Управлението на проект в напрегнатите и стресиращи води на една постоянно движеща се организация може да бъде обезсърчително предложение. В днешно време средностатистическият офис служител е натоварен с неизброимо количество крайни срокове, срещи, имейли и задачи – а това означава, че вероятно няма време или пространство, за да посвети целия си талант на вас и вашия проект. За щастие, вие можете да помогнете за улесняване на работата. За да гарантирате по-добре успеха на проекта – независимо дали той е за клиент или за вътрешна заинтересована страна – разгледайте тези пет инструмента за управление на проекти, които спестяват време, пари и енергия.
5 инструмента за управление на проекти, които пестят време, пари и енергия
Диаграми на Гант и табло на задачите
В епохата на безкрайно съдържание – армади от думи, които постоянно се борят за ограниченото ни внимание – една проста визуализация може да бъде освежаваща и много ефективна. Диаграмите на Гант използват основни хоризонтални стълбове, за да показват фазите и напредъка на проекта. С един бърз поглед вашите съотборници ще могат да видят каква работа се върши в момента (или поне каква работа трябва да се свърши) и кога ще е необходим техният принос. Те също така ще могат да видят колко време се очаква да отнеме всяка фаза. Scrum таблата функционират по подобен начин и работят чудесно за проекти, които са с по-малко строг график и в които участват няколко екипа. На дъската се показват различните фази на проекта – планиране, изпълнение и т.н. – и маркери за всеки екип. При завършване на фазите и постигане на напредък екипите могат да преместват маркерите си по дъската. Това позволява на всички участници да видят по-голямата картина и своето място в нея.
Възлагане на задачи
Лесно е да се съгласиш да направиш нещо, много по-трудно е да не забравяш да го направиш. Особено когато всяко заблудено съобщение изглежда идва с нова молба. Ето защо един онлайн инструмент за възлагане на задачи е толкова ценен. Лицата, отговорни за изпълнението на част от проекта – независимо дали това означава проектиране на лого или изчисляване на окончателните цифри – могат да влязат в системата и лесно да видят какво точно трябва да направят. В зависимост от настройките на акаунта си те ще получават и имейл известия за наближаващите крайни срокове. От друга страна, ръководителите на проекти могат да следят екипа си и да се уверят, че всички задачи се изпълняват навреме, без да се налага да прелистват дълги вериги от имейли. Това помага да се избегнат скъпоструващи закъснения и ненужни разочарования.
Разпределение на ресурсите
В среда на агенция разпределението на ресурсите е от ключово значение. Ръководителите на проекти се нуждаят от ефективен инструмент за планиране и проследяване на часовете за всеки член на екипа, за да предотвратят претоварване, пропуснати срокове и недоволни клиенти. Но този начин на организация не е задължително да се ограничава само до „творческия“ свят. Не би ли било полезно, дори в корпоративен офис, да имате ясна представа за наличността на членовете на екипа? Помолете екипа си предварително да оцени – доколкото е възможно – наличността си в хода на проекта. Помолете ги да отбележат дните, в които ще бъдат в отпуск, дните, в които няма да могат да сведат глава и да работят поради срещи, и дните, в които имат други крайни срокове. Ако имате представа за почасовата наличност, ще можете да съставите реалистични срокове. Един онлайн инструмент за разпределение на ресурсите ще улесни вас и вашите колеги в екипа да проследявате действителните часове спрямо прогнозите и да ги коригирате съответно, което ще позволи по-гладки бъдещи работни процеси.
Просто управление на проекти.
Всеки управлява проекти. Microsoft Project ви дава силата и простотата да се справите успешно с всеки проект.
Инструменти за обратна връзка
Даването на обратна връзка означава различни неща за различните хора – някои предлагат строги и предписателни искания за редактиране, други – неясни чувства и реакции. Понякога различните заинтересовани страни представят противоречиви мнения. Всичко това затруднява лицето, което получава обратна връзка, да разбере как да действа. Кого трябва да изслуша?
Инструментите за обратна връзка позволяват на заинтересованите страни да гласуват и да класират различни версии на резултатите, което улеснява групата да даде съгласувани насоки по справедлив начин. Ако мнението на определено лице трябва да има по-голяма тежест – може би то може да се похвали със значителен опит в съответната област – можете да коригирате гласа му така, че да се брои за два.
Готови за употреба отчети
Докладите за напредъка и последващите анализи са важна част от всеки проект – и не е необходимо да отнемат много време. Вместо да прекарвате ценни часове в създаване на персонализиран отчет, изберете готова опция. Ще можете да въведете съответните числа и цифри и да оставите програмата да генерира подходящо форматиране и визуализация на данните.
Това означава, че ще можете да започнете да планирате следващия си проект много по-рано.
Отделете време за себе си
Осигуряването на свободно време, което да посветите на хората и нещата, с които се занимавате извън работата, е от жизненоважно значение за психическото ви благополучие. В крайна сметка този психически тайм-аут може да ви помогне да останете енергични и запалени по работата си. В края на краищата е важно да поддържате нещата в баланс.
Този баланс включва също така пълноценна нощна почивка, за да се заредите с енергия през нощта, и редовни физически упражнения – всичко това е неразделна част от поддържането на възходящия път на развитие. Всъщност, едно изследване на Харвард заключи, че безсънието може да доведе до загуба на до 11,3 дни продуктивност на средния работник всяка година, докато отделно изследване стигна до заключението, че стационарните упражнения помагат за намаляване на нивата на стрес, подобряване на концентрацията, ускоряване на когнитивните способности и изостряне на паметта.
Открийте още хитрини за продуктивност и се възползвайте от безплатните бизнес шаблони , за да ви помогнат да работите по-умно, по-бързо и по-ефективно.
Първи стъпки с Microsoft 365
Това е Office, който познавате, плюс инструментите, които да ви помагат да работите по-добре заедно, така че да можете да свършите повече работа – по всяко време и от всяко място.
Свързано съдържание
Управление на моята фирма
Как да подготвите своя интелигентен бизнес за успех с ИИ
Управление на моята фирма
ИИ с директен контакт: Приложения в различни отрасли
Управление на моята фирма
Управление с директен контакт: Ръководство за лидерство на мениджъри с директен контакт
Изграждане на вашия бизнес
Как да подобрите задържането и ангажираността на служителите с директен контакт
„Бизнес прозрения и идеи“ не представляват професионални съвети в областта на данъчното облагане или финансите. Трябва да се свържете със своя данъчен или финансов специалист, за да обсъдите ситуацията си.
Следвайте Microsoft 365