Без значение къде работите, знанието за това кой какво прави и къде се вписва може да помогне на всички да вършат работата си по-добре. Организационната схема дава на всички бърз поглед върху това как е структуриран бизнесът, независимо дали става въпрос за утвърден офис, стартиращ бизнес, производствен завод или нещо друго.
Как да съставите най-добрата организационна диаграма за вашия бизнес
Какво представлява организационната схема?
Има вероятност да сте виждали такава и преди. Организационните схеми, наричани още организационни диаграми или органограми, съдържат кутийки, фигури или снимки, които представят хора и длъжности. Те могат да включват и информация за контакт, връзки към страници, икони и илюстрации.
Когато са свързани с линии, тези кутийки образуват диаграма, която изобразява вътрешната структура на организацията. Тя показва кой на кого се отчита, къде се намират подразделенията и как са свързани отделите.
Каква е целта на организационната схема?
Организационните схеми могат да помогнат на новоназначените или на доброволците да опознаят бързо компанията, като им помогнат да определят имената и лицата на ролите и отговорностите. Дори дългогодишните служители, отделите за човешки ресурси и собствениците на фирми могат да се възползват от това, че имат организационна схема под ръка.
Ето какво правят те:
- Показват вътрешната структура и йерархията
- Помагат на служителите да разберат на кого да докладват и с кого да се свържат при възникване на проблеми
- Подпомагат изясняването на ролите и отговорностите
- Улесняват съхраняването на информацията за контакт със служителите на едно удобно място
- Помогнете на ръководството да разбере колко служители има във всеки отдел и как най-добре да разпредели персонала и другите ресурси
- Дайте на служителите представа за каналите за повишение
Една органограма не може да свърши всичко. Нека разгледаме видовете органиграма, които компаниите използват най-често.
Кои са четирите вида организационни структури?
Видът на органограмата, която използвате, ще зависи от аудиторията, организацията ви и това, което искате да предадете. Може да се нуждаете само от един образец на диаграма за цялата си компания или от няколко за няколко различни аудитории или подразделения.
Въпреки че всеки тип организационна схема може да бъде променян и редактиран, повечето компании използват организационни схеми, които попадат в една от тези четири категории:
1. Функционална йерархия отгоре надолу
Идеална за показване на традиционна бизнес структура, йерархичната диаграма започва с ръководството на компанията на върха, след което е разделена на отдели или подразделения. В рамките на всеки отдел ще изброите висшия мениджмънт, средните мениджъри, висшите служители, персонала на средно ниво и младшите служители. В крайна сметка йерархичната схема прилича на пирамида, в която всеки отдел се изкачва до главния изпълнителен директор.
БЕЛЕЖКА: Йерархичните организационни диаграми обикновено са лесни за разбиране. Но когато в командната верига има множество нива, да се знае с кого и кога да се свържем може да изглежда трудно, особено ако има проблем или ако някой има нова идея.
2. Организационна схема на дивизията
Тази форма е сигурен избор, ако компанията ви е организирана по продуктови линии или географски региони. Ако те са независими един от друг, организационната схема на подразделенията също е отличен начин да отразите това ясно. Подобно на организационната йерархична диаграма, дивизионната диаграма започва с президент или главен изпълнителен директор, но вместо разделение на отдели с общи ресурси, тя е разделена на бизнес линии (LOB). Диаграмата обхваща отделите на всеки LOB, като HR, счетоводство, правен отдел и маркетинг, и хората или длъжностите в тези отдели.
БЕЛЕЖКА: Тъй като подобни организации често имат излишни отдели във всяка дивизия, дивизионната структура може да доведе до раздуване на персонала и ненужни режийни разходи.
3. Матрична организационна схема
Опитайте Visio безплатно за 1 месец
След безплатното изпробване в продължение на един месец, ще бъдете таксувани с приложимата такса за абонамента. Изисква се кредитна карта. Можете да отмените по всяко време, за да спрете бъдещи такси.
Този тип органограма обикновено се прилага в компании с екипи или членове на екипи, които имат повече от един ръководител. Например в един вестник един репортер може да покрива местни новини, както и финансови въпроси, което означава, че той има двама мениджъри. Или пък графичен дизайнер в доставчик на енергия може да докладва на ръководителя на отдела за графичен дизайн. Но тъй като работи по проекти за отдела за възобновяеми енергийни източници, дизайнерът може също да комуникира с някой от този екип.
ЗАБЕЛЕЖКА: Когато членовете на екипите работят в различни отдели, организациите обикновено могат да намерят по-креативни начини за решаване на проблемите. Това създава среда на повече сътрудничество. Когато обаче екипите или членовете на екипа имат повече от един ръководител, това може да увеличи объркването и конфликтите.
4. Плоска организационна схема
Използвани почти изключително от малки фирми, плоските или „хоризонталните“ организационни схеми обикновено имат две нива: административни служители и работници. В рамките на диаграмата плътните линии показват основната верига на командване, а пунктираните линии – второстепенните линии на властта. На хартия компаниите с плоска организационна структура могат да изглеждат подобно на малка пожарна команда, с началник, трима капитани и няколко пожарникари, които работят под ръководството на капитаните. Или пък може да е ръководител или началник на отдел с няколко служители, които са негови преки подчинени.
БЕЛЕЖКА: В плоската структура ръководителите и техните екипи често имат близки отношения и участват съвместно във вземането на решения. Служителите обикновено имат повече отговорности и по-голяма самостоятелност, отколкото в други организационни структури. Това означава, че изграждането на доверие е от решаващо значение – и работата в екип също. Но тъй като матрицата е толкова компактна, ако има конфликти между служителите, те могат да бъдат по-изразени поради простия факт, че екипът е толкова малък.
Изграждане на органиграма със софтуер
Софтуерът за органиграма улеснява създаването на нови и преработването на стари органиграми. Нека да разгледаме как да създадем оргсхема онлайн, като използваме някои от най-популярните налични софтуерни опции.
Органиграма в PowerPoint
PowerPoint може да е създаден като инструмент за презентации, но можете да го използвате и за разработване на организационни схеми. За да започнете:
- Отворете нов PowerPoint документ
- Отидете на раздела Вмъкване и щракнете върху SmartArt
- Навигирайте до групата Hierarchy и изберете шаблона на организационната диаграма, от който се нуждаете
- Щракнете върху формите, за да добавите текст
- Добавете още фигури (или хора), ако е необходимо
След като всички са отчетени, можете да започнете да реорганизирате организационната си схема в PowerPoint. Просто се върнете в раздела SmartArt Tools Design (Проектиране на инструменти SmartArt) и използвайте бутоните Promote/Demote (Преместване/отдалечаване), за да премествате формите по вертикала. Използвайте бутоните Преместване нагоре/преместване надолу, за да премествате формите си хоризонтално.
Органични диаграми в Word
Може да не е традиционен начин за създаване на организационни диаграми, но Microsoft Word може да ви помогне да проектирате основни диаграми, които показват как функционира вашата организация. За да създадете организационна диаграма в Word, трябва само да:
- Отидете на раздела Вмъкване и щракнете върху SmartArt.
- Отидете в групата Hierarchy (Йерархия) и изберете шаблона на организационната диаграма, който искате да използвате.
- След това ще видите меню с фигури, които представляват хора. Просто въведете текст, за да представите всяко лице във вашата диаграма.
- Ако трябва да добавите форми към шаблона на диаграмата на организациите, щракнете върху раздела SmartArt Tools Design (Дизайн на инструменти SmartArt), след което щракнете върху Add Shape (Добавяне на форма).
- За да наредите някого във вашата организационна диаграма, щракнете върху името му в диалоговия прозорец Текст. Натиснете Tab, за да го преместите нагоре, или Shift + Tab, за да го преместите надолу. Или можете да управлявате йерархиите си в раздела SmartArt Design.
Можете да регулирате цветовете, шрифтовете и размерите си чрез разделите SmartArt Tools Design (Дизайн) и Format (Формат).
Органични диаграми във Visio от Excel
Visio е визуален инструмент за плъзгане и пускане на платна, който позволява на хората да създават организационни диаграми, а също така има възможност да се свързва с данни в съществуващи Excel файлове или Активни директории, за да ви помогне да автоматично създавате организационни диаграми. Но когато комбинирате двете, можете да създадете атрактивни организационни схеми за компании от всякакъв размер. За да започнете, отворете Visio и щракнете върху Съветника за организационни диаграми, след което:
- Щракнете върху „Информация, която вече се съхранява във файл или база данни“
- Отговорете на въпросите, когато бъдете подканени
- Импортирайте снимки или изображения, ако желаете
- Щракнете върху „Приключи“
Наред с импортирането на информация в организационната диаграма от Excel, можете също така да добавяте информация директно в Съветника за организационни диаграми.
Още съвети за организационната диаграма
Дори и със софтуер за органиграма, органограмите могат бързо да се превърнат в смесица от форми и думи. Но с малко работа по дизайна те могат да привлекат вниманието на хората по подходящ начин. Така че, когато доразвивате диаграмата си, опитайте се да:
- Подходящ размер. Ако диаграмата ви е твърде голяма, тя ще бъде претоварена. Ако трябва да създадете три диаграми вместо една, направете го. По този начин аудиторията ви може да получи обща представа за организационната структура, а след това да навлезе по-дълбоко в отделите или подразделенията, когато е готова. Просто се уверете, че всичко води до най-високото ниво на организацията.
- Използвайте последователно формите и цветовете. Като използвате една и съща форма за ръководителите, друга форма за служителите на средно ниво и още една за младшите служители, можете да помогнете на хората да разберат по-добре вашата схема. Използвайте и един цвят за всяко подразделение във вашата компания.
- Прибавете подходяща информация. Не забравяйте да добавите подробна информация за служителите си, като например информация за контакт, местоположение, клиенти или специалности. По този начин, ако някой търси помощ, ще може да разбере кой с какво се занимава и къде.
- Покажете асистентите със странична лента под мениджъра. Този стил на форматиране може да помогне за обозначаване на ролята на асистента, като същевременно ясно показва преките подчинени на мениджъра. Освен това тя може да помогне на хората да разберат към кого да се обърнат, ако се наложи да се свържат с мениджъра.
- Обърнете внимание на разстоянието между думите. Поддържайте кутиите на равно разстояние една от друга. Диаграмата ви ще се чете по-лесно и ще има по-професионален вид.
След като таблицата ви е завършена, помолете някой, който познава добре организацията (и някой, който не я познава), да я погледне. По този начин можете да се уверите, че тя е не само правилна, но и ясна и информативна за хората на всяко ниво. Можете да научите повече за създаването на организационни схеми с софтуер и шаблони с това ръководствостъпка по стъпка.
Екипът на Microsoft 365 се фокусира върху споделянето на ресурси, за да ви помогне да започнете, да управлявате и развивате бизнеса си.
Първи стъпки с Visio
Визуализирайте и споделяйте идеи, информация и процеси от почти всяко място, на всяко устройство, с помощта на Visio.
Свързано съдържание
Бизнес технологии
Шест ползи от генеративния ИИ за малки фирми
Бизнес продуктивност
Как да използваме ИИ, за да бъдем по-продуктивни и ефективни на работното място
Бизнес технологии
ИИ и производителност: Как да използваме инструментите на ИИ, за да подобрим работата на служителите
Бизнес продуктивност
Ръководство за Agile DevOps за малки и средни предприятия
„Бизнес прозрения и идеи“ не представляват професионални съвети в областта на данъчното облагане или финансите. Трябва да се свържете със своя данъчен или финансов специалист, за да обсъдите ситуацията си.
Следвайте Microsoft 365