يستفيد كل عمل تجاري من العمل الجماعي الرائع. التعاون بين أعضاء الفريق أمر أساسي، سواء بعت تصاميم الأزهار أو أنشئت تطبيق الهاتف الذكي التالي. لكن التعاون الممتاز يتطلب التواصل الممتاز. وتُظهِر الدراسات أن جودة هذا التواصل أكثر قيمة بكثير من كميته.
في هذه المقالة، تعرّف على كيفية مساعدة الأدوات للفرق عن بعد على التعاون وتحسين الإنتاجية. اكتشف أيضاً كيف يمكن لأحدث أدوات الذكاء الاصطناعي مساعدة الفرق في تسريع الاتصالات وتبسيط المهام وتعزيز الإبداع والمزيد.
التعاون هو العمل معاً نحو مشروع أو هدف مشترك وهو أمر بالغ الأهمية الآن أكثر من أي وقت مضى. لكن إنشاء مكان عمل يزدهر فيه التعاون لا يسير دائماً بسلاسة كما هو مخطط له. في بعض الأحيان تفتقر الفرق إلى رؤية مشتركة أو لا يفهم أعضاء الفريق مسؤولياتهم، ما يؤدي إلى الارتباك وعدم الكفاءة.
لذلك، اختيار أدوات التعاون المناسبة أمر مهم. لحسن الحظ، تطور التعاون في مكان العمل من أيام سلاسل رسائل البريد الإلكتروني التي لا تنتهي ودورات الاجتماعات الدوارة. تستفيد أدوات اليوم من شبكة متصلة دائماً مع إمكانية الوصول في الوقت الحقيقي إلى الملفات والتعاون المناسب للفرق الموزعة والعمل المختلط.
لقد ظهرت أدوات التعاون، مثل مؤتمرات الفيديو، وبرامج الحوسبة السحابية، والآن الذكاء الاصطناعي، لتحسين الكفاءة والإنتاجية والتعاون بين الفريق.
برزت أهمية أدوات التعاون وضرورتها في ذروة جائحة كوفيد-19، حيث اضطر العديد من الموظفين إلى العمل عن بُعد لفترات طويلة من الزمن. في الواقع، وفقاً لشركة Gartner Inc. وبحسب استطلاع للرأي، استخدم ما يقرب من 80 بالمائة من العمال أدوات التعاون في العمل في عام 2021، مقارنة بأكثر من نصف العمال في عام 2019.
على الرغم من وجود العديد من أنواع أدوات التعاون عبر الإنترنت لمساعدة الفرق على التواصل بشكل فعال والبقاء منسقين، فإن الأدوات المناسبة في الوقت المناسب يمكن أن تساعد الفرق على العمل بكفاءة أكبر.
هل لديك عملية إدارة تغيير؟ تطبيق أداة جديدة يتطلب تخطيطاً وإعداداً. فكر فيما إذا كان لديك دعم تنظيمي للتغيير، ورؤية مشتركة للنتيجة، ودعم لوجستي ودعم من الموظفين، وطريقة لمراقبة تأثير التغيير.
هل هناك منحنى تعلم سريع؟ أحد أهم الاعتبارات لأي خدمة جديدة هو سهولة الاستخدام. اطلب عرضاً توضيحياً للأدوات التي تهمك وابحث عن أشياء مثل الواجهات البديهية والتنقل البسيط.
كيف يمكن لفرقك التواصل بشكل أفضل؟ هل يفضلون استخدام أدوات الدردشة والمراسلة متعددة القنوات حصرياً أم يتواصلون أيضاً باستخدام البريد الإلكتروني وأدوات إدارة المشاريع؟
ما هي أنواع المشاريع التي تتعاون فرقك في العمل عليها؟ تحتاج المجالات المختلفة إلى أدوات تعاون مختلفة. على سبيل المثال، تحتاج شركة التسويق إلى أدوات مختلفة عن تلك التي تحتاجها شركة التصنيع. تأكد من فهم نطاق مشاريع المجال المحددة التي ستعمل عليها فرقك.
كم عدد الأشخاص الذين يحتاجون إلى التعاون؟ الفرق الصغيرة تتواصل وتتشارك المعلومات وتُطلع على التقدم بشكل مختلف عن الفرق الكبيرة. حدد أدوات التعاون المناسبة استناداً إلى حجم الفريق والمؤسسة.
هل ترغب في استخدام أدوات متعددة أم نظام أساسي متكامل؟ يمكنك إجراء تدقيق على أدواتك الحالية. بمجرد تحديد كل تقنيات التعاون المتوفرة لديك بالفعل، قرر ما إذا كنت تريد إضافة أدوات جديدة أو استبدال الأدوات القديمة لتحقيق أقصى استفادة من التعاون على مستوى الشركة.
هل التكامل والتوافق مهمان؟ إذا عثرت على أداة مثالية لشيء ما، فكّر في مدى تكاملها بسلاسة مع التطبيقات والبرامج الأخرى. تأكد أيضاً من توافق الأداة مع جميع أنواع الملفات التي يستخدمها فريقك.
هل الأمان أولوية قصوى؟ تختلف أدوات التعاون بشكل كبير عندما يتعلق الأمر بإمكانيات الأمان. فكر في تلك التي لديها نُهج تتحكم في تفويض الوصول إلى الاجتماعات ومشاركة الملفات والدردشة والوصول الخارجي. علاوة على ذلك، توفر بعض الأدوات تشفيراً من طرف إلى آخر بينما توفر أدوات أخرى مفاتيح احتجاز العملاء.
كم ترغب في إنفاقه؟ عند اختيار أداة تعاون، التكلفة عامل أساسي. بعضها مجاني بينما البعض الآخر لديه خطط تسعير شهرية أو سنوية أو لعدد المستخدمين. بالإضافة إلى ذلك، إذا كان تخصيص الأداة ضرورياً، فقد يتطلب ذلك تكلفة إضافية.
هل لديك الوقت والموازنة للتدريب؟ تدريب فريقك على أدوات التعاون أمر أساسي. تذكر أنه لكي تعمل أدوات التعاون، يجب أن يعتمدها جميع أعضاء الفريق بسهولة. بمجرد تحديد حل، خذ بعض الوقت لتدريب الفرق والبدء في الانتقال ببطء إلى البرنامج أو الأداة الجديدة.
سواء خططت لحفلات الزفاف أو أنشئت مواقع ويب، فمن المحتمل أنك عملت على مشاريع كبيرة تتطلب الكثير من الأشخاص لأداء دورهم. لحسن الحظ، هناك أدوات لإدارة المشاريع تساعد على إدارة جميع الأجزاء المتحركة بشكل فعال.
2. ينشئ مؤتمرات الفيديو علاقات
تخيل أنك بحاجة إلى عقد اجتماع مهم، ولكن نصف فريقك مسافر أو يعمل عن بعد. مؤتمر الفيديو وسيلة للحصول على جميع الفوائد القائمة على الأبحاث من الاجتماع وجهاً لوجه دون تكلفة وتحدي التخطيط لشيء ما شخصياً.
3. الدردشة تنجز الأمور بشكل أسرع
في بعض الأحيان، مجرد طرح سؤال سريع والحصول على إجابة سريعة هو الأمر الأكثر فعالية. مع أدوات المراسلة الفورية مصممة لمكتبك، يمكن لأعضاء الفريق تسجيل الدخول وحل المشكلة بسرعة.
4. مراجعة المستندات في الوقت الفعلي تقلل من التأخير
انسَ سلاسل رسائل البريد الإلكتروني المليئة بالمرفقات والتعديلات المربكة التي لا تظهر في المستند أو العرض التقديمي. بفضل التعاون في المستندات في الوقت الفعلي، يمكن للفرق العمل معاً على المشروع نفسه في الوقت نفسه، سواء كان مستنداً نصياً أو جدول بيانات أو عرض تقديمي على PowerPoint.
5. يحافظ التحكم في إصدار السحابة على تنظيم الأمور
يوفر تخزين المشاريع في السحابة التحكم السهل في الإصدار، ما يسمح لأي شخص لديه إمكانية الوصول بالاتصال بالإنترنت في أي وقت، والعثور على إصدار محدد وحفظ نسخة، إذا لزم الأمر، قبل إضافة التعليقات. بالإضافة إلى ذلك، فإن استخدام تطبيقات التعاون مثل Microsoft Teams يجعل من السهل العثور على الملفات ومشاركتها بأمان مع الآخرين.
6. تعزيز الاتصال والإنتاجية والإبداع باستخدام الذكاء الاصطناعي
البقاء متقدماً على منافسيك أمر صعب دائماً، ولكن يمكنك منح فرقك ميزة باستخدام أدوات الذكاء الاصطناعي. يمكنك تسريع الاتصالات وتبسيط مهام الموظفين وتعجيل تقديم الخدمات باستخدام حلول الذكاء الاصطناعي مثل Microsoft 365 Copilot. توقع احتياجات فريقك وتجنب التوقف باستخدام القدرات التنبؤية واعمل على تسريع العمليات باستخدام الأتمتة.
في هذا الكتاب الإلكتروني، اكتشف كيف يمكن استخدام أدوات مثل Microsoft 365 Copilot لإنشاء بيئة تزدهر فيها الإبداع والإنتاجية.
أحد التحديات الرئيسية لاستخدام أدوات التعاون هو التغلب على منحنى التعلم المتمثل في اعتماد أدوات جديدة، مثل الذكاء الاصطناعي. عندما ينضم أعضاء جدد إلى الفريق، قد يستغرق تعريفهم بكيفية استخدام الأدوات بعض الوقت. تساعد أدلة البدء السريع وقنوات YouTube في تسريع تدريب الموظفين.
عادةً ما يوفر العمل عبر الإنترنت الكفاءة وإمكانيات إدارة المشاريع لإبقاء الجميع منظمين ومنضبطين في مهامهم. بالإضافة إلى ذلك، تعمل الحوسبة السحابية على تقليل وقت التأخير، بحيث يكون الجميع على اطلاع دائم بالتطورات.
فكر أيضاً في أنه عندما يتعلق الأمر بالذكاء الاصطناعي، يجب مراجعة أي مخرجات من أدوات الأتمتة القوية هذه والتحقق منها من البشر قبل الاستخدام.
عن الكاتب
يركز فريق Microsoft 365 على مشاركة الموارد لمساعدتك في بدء أعمالك وتشغيلها وتنميتها.
يركز فريق Microsoft 365 على مشاركة الموارد لمساعدتك في بدء أعمالك وتشغيلها وتنميتها.
متابعة Microsoft 365