أدوات أتمتة سير العمل تنشئ أنظمة أكثر ذكاءً

تستخدم أتمتة سير العمل منطقًا قائمًا على القواعد لتبسيط المهام وتقليل الجهد اليدوي. وتساعد الأعمال على توفير الوقت، وتقليل الأخطاء، وزيادة الإنتاجية من خلال أتمتة العمليات اليومية. مع رؤية أفضل لكيفية إنجاز العمل، يمكن للفرق اكتشاف الفرص للتحسين والتركيز على الأولويات ذات التأثير الأعلى.

عوامل الذكاء الاصطناعي هي نوع جديد من أتمتة سير العمل يعمل كمساعدات ذكاء اصطناعي. على عكس الأتمتة التقليدية، يمكنها التكيف في الوقت الحقيقي لاتخاذ القرارات والتكيف مع التغييرات كما تحدث. من خلال العمل جنبًا إلى جنب مع الأشخاص، تساعد العوامل في الحفاظ على سلاسة العمليات واستجابتها مع تطور احتياجات الأعمال.

في جوهرها، تساعد برامج أتمتة سير العمل الأشخاص على إنجاز المزيد بجهد أقل. بينما تواجه المؤسسات ضغطًا للابتكار والتوسع، فإن أتمتة سير العمل توفر أساسًا لعمليات أكثر ذكاء، وسرعة وتناسقًا.

يُعد تطبيق أتمتة سير العمل تحديًا تقنيًا وإستراتيجيًا معًا. غالبًا ما تكون الشركات التي تفهم الأتمتة وتطبقها بطريقة مدروسة أكثر استعدادًا للتكيف، والتطور والقيادة في قطاع متغير.

استخدام أدوات الأتمتة المناسبة يُحدث تأثيرًا كبيرًا—فهي أسهل في الاستخدام والتوسع. إذا كنت قد بدأت للتو أو كنت تدير عمليات سير العمل عبر الفرق، فإن هذه الميزات تساعدك على تصميم العمليات وتحسينها.

تصميم سهل الاستخدام 

• أدوات تصميم السحب والإفلات لإنشاء عمليات سير العمل وتحديثها.
• محفزات مخصصة، ومنطق شرطي، ومسارات متفرعة لحالات الاستخدام المعقدة.
• قوالب جاهزة لمساعدة الفرق على تبسيط الإعداد والبدء بشكل أسرع.

التكامل وإمكانية الاتصال

• موصلات مدمجة لربط التطبيقات والأنظمة بجهد أقل.
• مزامنة البيانات في الوقت الحقيقي عبر الأدوات.
• مشاركة بيانات ثنائية الاتجاه وعلامات مدمجة، وحقول مخصصة وأتمتة العملاء المحتملين أو جهات الاتصال.

التحكم والرؤية

• أتمتة سير العمل بالذكاء الاصطناعي لتوجيه المهام، والإشعارات، والتنبيهات، والتحديثات.
• ضوابط الوصول وإعدادات الأذونات للتعاون الآمن.
• سجلات النشاط التي تساعد في إدارة الأذونات ودعم الامتثال.

القابلية للتوسع والأمان

• أمان قوي مع وصول قائم على الأدوار، وتشفير، وأدوات امتثال.
• أنظمة مرنة وسريعة الاستجابة تدعم النمو على المدى الطويل.
• دعم إدارة البيانات والنسخ الاحتياطي عبر مناطق متعددة.

كل عمل لديه احتياجات مختلفة - تتشكل من خلال صناعته، وأهدافه، وكيفية إنجاز العمل. يمكن أن تدعم أتمتة سير العمل جميع أنواع الأعمال من خلال مساعدتها على التقدم بشكل أسرع مع عقبات أقل.
 

• قد تحتاج شركات التصنيع إلى أتمتة فحوصات الجودة، أو تحديثات المخزون، أو تقارير السلامة عبر منشآت متعددة.
• قد يركز مقدمو الرعاية الصحية على تبسيط تحديد المواعيد، أو استقبال المرضى، أو تتبع الامتثال.
• غالبًا ما تعتمد فرق الخدمات المالية على الأتمتة لتقليل إدخال البيانات اليدوي، وتسريع عملية الحصول على الموافقات، وتحسين الدقة في إعداد التقارير.
• قد يستخدم تجار التجزئة ذلك لإدارة سلاسل التوريد، أو تنسيق العروض الترويجية، أو تتبع طلبات خدمة العملاء.
• يمكن أن تبسط منظمات القطاع العام طلبات المنح، وتؤتمت إدارة الحالات، أو تحسن تقديم الخدمات للمجتمعات.

مهما كانت الحاجة، تساعد الأتمتة الفرق على قضاء وقت أقل في المهام الروتينية ووقتًا أكثر في العمل الذي يهم. تأخذ أدوات جديدة مثل العوامل هذا إلى أبعد من ذلك من خلال استخدام الذكاء الاصطناعي للمساعدة في تنسيق المهام والحفاظ على سير الأمور، خاصة مع تعقيد العمل.

يعتمد البرنامج المناسب لأتمتة سير العمل على أهداف عملك، وأنظمتك، وفريقك. إليك بعض النصائح لتوجيه قرارك:
 

• حدد هدف عملك أولاً. ركز على المشكلات التي تريد حلها أو النتيجة التي تريد تحسينها.
• قم بإدراج حالات الاستخدام الرئيسية لديك. قم بإدراج عمليات سير العمل التي تريد أتمتتها، من المهام البسيطة إلى الأكثر تعقيدًا.
• تحقق من أنه يعمل مع نظامك الحالي. تأكد من أن الأداة تتصل بسهولة بالتطبيقات والأنظمة التي تستخدمها بالفعل.
• اختر نموذج النشر الخاص بك. سحابي، أو محلي، أو هجين. يؤثر هذا الاختيار على مدى سهولة نمو الأداة وكيفية دعمها.
• اختبر قابلية الاستخدام. ابحث عن واجهة واضحة وقليلة التعليمات البرمجية.
• خطط للنمو. اختر منصة تتوسع مع عملك.
• خذ الدعم في الاعتبار. ابحث عن وثائق جيدة وموارد مجتمعية.
• خذ الميزانية والعائد على الاستثمار في الاعتبار. وازن التكلفة مع القيمة على المدى الطويل. ابحث عن حلول تقلل من الجهد، وتدعم النمو، وتحافظ على البساطة.

بتمكين الأشخاص للعمل بشكل أسرع واتخاذ قرارات أكثر ذكاءً، أدوات مثل Microsoft Power Automate تجعل من السهل إنشاء عمليات سير العمل، وإدارتها وتحسينها—دون الاعتماد بشكل كبير على البرمجة أو تكنولوجيا المعلومات. يساعد التكامل السلس مع إدارة علاقات العملاء في الحفاظ على تزامن بيانات العملاء وعمليات سير العمل من أجل اتخاذ قرارات أسرع وأكثر ذكاء.

حتى مع الأدوات الصحيحة ووجود خطة واضحة، فإن أتمتة سير العمل لا تخلو من التحديات. من المفيد معرفة ما يجب تجنبه وكيفية التخطيط لمنظمتك.

إليك بعض التحديات وطرق لتجنبها.

الأداة الخاطئة. يمكن أن يخلق عدم التوافق عملاً إضافيًا أو يحد من التبني. اختر أفضل حل من خلال:

• البدء بهدف واضح.
• التأكد من أنه يتناسب مع أنظمتك.
• عمل تجربة صغيرة قبل التوسع.

عمليات غير واضحة أو غير فعالة. لن يصلح سير العمل غير المنظم المشكلة، لكنه سيجعلها أسرع. احصل على النتائج التي تريدها من خلال:

• تخطيط العملية أولاً.
• التحدث مع الأشخاص الذين يستخدمونه يوميًا.
• البدء على نطاق صغير والتعديل أثناء التقدم.

نقص في اعتماد المستخدم. يمكن أن تكون الأدوات الجديدة صعبة الاستخدام إذا لم يفهم الموظفون كيف يمكنهم المساعدة أو لم يكونوا جزءًا من الإطلاق. زيادة نجاح استثمارك من خلال:

• إشراك الموظفين مبكرًا.
• الحفاظ على بساطة التجربة وبديهيتها.
• تقديم التدريب والدعم المستمرين.

تحديات التكامل. لا تتصل جميع الأدوات بسهولة مع الأنظمة القديمة أو التطبيقات الخارجية. يمكن أن يؤدي التكامل الضعيف إلى إبطاء التقدم وخلق فجوات في بياناتك. تأكد من أن نظامك الجديد يتناسب مع بيئتك الحالية من خلال:

• تأكيد التوافق مع نظامك.
• استخدام منصات تدعم التكامل القوي.
• إشراك قسم تكنولوجيا المعلومات والأطراف المعنية مبكرًا.

قابلية التوسع والمرونة. تتعامل بعض الأدوات مع عمليات سير العمل الصغيرة بشكل جيد ولكنها تفشل عندما تنمو الاحتياجات أو تصبح أكثر تعقيدًا. احصل على النتائج المستمرة التي ستحتاجها من خلال:

• اختيار أدوات مصممة للنمو على المدى الطويل.
• البحث عن منصة تعمل عبر بيئات مختلفة.
• اختبار الأداء عبر الفرق.

بدء العمل مع الأتمتة أسهل - وأكثر فعالية - عندما يكون هناك خطة واضحة ومدروسة. ركز على عمليات سير العمل التي ستحدث أكبر فرق، مثل تلك التي توفر الوقت، أو تقلل الأخطاء، أو تحسن التجربة للعملاء والموظفين. خطط لكل خطوة لمعرفة أين يمكن أن تساعد الأتمتة وأشرك الأشخاص الذين يستخدمون هذه العمليات كل يوم. أجر تجربة صغيرة لاختبار نهجك، ثم ابن من هناك. اختر الأدوات التي تتناسب مع أنظمتك الحالية، وتأكد من أن فريقك يحظى بالتدريب والدعم ليشعر بالثقة. يضمن دمج العوامل في مخطط الأتمتة الخاصة بك عمليات سير عمل ذكية وقابلة للتوسع يمكن أن تتطور مع احتياجات عملك. مع اتباع الخطوات الصحيحة، يصبح من الأسهل التوسع والحفاظ على سير كل شيء بسلاسة.

مستقبل الأتمتة مليء بإمكانيات مثيرة. مع تقدم التكنولوجيا، تجد الشركات طرقًا جديدة لتبسيط المهام، وزيادة الكفاءة، واستكشاف أفكار جديدة. تتقدم أدوات الذكاء الاصطناعي الأكثر ذكاءً ومنصات البرمجة قليلة التعليمات البرمجية وسهلة الاستخدام وتحتل الصدارة في كيفية استخدام الأتمتة لمساعدة المنظمات على العمل بشكل أكثر ذكاءً. ستجعل هذه الاتجاهات العمليات أسرع، وأكثر قابلية للتكيف، وأكثر قيمة أيضًا على المدى الطويل.

الذكاء الاصطناعي يشكل المستقبل

الاحتمالات تتغير بسبب الذكاء الاصطناعي. يعني الذكاء المدمج أن أدوات الأتمتة يمكن أن تقوم بأكثر من مجرد اتباع نص. إنها تتعلم من البيانات، وتكتشف الأنماط، وتتكيف مع التغيرات. يساعدك ذلك على الاستجابة بشكل أسرع، واتخاذ قرارات أكثر ذكاءً، والحفاظ على سير العمل، حتى عندما تحدث أمور غير متوقعة. ترتقي القدرات الجديدة مثل العوامل بهذا إلى أبعد من ذلك. يمكن أن تتعامل التدفقات المدعومة بالذكاء الاصطناعي مع مهام أكثر تعقيدًا، وتعمل عبر الأنظمة، وتتخذ قرارات في الوقت الفعلي للحفاظ على سير العمليات.

مع تحسن الذكاء الاصطناعي، ستتحسن الأتمتة أيضًا - مما يمنحك طرقًا جديدة للحفاظ على كفاءتك، وقابليتك للتكيف، واستعدادك لما هو قادم.

ستزيد الأتمتة الفائقة من وتيرة الابتكار

الأتمتة الفائقة هي عملية أتمتة أكبر قدر ممكن من عمل المؤسسة باستخدام مجموعة من التقنيات. من خلال توحيد أدوات مثل الذكاء الاصطناعي، وأتمتة العمليات الروبوتية، والمنصات قليلة التعليمات البرمجية، والتنقيب في العمليات، يمكن للشركات تبسيط سير العمل من البداية إلى النهاية ومساعدة الأعمال على التوسع والابتكار بشكل أسرع.

ستجعل المنصات قليلة التعليمات البرمجية والخالية من التعليمات البرمجية الأتمتة أسهل أيضًا

تجعل المنصات قليلة التعليمات البرمجية والخالية من التعليمات البرمجية الأتمتة أسهل للجميع. تسمح للموظفين غير التقنيين بإنشاء عمليات سير العمل وإدارتها دون الحاجة إلى دعم تكنولوجيا المعلومات. هذا يقلل من عبء العمل على فريق تكنولوجيا المعلومات ويسرع من عملية التبني. بفضل أدوات سهلة الاستخدام مثل ميزات السحب والإفلات والقوالب، سيتمكن المزيد من الأشخاص من أتمتة العمليات بسرعة، وتوفير الوقت، وتحسين المرونة. يساعد هذا الشركات على أن تصبح أكثر كفاءة وجاهزية للنمو. 

سيستمر تكامل التنقيب في العمليات والتنقيب في المهام في تحسين كيفية إنجاز العمل

تساعدك أدوات التنقيب في العمليات والتنقيب في المهام على فهم كيف يتم العمل فعليًا من خلال إظهار الأماكن التي تتباطأ فيها الأمور. تسلط هذه الأدوات الضوء على المجالات التي يمكن أن تستفيد من الأتمتة، مما يجعل من السهل التركيز على ما سيحسن الكفاءة. كما تتيح لك تتبع نتائج الأتمتة، مما يضمن أن التحسينات قابلة للقياس وذات تأثير. يساعد هذا النهج المؤسسات على تحسين عمليات سير العمل لديها بشكل مستمر.