se dívají na laptop, pravděpodobně diskutují o projektovém účetnictví

Mnoho podniků nakonec překročí rozpočet na projekty kvůli špatné komunikaci mezi klíčovými týmy a vedením, což vede ke zpoždění a nedokončení projektu. Abyste zajistili, že váš projekt zůstane během svého životního cyklu nejen na správné cestě, ale i v rámci rozpočtu, budete muset sledovat vše, co bylo během jeho trvání nakoupeno a za co bylo zaplaceno. Díky podpoře projektového účetnictví bude váš tým přesně účtovat svůj čas, podrobně popisovat úsilí při řízení projektu a zajistí, že dosáhnete všech svých krátkodobých i dlouhodobých obchodních cílů.

Co je projektové účetnictví?

Projektové účetnictví je postup finančního řízení, který sleduje přínosy a náklady spojené s projektem. Tento typ účetnictví, známý také jako projektové nákladové účetnictví, umožňuje podnikům posoudit budoucí finanční dopady projektu a také to, jak plánovat projekty, aby splňovaly parametry vašeho závazku.

Ziskovost podniku závisí na přesném účtování projektů. S růstem firmy může být projektové účetnictví cenným nástrojem pro efektivní řízení projektů, protože nabízí podrobný přehled o průběhu projektu.

Výhody projektového nákladového účetnictví

Nezáleží na tom, jak malý máte rozpočet. Pokud přidáte do svého procesu projektové účetnictví, bude to mít obrovský dopad na vaše finance, a to jak interně, tak externě. Zavedení projektového účetnictví do pracovního procesu je přínosem pro vaše podnikání a zefektivňuje vaše úsilí v oblasti řízení projektů.

Některé z výhod zahrnují:

Aktuální informace v reálném čase o procesu a ziskovosti vašeho projektu
Zlepšení celkového finančního řízení podniku
Viditelnost rozpočtu projektu
Lepší řízení zdrojů
Cenné přehledy pro budoucí projekty

Tento typ účetnictví pomáhá vám a vašemu týmu efektivně řešit řízení rizik a přidělovat prostředky pro celkově přesné řízení projektů.

Proces projektového účetnictví

Při zahájení projektu je nejlepší co nejdříve do procesu zapojit účetnictví, abyste měli jistotu, že všechny cíle projektu splníte včas a nepřekročíte rozpočet. Účetnictví projektu lze rozdělit na dva různé typy projektů: interní a externí. Interní projekty se zaměřují na výdaje použité pro vás a vaše interní týmy. Externí se pak skládají z financí kolem okolností, jako jsou akce nebo služby prováděné pro zákazníka.

Jakmile se rozhodnete, do které kategorie projekt zařadíte, účetní vaší organizace uspořádají a rozdělí proces do šesti oblastí:

Zahájení. Rozhodněte, kdo je zodpovědný za jednotlivé úkoly a kdy a jak přidělit tyto zdroje a peníze každému z nich.
Rozpočet. Potvrďte, zda je váš rozpočet rozdělen do kategorií nebo skupin. Zde může nástroj, jako je software pro automatizaci profesionálních služeb (PSA), nabídnout možnosti automatizace náročných, administrativních úkolů a definovat váš počáteční základní rozpočet.
Správa. Zpracujte a zaznamenejte transakce sledováním finančních závazků, účtováním, fakturací a vytvářením sestav o ziskovosti projektu.
Provedení. V této fázi procesu vaši projektoví manažeři přiřadí náklady, možné příjmy a měřítka finančního úspěchu projektu. Tyto klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) budete potřebovat, abyste si mohli zaznamenat, kde jste dosáhli pokroku, a podle toho se zařídit.
Údržba. Kontrolujte a spravujte data, která jste shromáždili v průběhu celého procesu, abyste zajistili splnění projektu a úkolů a zároveň odstranili případné finanční nesrovnalosti.
Provádění analýz. Pravidelně vyhodnocujte získaná účetní data, abyste mohli přijímat přesná rozhodnutí pro své podnikání a v případě potřeby dokázali změnit směr.

Při revizi procesu se můžete rozhodnout pro určitou metodiku a zjistit, že neodpovídá rozsahu vašeho projektu. Můžete také zjistit, že se vaše finanční metodiky překrývají buď prostřednictvím projektového účetnictví, nebo finančního účetnictví.

Projektové účetnictví a finanční účetnictví

Tyto dva typy účetnictví se mohou zdát zaměnitelné, ale ve skutečnosti mají dva zcela odlišné konečné cíle. Rozdíly mezi projektovým účetnictvím a finančním účetnictvím jsou:

Metodologie: Finanční účetnictví nabízí dvě obecné metodiky: nákladové účetnictví a účetnictví s časovým rozlišením. V projektovém účetnictví opravdu nezáleží na tom, kterou metodu zvolíte, protože to na proces nemá žádný vliv.
Časový rámec: Standardní finanční účetnictví sleduje měsíční transakce, zatímco projektové účetnictví sleduje každou transakci provedenou od začátku do konce životního cyklu projektu bez ohledu na jeho délku.
Náklady: Finanční účetnictví rozděluje náklady do velkých, zastřešujících kategorií, jako jsou pohledávky. V rámci projektového účetnictví můžete náklady rozdělit na konkrétní části a přiřadit je k určitým úkolům projektu.
Úvahy: V rámci obecného finančního účetnictví se účtují všechny podnikové náklady, ale v rámci projektového účetnictví jsou důležité pouze náklady spojené s výstupy projektu.

Projektové účetnictví se více zaměřuje na transakce související s určitým projektem, zatímco finanční účetnictví se dívá na všechny podnikové finance z nadhledu. Teď, když víte, v čem jsou rozdíly, musíte také vědět, kdy byste měli projektové účetnictví použít.

Kdy potřebujete projektové účetnictví?

Projektové účetnictví lze použít z různých důvodů. Několik případů, kdy byste měli přemýšlet o rozpočtování svého projektu, jsou:

Vytvoření nového produktu nebo služby
Pravidelné jednorázové projekty
Projekty, které nespadají do vašeho pole působnosti
Určení, jak jsou peníze alokovány a utráceny napříč projekty
Srovnávací projektové analýzy

Pokud jste připraveni zjednodušit své účetnictví a zároveň zajistit odpovědnost za všechny projektové platby, jste připraveni přidat do svého procesu nový provozní nástroj.

Rozpočet a organizace výdajů pomocí Dynamics 365 Project Operations

Při budování týmu a organizaci současných i budoucích projektů budete potřebovat software, který bude stejně flexibilní a soustředěný jako váš tým. Díky tomu, že budete mít přehled o svých výsledcích a výdajích na jednotlivé úkoly, budete moct rychle a snadno vypočítat své příjmy. Budete také schopni zajistit, že každá koruna za váš projekt byla zaúčtována a analyzována.

Díky Dynamics 365 Project Operations bude váš tým schopen využít projektové náklady a zefektivnit provoz. Díky konsolidovanému pohledu na všechna prodejní a finanční data se můžete rychle přizpůsobit změnám na trhu a v případě potřeby přeorientovat organizační cíle.

Další informace

Kontaktujte nás

Požádejte nás, abychom vás kontaktovali

Požádejte, ať vás kontaktuje specialista na Dynamics 365 z oddělení prodeje.

Poslat žádost