مؤتمرات الفيديو

منذ ظهور العمل عن بعد والعمل المختلط، اعتمدت الشركات مؤتمرات الفيديو لربط الموظفين بغض النظر عن مكان عملهم.

سواء كنت ترغب في جدولة دردشة فيديو ثنائية سريعة مع مدير مباشر أو جدولة اجتماع فيديو أكبر في نهاية الشهر مع مؤسستك بأكملها، يعد برنامج مؤتمرات الفيديو وسيلة رائعة لتمكين فريقك من العمل معاً والبقاء على اتصال دائم.

يتمثل كل ما تحتاج إليه عادةً لعقد جلسة مؤتمر فيديو في برنامج مؤتمرات الويب واتصال قوي بالإنترنت أو WiFi وجهاز يدعم مؤتمرات الفيديو.

لضمان عقد مؤتمر فيديو ناجح، ستحتاج ميزات محددة لتلبية احتياجاتك عند العمل مع زملاء فريق من حول العالم.

يجب أن تتضمن ميزات أدوات مؤتمرات الفيديو الإمكانات التالية:

• تسجيل الاجتماعات لمشاركتها مع المشاركين وللرجوع إليها في المستقبل.
• وظيفة الدردشة للتواصل مع الزملاء قبل المؤتمرات وأثنائها وبعدها.
• مشاركة الشاشة لتسليط الضوء على العروض ومساعدة الحاضرين على متابعة عرضك التقديمي.
• إضافة التسميات التوضيحية لمزيد من الوضوح والشمولية وإمكانية الوصول لجميع الحضور.
• اختيار خلفية أو تحميل واحدة لتقليل مصادر التشتيت.
• زر التفاعلات للتفاعل بسرعة مع المحتوى أو المناقشة دون مقاطعة المكالمة.
• عرض قائمة الحضور وتنزيلها للرجوع إليها والمتابعة مع المشاركين بعد الجلسة.

يجب أن تمكن أدوات مؤتمرات الفيديو المشاركين من المشاركة من خلال استخدام الكاميرا أو الميكروفون.

بشكل مثالي، يجب أن يساعدك هذا النوع من البرامج في مهارات العرض التقديمي، ففي نهاية الأمر، تعد هذه المهارات أكثر أهمية من ذي قبل في بيئة العمل المختلط. ولدى Microsoft Teams وظيفة تسمى مدرب المتحدث تساعد مقدمي العروض على التقديم بثقة أكبر في الاجتماعات من خلال توفير التوجيه والملاحظات على سرعة التحدث واستخدام كلمات الحشو والتذكيرات لتفقد مدى تفاعل الجمهور.

خلال جائحة كورونا Covid-19، أغلقت ملايين الشركات والمكاتب أماكنها الفعلية وأُجبر الأشخاص في جميع أنحاء العالم على حجر أنفسهم في المنزل. وكان تأثير جائحة كورونا ضخماً على مؤتمرات الفيديو،"فانتقل العمل من أي مكان من ميزة لشركة عصرية ليصبح إمكانية يجب أن تحقق بين عشية وضحاها تقريباً. وفجأة، أصبح على الشركات في جميع المجالات أن تتعلم التكيف مع هذا الوضع الجديد.

استخدم العديد من العمال أجهزة الكمبيوتر الشخصية أو الأجهزة المستعارة من أصحاب عملهم للقيام بوظائفهم. وأعطت بعض الشركات الأخرى رواتب للموظفين لشراء أجهزة للعمل في المنزل وأنشأت نُهج عمل عن بُعد طويلة الأجل حيث طالت الأسابيع وأصبحت أشهراً. وتبنت الشركات أدوات مثل برامج مؤتمرات الفيديو حتى يتمكن العمال من الاستمرار في التعاون في العمل والتواصل مع فرقهم الموزعة.

اعتباراً من عام 2021، بلغت قيمة سوق مؤتمرات الفيديو العالمية 14.6 مليار دولار أمريكي وفقاً لتقرير Statista. ولا زال يمكننا الشعور بأهمية مؤتمرات الفيديو خلال جائحة كورونا وتأثيراتها على كيفية إنجاز أعمالنا اليوم في أماكن العمل.

حولت بيئة العمل المختلط الحديثة مؤتمرات الفيديو من رفاهية إلى ضرورة. وتوفر مؤتمرات الفيديو فرصة للفرق للاتصال والتعامل وجهاً لوجه، سواء كان ذلك في نفس مبنى المكاتب أو في مكان بعيد تماماً.

نظراً إلى أن العمال قد لا يكونون في نفس البيئة، فمن الضروري وضع بعض أفضل الممارسات للمكالمات الظاهرية. فعلى سبيل المثال، يجب عليك تدوين ملاحظات الاجتماع في تطبيق أو مستند رقمي يمكن الوصول إليه على نطاق واسع للحفاظ على تنظيم الجميع وعلى إبقاء الجميع على اطلاع دائم بكل المستجدات. ومن الضروري أيضاً أن يختبر الحاضرون في الاجتماعات أجهزتهم والتأكد من عملها وتشغيلها مسبقاً لتجنب حدوث المشاكل التقنية أثناء الانضمام إلى مكالمة جماعية.

على الرغم من أن الاجتماعات الظاهرية تتطلب أحياناً براعة إضافية، إلا أنها يمكن أن تكون أداة قوية لتوحيد مؤسستك والحفاظ على تدفق سريان الأعمال بسلاسة.

غيرت جائحة كورونا Covid-19 وفرص العمل من المنزل دور مؤتمرات الفيديو في الأعمال بشكل كبير. ويمكن لاعتماد مؤتمرات الفيديو أن يتيح جميع أنواع الفرص لمؤسستك. فعلى سبيل المثال:

• يمكنك توسيع تجمع المواهب عن طريق التوظيف من خارج موقعك المباشر.
• ستتمكن من توظيف المزيد من القوى العاملة التي تتلاءم مع نموذج العمل المختلط، مما يتيح ساعات مرنة خارج دوام العمل من 9 إلى 5 التقليدي.
• يمكن للموظفين المسافرين البقاء على اتصال والتفاعل من خلال أي جهاز ذكي.
• يمكن أن تجذب بيئة العمل عن بُعد أو العمل المختلط الموظفين للانضمام إلى شركتك.

يمكن أن تساعد مؤتمرات الفيديو في تحسين عمليات الأعمال مع تعزيز الإنتاجية وتعزيز المجتمع من خلال التعاون في العمل في الوقت الحقيقي وجهاً لوجه.