كيفية اختيار المخطط الانسيابي الأكثر فعالية
ما هو المخطط الانسيابي؟
المخططات الانسيابية تتيح للأشخاص طريقة لتصوير عملية أو نظام بصريًا باستخدام الأشكال أو مزيج من الأشكال والكلمات. يمكن أن تتراوح هذه المواد من صور سريعة مرسومة يدوياً إلى مخططات قوية يتم إنشاؤها بواسطة الكمبيوتر والتي تعمل على تقسيم الأفكار المعقدة إلى أجزاء قابلة للهضم وسهلة الفهم. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للأشخاص التقنيين وغير التقنيين في أي حقل تقريباً استخدام المخططات الانسيابية.
إنها مفيدة بشكل خاص في مجموعة متنوعة من المواقف بما في ذلك:
- توثيق العمليات وتحليلها
- تطوير برامج الكمبيوتر أو الشبكات
- الاتصالات أو توحيد العمليات
- تحديد التكرارات والعقبات وعدم الكفاءة في العمليات
- إنشاء خطة أو بنية لمشروع أو قسم أو أعمال جديدة
- تخطيط عمل المشروع مع أصحاب المصلحة المتعددين
- فهم كيفية تنقل المستخدمين عبر موقع ويب أو متجر
- توضيح عملية تصنيع
- إنشاء منتج أو خدمة جديدة
فوائد المخطط الانسيابي
بالإضافة إلى القدرة على العمل في أي سيناريو تقريباً، توفر المخططات التدفقية مجموعة واسعة من الفوائد، بما في ذلك:
مرئيات المعلومات
يمكن أن يكون مخطط التدفق مفيداً لأنه يوفر صورة مرئية لكيفية عمل المنتج أو الخدمة، أو كيفية تدفق المشروع، أو كيفية عمل الشبكة قبل بنائها. من خلال السماح لك بتحديد التبعيات والكفاءات واحتياجات التوظيف والمتغيرات الأخرى التي قد تؤثر على مشروعك لاحقاً، يمكن أن تساعدك المخططات التدفقية في توفير الوقت والمال.
الوثائق
باستخدام صانع المخططات الانسيابية، يمكنك حفظ جميع ملفاتك رقمياً وتوزيعها على الفور تقريباً، وحتى إنشاء مكتبة من قوالب المخططات الانسيابية. بهذه الطريقة، ستكون ملفاتك متاحة دائمًا، ويمكن لفرقك البقاء على اطلاع دائم، ويمكن لشركتك البقاء متوافقة، ولن تضطر إلى إعادة اختراع العجلة في المرة القادمة التي تحتاج فيها إلى تصميم مخطط مماثل.
اتصال مبسط
تجعل المخططات الانسيابية كل التفاصيل واضحة، ما قد يساعد الفرق على فهم المهام المطروحة بسرعة، ومتى ومن سينفذها. يمكن أن تعني هذه المعلومات عدداُ أقل من الاجتماعات، والإجابة على عدد أقل من الأسئلة، وإعطاء الجميع مزيدًا من الوقت للعمل. المخططات الانسيابية مفيدة أيضاً مع الدلائل الإعلامية أو حتى إلحاق الموظفين. بشكل أساسي، تضيف المخططات التدفقية سياقاً إلى مجموعات التعليمات، وتجلب كفاءة أكبر للمهام المتكررة.
تنفيذ سهل
تتيح لك قوالب مخططات التدفق عبر الإنترنت البدء بسرعة وسهولة. وبفضل التخصيصات البسيطة والتعاون المبسط والتحكم المدمج في الإصدارات، يمكنك إنشاء ما تحتاج إليه مؤسستك بالضبط، وطلب الإدخال في كل مرحلة، وستعرف دائماً مكان أحدث وأفضل الملفات.
أنواع المخططات الانسيابية
على الرغم من أنه يمكن استخدام المخططات التدفقية لشرح أي شيء تقريباً، معظم الأشخاص يستخدمونها لأحد ثلاثة أسباب: لإبلاغ القرارات، أو إظهار العمليات، أو لتصور البيانات - وهذا هو السبب في أن معظم قوالب المخططات التدفقية تندرج ضمن إحدى هذه الفئات الثلاث. لذا، دعونا نلقي نظرة على ما يستلزمه كل نوع من أنواع مخططات التدفق ومتى ولماذا نستخدمها.
1. شجرة القرارات
تجربة Visio مجاناً لمدة شهر
بعد انتهاء فترة الإصدار التجريبي المجاني البالغة شهر، سيتم تحصيل رسوم الاشتراك المطبقة منك. بيانات بطاقة الائتمان مطلوبة. يمكنك إلغاء الاشتراك في أي وقت لإيقاف الرسوم المستقبلية.
فكر في شجرة القرار مثل مخطط انسيابي "إذا حدث هذا، فافعل ذلك". من خلال السماح لك بإنشاء خريطة للنتائج المحتملة استناداً إلى مجموعة محددة من الخيارات، يمكن لشجرة القرار أن تساعدك على رؤية المسار بوضوح ووزن خياراتك.
تبدأ أشجار القرار عادة بعقدة واحدة (السؤال)، ثم تتفرع إلى خيارين (قرارات)، ثم تؤدي هذه الخيارات إلى عقد إضافية (نتائج محتملة). بسبب طبيعتها، أشجار القرار جيدة بشكل خاص في تسليط الضوء على الاحتمالات والفوائد، ويمكن حتى استخدامها لتصميم الخوارزميات التي تساعد في التنبؤ بالنتائج.
2. مخطط انسيابي للعملية
من خلال منحك القدرة على رسم مخطط وتحليل تدفق الأنشطة عند إنتاج منتج أو خدمة، يمكن أن يساعدك مخطط تدفق العملية في العثور على الفجوات والتكرارات في عمليتك، وتحديد المكان الذي تكون فيه هناك حاجة إلى موارد أو معدات أو أشخاص محددين، والكشف عن الاختناقات المحتملة أو مناطق المشاكل، واكتشاف الكفاءات المحتملة.
بالإضافة إلى تحديد كيفية عمل نشاط ما، أو توفير منتج أو خدمة، يمكن لمخططات سير العملية أيضاً استيعاب موظفين جدد، أو تدريب الفرق الحالية أو مساعدة البائعين الخارجيين أو المستشارين على فهم عملك ومكانهم فيه.
3. مخطط تدفق البيانات
عندما تحتاج إلى البحث بعمق في بياناتك، يمكن أن يساعدك مخطط تدفق البيانات. من خلال استخدام الرموز وعلامات النص القصيرة لإظهار مدخلات البيانات ومخرجاتها ونقاط التخزين والمسارات، يمكنهم تكثيف المعلومات في تمثيل بياني لما قد يكون من الصعب التعبير عنه لفظياً. وبما أن الفرق التقنية وأصحاب المصلحة غير التقنيين يمكنهم استخدامها، فهي خيار رائع عندما يتعين عليك تقديم عرض أمام جمهور واسع.
مثال: مخطط انسيابي لتدفق البيانات
تلميحات المخطط الانسيابي
إن إنشاء مخطط انسيابي، وخاصة عند استخدام قالب مخطط انسيابي، أمر بسيط، ولكن إنشاء مخطط انسيابي رائع يتطلب المزيد من التفكير. لذا، دعونا نلقي نظرة على بعض النصائح لإنشاء مخطط انسيابي لا يقدم المعلومات فحسب، بل يبدو مذهلاً أيضاً.
- عليك تسهيل قراءة الرسوم التخطيطية. إنشاء مخطط انسيابي مع وضع المستخدم النهائي في الحسبان يعني التأكد من أن تخطيطه وتكوينه يساعد جمهورك على معرفة أين ينظرون أولاً وأين ينظرون بعد ذلك. من خلال ضبط محاذاة الرسم التخطيطي حسب الحاجة، واستخدام القواعد النحوية المناسبة، والعناوين الواضحة، وتجنب المصطلحات المتخصصة، يمكنك ضمان أن الرسم التخطيطي الخاص بك سهل الاستخدام. (تلميح: عند الشك، اختبره على شخص غير معتاد على مشروعك.)
- التناسق. عندما تستخدم الأشكال والخطوط والألوان واتفاقيات التسمية بشكل متسق في مخطط التدفق، يمكن لجمهورك المتابعة بشكل أسهل.
- استخدام التباين. استخدام الألوان بشكل متسق أمر أساسي، ولكنك لا تريد استخدام اللون نفسه أو عائلة الألوان لكل شكل. باستخدام ألوان مميزة، يمكنك جعل الخطوات أو الإجراءات أكثر بروزاً. ومن خلال استخدام ألوان الخطوط التي تبرز من الخلفية، سيكون الرسم التخطيطي الخاص بك أسهل للقراءة.
- استخدم صانع مخطط انسيابي عبر الإنترنت. بفضل القوالب والتحكم المدمج في الإصدارات والتعاون السهل والخيار لتحريرها في أي وقت، يمكنهم مساعدتك في اختبار التصميمات وإنشاء المخططات البيانية وإدارتها وفقاً لجدولك الزمني.
تكامل المخطط الانسيابي لديك
سواء كنت بحاجة إلى اتخاذ قرار أو شرح عملية أو مشاركة البيانات مع الرئيس التنفيذي لشركتك، فإن تضمين مخططات التدفق في تطبيقات الأعمال وأدوات الاتصال الأخرى يمكن أن يعزز الإنتاجية بشكل أكبر. من خلال استخدام أداة إنشاء المخططات الانسيابية وأدوات الإنتاجية، يمكنك سحب المحتوى لمخططاتك من جميع المصادر التي تلجأ إليها، بما في ذلك المستندات والملفات ومواقع التواصل الاجتماعي.
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك التفكير في دمج مخططات التدفق الخاصة بك مع أدوات ذكاء الأعمال (BI)، ما يسمح لك وفريقك بالتفاعل مع بياناتك وسرد قصة أفضل. باستخدام مخططات التدفق المضمنة وأدوات BI، يمكنك تحويل البيانات إلى صور مرئية جذابة، وإنشاء تقارير تفاعلية، واستكشاف البيانات بشكل تفصيلي، والحصول على نتائج تحليلات تجعل اتخاذ القرارات السريعة والمستنيرة ممكناً.
هناك العديد من الطرق الجديدة لإنشاء مخططات التدفق وإضفاء الابتكار على عملك. لمعرفة المزيد، راجع هذا الدليل خطوة بخطوة لأتمتة مخططات التدفق من البيانات المنظمة في جداول البيانات، وتعرف على أدوات مخططات التدفق الحديثة بشكل متعمق.
يركز فريق Microsoft 365 على مشاركة الموارد لمساعدتك في بدء أعمالك وتشغيلها وتنميتها.
بدء استخدام Visio
يمكنك عرض الأفكار والمعلومات والعمليات بشكل بياني وتوصيلها من أي مكان فعلياً ومن أي جهاز بمساعدة Visio.
محتوى ذو صلة
الإنتاجية
دليل المبتدئين لاستخدام BPMN في الأعمال التجارية
الإنتاجية
نصائح لتعيين مخطط الشبكة الخاص بك
الإنتاجية
كيفية تعزيز الإنتاجية من خلال تعيين العمليات والأتمتة
لا تقدم رؤى وأفكار الأعمال استشارات مالية أو ضرائبية احترافية. ينبغي عليك الاتصال بمستشارك المالي أو مختص الضرائب لمناقشة موقفك.
متابعة Microsoft 365